Los procesos obsoletos son un motivo de baja productividad, por ello, los sistemas de automatización son indispensables para mejorar el rendimiento.
Ante las nuevas exigencias de un mercado cada vez más competitivo, las empresas deben estar preparadas para mantener su nivel de excelencia y, para ello es indispensable mejorar la productividad.
Pero, ¿cuál es la relación entre la productividad y tu personal? Tus empleados son la fuerza de trabajo de la organización, por lo que depende mucho de su rendimiento laboral. Lo que se puede medir a través de: los resultados obtenidos y los recursos que se necesitaron para alcanzarlos.
Una de las principales problemáticas que podrían ocasionar una baja productividad es una mala gestión en los procesos, las estructuras, la organización y el desarrollo de tus operaciones. Cuando este sistema es obsoleto se requiere más esfuerzo y tiempo, a diferencia de uno automatizado.
Esto es una reacción en cadena, pues ni tus procesos ni tu personal podrán ser tan efectivos como deberían. Habrá errores, pérdidas de recursos y oportunidades, etc. Si esto es así, entonces es hora de optimizarlos con ayuda de los sistemas de automatización.
¿Por qué los sistemas de automatización son indispensables?
Utilizar métodos operacionales manuales y obsoletos impide mejorar la eficiencia del personal, incluso, es más difícil detectar áreas de oportunidad.
Sin embargo, la tecnología ha sido una pauta para el crecimiento de las empresas, ayudándoles a aumentar su producción, mejorar la calidad de los productos y servicios, además de que todo esto se realice con un menor esfuerzo y tiempo.
Pero, la tecnología también busca mejorar la gestión empresarial y los procesos corporativos a través de los sistemas de automatización para que, del mismo modo, estos se realicen con más eficacia.
3 Señales de baja productividad
- Gestión ineficaz. Tus empleados nunca podrán cumplir las metas necesarias para el crecimiento de tu empresa cuando existen prácticas de gestión ineficaces por parte de los directivos y no se encuentran formas eficientes para organizar la carga de trabajo del personal.
Si el equipo de trabajo está constantemente agobiado por hacer sus actividades utilizando el doble de esfuerzo y tiempo sin darse abasto, entonces hay un foco rojo aquí.
- Sistemas obsoletos. Es posible que tu viejo programa o ERP te ayude a salir de apuros pero, ¿cuánto te está costando?
Un sistema obsoleto consume mucho tiempo y esfuerzo que puedes invertir en otras tareas de igual o mayor relevancia. A la larga, resulta más caro incluso para la empresa.
- Empleados insatisfechos. Un empleado que, por más que se esfuerce, no deja de tener cargas descomunales de trabajo estará siempre cansado y le será una pesadilla continuar cada día.
Esto también le impide desarrollar mejor sus capacidades, ser más productivo y tener un crecimiento profesional.
¿Cómo impacta la automatización de procesos en tu empresa?
La automatización de procesos consiste en la aplicación de sistemas o soluciones digitales que se encargan de ejecutar las actividades de tu organización de una forma más autónoma, eficaz, sistematizada, planificada y estructurada.
Así, podrás diseñar mejor tus procesos y flujos de trabajo, al igual que programar las tareas, gestionarlas, evaluarlas, corregir los errores en tiempo real y generar reportes con más efectividad.
Casos prácticos:
- Una comunicación ineficaz implica una mala toma de decisiones y errores en el desarrollo de los procesos. La automatización te permite acceder rápidamente a los datos de valor, sin recurrir a archivos, correo electrónico y documentos físicos que toma tiempo encontrar.
- No conocer el estatus de los procesos y sus resultados podría impedir que detectes errores o bajo rendimiento de forma oportuna. Pero, la automatización te facilita la medición de los KPI’s para identificar cuellos de botella, tareas repetitivas o innecesarias que reducen la productividad.
Un sistema de automatización que aumenta la productividad del personal
Un sistema de automatización es un controlador conformado por software y hardware que integra de forma inteligente varias aplicaciones que facilitan los procesos administrativos de una organización.
Centraliza y almacena la información, permite la visualización de documentos, facilita la comunicación y colaboración de tu capital humano, lo que se refleja en un incremento de la productividad.
Estos sistemas también están disponibles en un modelo de plataforma a la que se puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Por ejemplo, si manejas un esquema de teletrabajo, tus colaboradores podrán ingresar desde cualquier lugar y momento que lo requieran.
1. Reducción de tiempos
Las herramientas tecnológicas se encargan cada vez más de tareas de producción y operaciones, pero también de los procesos administrativos.
El sistema realiza una planificación y gestión de forma automática, lo que reduce tareas repetitivas y que consumen parte del tiempo de tu personal. Así, podrán centrarse en las actividades que aportan más valor al negocio.
2. Trazabilidad de tareas y acciones
Facilita la definición y visualización de los roles y tareas que corresponden a cada elemento de la organización, así como los objetivos que se deben cumplir por cada área.
Gestionar una gran empresa con un sistema organizacional eficaz e inteligente evita que el personal pierda tiempo trabajando en tareas redundantes o que no les corresponden. Y para las medianas y pequeñas es una oportunidad para operar mejor y crecer.
3. Eficiencia operativa
Es una cadena de resultados, mejorar la gestión de procesos en menos tiempo hará que aumente la eficiencia operativa. Tu personal podrá acceder con mayor rapidez a la información de valor, evaluar las situaciones y tomar mejores decisiones.
Esto se puede reflejar, por ejemplo, en brindar una mejor atención a tus clientes, pues el departamento de servicio tendrá a la mano su información y podrá realizar un mejor seguimiento.
Además, la centralización de la información genera una comunicación eficaz entre tus colaboradores, áreas o departamentos operativos y gerenciales. Sus tiempos de respuesta serán más rápidos, lo que va a mejorar la gestión global de tu empresa.
4. Reducción de costos
Una gestión más eficaz te permitirá reducir los costes operacionales, ya sean económicos, de recursos, tiempo y esfuerzo. Las tareas manuales o retrabajos se reducirán, al igual que los errores, generando un mayor ROI para la empresa también.
5. Más oportunidades de crecimiento
Eliminar las tareas innecesarias y optimizar cada aspecto de tu organización no sólo incrementa la productividad, sino que a su vez significa mayores oportunidades de crecimiento.
Una empresa que no puede realizar sus procesos efectivamente y tiene grandes retrasos en sus operaciones y producción, difícilmente tendrá tiempo para visualizar oportunidades de venta o de inversión.
No obstante, si tu equipo cuenta con la información precisa y accesible, podrá tomar decisiones rápidas y efectivas.
6. Conocer el estado de tu organización
Cada uno de los puntos anteriores están registrados y almacenados en el mismo sistema, por lo que los KPI’s y el ROI de tus procesos, departamentos y personal podrán obtenerse de forma sencilla y certera.
Por otro lado, tendrás un feedback inmediato acerca de tus procesos internos y un recordatorio de las auditorías de ingresos y fiscales para evitar amonestaciones.
Los sistemas de automatización son fundamentales para mejorar la gestión de Recursos Humanos, incrementar la productividad y las oportunidades de crecimiento para tus colaboradores y organización.
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