Optimiza la gestión de la nómina y recursos humanos: 7 claves para mejorarla

La gestión de la nómina y recursos humanos es un proceso que requiere de cautela. Aquí te decimos las mejores prácticas para optimizarla. 

¿Qué es la gestión de nómina y recursos humanos? 

Cuando hablamos de la gestión de nómina y recursos humanos nos referimos al conjunto de tareas administrativas que permiten a la empresa el pago de salarios, retenciones, deducciones fiscales y todos los factores relacionados con la remuneración de los empleados, siguiendo la ley, esto incluye el cálculo de primas vacaciones, incapacidades y cualquier situación que altere el monto a pagar. 

No obstante, también hay otros elementos que deben tomarse en cuenta, como el cálculo de descuentos por retardos o inasistencia, así como los bonos, comisiones u otros incentivos.

La gestión de nómina y recursos humanos debe tratarse con seriedad y profesionalismo, ya que implica actividades que consumen tiempo y esfuerzo al equipo administrativo, por ello es indispensable contar con herramientas que te ayuden a optimizar su ejecución y aseguren el cumplimiento legal. 

¿Por qué optimizar la gestión de la nómina y recursos humanos? 

La gestión de la nómina y los recursos humanos eficiente es esencial para el éxito de cualquier empresa. La buena administración de salarios, beneficios, y el manejo de los recursos humanos pueden marcar la diferencia entre una organización que prospera y otra que perece ante los obstáculos, ya que la optimización te permite potenciar varias capacidades, como:

• Eficiencia operativa: La automatización de procesos permite ahorrar tiempo y reducir errores, mejorando la productividad y liberando a tu personal para tareas más estratégicas.
• Cumplimiento normativo: Las leyes laborales y regulaciones fiscales están en constante cambio. Una gestión adecuada asegura que tu empresa cumpla con todas las normativas, evitando sanciones y problemas legales que surgen debido a errores en la nómina o incumplimientos con políticas laborales.
• Retención de talentos: Contar con un sistema de gestión de nómina preciso es clave para retener a los mejores colaboradores. La satisfacción está estrechamente vinculada a la percepción de su compensación y beneficios, lo que ayuda a disminuir la rotación de personal.

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7 Claves para mejorar el sistema de gestión de nómina y RH 

Si actualmente te encargas de la gestión de la nómina y recursos humanos, seguramente te has dado cuenta de que es una labor compleja y va mucho más allá del pago puntual de salarios, también comprende  la implementación de prácticas estratégicas que optimicen los procesos internos y fomenten un entorno laboral equitativo.

Algunas de las claves para mejorar el sistema de gestión de nómina son: 

1. Define indicadores de gestión para el proceso de nómina

El primer paso consiste en definir los indicadores de gestión del proceso de nómina que permitan evaluar el desempeño del proceso. Estos pueden incluir, entre otros: 

• Costo total de la nómina en relación con los ingresos.
• Tasa de rotación de empleados.
• Incidencia de errores en los cálculos de salarios.

Contar con los indicadores de gestión del proceso de nómina es fundamental para medir las mejoras. Para establecer indicadores es necesario tener en cuenta los puntos críticos que suelen enfrentar durante las labores. 

2. Implementa un sistema de gestión de descuentos de nómina  

La gestión de descuentos de nómina es crucial para garantizar la transparencia y equidad en el cálculo y pago de salarios. Implementar un sistema que permita registrar y controlar de manera automática los descuentos (retardos, préstamos, deducciones fiscales u otros conceptos) y facilita la precisión en los pagos y evita posibles malentendidos o dificultades con tus colaboradores. 

Actualmente, existen herramientas digitales de Recursos Humanos que incluyen un sistema de gestión de descuentos de nómina capaces de automatizar cálculos y otras tareas con la finalidad de brindar certeza y seguridad al proceso. 

3. Establece políticas claras sobre el pago de nómina

La transparencia en la nómina es esencial para construir una relación de confianza con los colaboradores. Establecer políticas claras respecto a los plazos de pago, beneficios adicionales, y cualquier otro aspecto relacionado con la compensación, crea un ambiente laboral estable, evita problemas legales y reduce la rotación de personal.

4. Capacita al departamento de recursos humanos  

La capacitación del personal de Recursos Humanos es otra de las claves para optimizar el sistema de gestión de nómina. Incluye la formación en procesos específicos, el manejo de software especializado, la comprensión de las leyes laborales y la importancia de la capacitación constante. 

Mantener al equipo actualizado garantiza la precisión administrativa y prepara a los profesionales para adaptarse a los cambios normativos y tecnológicos.

5. Apuesta por un sistema de gestión de nómina y recursos humanos

Implementar un sistema integral de gestión de nómina y recursos humanos es fundamental para optimizar los procesos. Estas herramientas no solo automatizan tareas y minimizan errores, sino que también ofrecen un mayor control al centralizar todos  los datos y facilitar el acceso a información relevante para la toma de decisiones estratégicas. 

6. Automatiza el control de asistencia del personal

La incorporación de un sistema automatizado de control de asistencia proporciona eficiencia y precisión en la gestión de nómina. Al eliminar procesos manuales propensos a errores, se optimiza el registro de horas trabajadas y se reduce la posibilidad de pagos incorrectos. 

Además, facilita el cumplimiento de normativas laborales al garantizar una documentación exacta y auditable de la asistencia del personal. Esto no solo mejora la confianza del equipo en el proceso de nómina, sino que también libera tiempo para el departamento de recursos humanos, permitiéndoles centrarse en tareas estratégicas y el desarrollo del talento.

7. Permite la autogestión

Facilitar la autogestión a través de un portal del empleado es una tendencia que cada vez cobra mayor relevancia. Este recurso permite a los colaboradores acceder a sus propios datos, realizar actualizaciones, verificar sus recibos de pago y gestionar solicitudes de forma autónoma, lo que reduce la carga administrativa del departamento de Recursos Humanos y favorece la transparencia.

Optimiza la gestión de nómina y recursos humanos con GDM

Para mejorar la gestión de nómina y recursos humanos necesitas  herramientas digitales que te permitan centralizar la información, automatizar tareas y administrar de manera integral todo lo relacionado con el pago de salarios. 

En GDM somos especialistas en proveer a las empresas las mejores soluciones en sistemas de gestión de nómina, si te gustaría conocer nuestros productos y servicios, contáctanos y solicita una asesoría sin costo.