En este proyecto, ayudamos a implementar un sistema de autogestión de asistencia, reduciendo costos de infraestructura y tiempos de operación.
El registro de asistencia puede ser un verdadero problema y más trabajando a distancia. ¿Cómo gestionarlo vía remota?
Si bien cada sistema de control horario es único y sirve para distintos requerimientos, hoy en día, resulta más práctico y sencillo dejar atrás el Excel y los trabajos manuales para trascender a un sistema totalmente digital.
Un sistema de control de asistencia mejora la gestión de RRHH, pues ayuda a calcular las horas extra de forma exacta, disminuir el absentismo y ajustar el pago de nóminas.
En este proyecto, ayudamos a Philip Morris a reducir costos de infraestructura, así como tiempos de operación y/o validaciones entre empleados, supervisores y responsables de nómina. Conoce cómo lo logramos.
¿Cómo comenzó todo?
Philip Morris es la mayor empresa tabacalera a nivel mundial y cuenta con un equipo diverso de 73,500 personas procedentes de diferentes países. Por lo cual, registrar y controlar la hora de entrada y salida del personal, así como contabilizar las horas trabajadas por cada empleado, eran enormes retos.
La problemática
A pesar de que ya contaban con la solución PeopleNet de Meta4, un efectivo sistema de gestión de Recursos Humanos, no tenían acceso a un módulo que les simplificara el control de asistencia de la plantilla.
Philip Morris requería una actualización que innovara su sistema de asistencia y les permitiera optimizar la aprobación de horas, así como determinar de forma eficiente el tiempo que laboraban los empleados durante sus jornadas.
Sin embargo, la tecnología que tenían era limitada e implicaba mantener hasta tres sistemas solo para controlar la asistencia del personal. Además, debía operarse desde sus oficinas forzosamente.
En otro escenario, la solución hubiera sido realizar dos inversiones, tanto en software especializado, como en equipos de cómputo para sus instalaciones. Lo cual, no solo significaba tiempo adicional para que los empleados hicieran sus registros, sino también un espacio delimitado para los equipos.
El desafío
Nuestra propuesta fue desarrollar un módulo de gestión de asistencia dentro de la aplicación de nómina que ya tenían (PeopleNet de Meta4), el cual permitiera reducir la inversión en infraestructura, el mantenimiento de equipos y soporte, pero, también facilitar que los empleados realizaran sus registros desde sus teléfonos móviles.
Durante este proyecto, nuestros objetivos eran claros:
- Integrar y desarrollar la conexión entre el sistema de nómina y el sistema de asistencia para recuperar los marcajes de entrada y salida de los empleados.
- Capacitar a los colaboradores en el uso de la nueva tecnología.
- Brindar una herramienta flexible y versátil, a la cual pudieran acceder desde diferentes dispositivos IOS / Android / Windows.
Una solución a la medida
“El módulo nuevo que implementamos dentro del software de PeopleNet, integró el registro de los marcajes de asistencia para que fueran visualizadas desde el sistema de nómina. Asimismo, desarrollamos un portal con las capacidades necesarias para facilitar el acceso desde dispositivos móviles” - Miguel Ramírez, Director General de GDM
El proyecto duró cinco meses y en ese tiempo logramos:
- Reducir los costos en infraestructura (licenciamiento y hardware).
- Minimizar los pagos de horas extras gracias a que el sistema era sumamente intuitivo, lo que impulsó la confianza y autogestión por parte de los empleados.
Paso a paso, ¿qué proceso seguimos?
- Se integró un equipo interdisciplinario con los líderes de Recursos Humanos y de TI del cliente que apoyaron durante la gestión y coordinación del proyecto.
- Se emplearon iniciativas de SCRUM para recabar todo el análisis.
- Tuvimos reuniones con personal clave: operadores, supervisores, gerentes y directivos. Lo cual, nos ayudó a visualizar y desarrollar la nueva herramienta, con base en las aportaciones y necesidades de los usuarios finales.
- Debido al tamaño del proyecto, liberamos distintos entregables por fases. De esta manera, generamos una mejora gradual pero efectiva en la organización.
Ventajas de utilizar un software de control de asistencia 100% digital
En GDM, ayudamos a las empresas a automatizar sus procesos de nómina y RRHH para optimizar el trabajo administrativo y reducir los costes operacionales. Junto con la tecnología adecuada, además de ahorrar tiempo y dinero, también es posible:
Tomar decisiones rápidas de RRHH
Tener toda la información centralizada y actualizada es muy útil para tomar decisiones rápidas y oportunas. Además, con el incremento del trabajo a distancia, es necesario implementar procesos digitales que simplifiquen las tareas diarias.
Mayor flexibilidad de horarios
La autogestión de asistencia favorece la forma de trabajar, ya sea física o remota. Ya que, los colaboradores pueden organizar mejor su tiempo y registros de horas trabajadas, sin la obligación de ir a la empresa directamente a checar su entrada y/o salida.
Clima laboral óptimo
Está comprobado que las plataformas digitales eficientan el trabajo en equipo gracias a la automatización. Tus trabajadores podrán desarrollarse profesionalmente y cumplir sus deberes con la empresa al mismo tiempo.
Diferentes formas de trabajo requieren soluciones innovadoras
El proceso que vivimos durante este proyecto de renovación fue largo, pero también enriquecedor, ya que, creemos profundamente en la importancia de generar confianza y crear vínculos con nuestros clientes.
En GDM, no solo vendemos software de nómina y RRHH, sino que ayudamos a las empresas a mejorar la gestión de su capital humano ya sea dentro o fuera de sus oficinas. ¿Te gustaría automatizar tus procesos? Solicita una asesoría gratuita.
