Este ejemplo de nómina podrá servirte como guía para realizar este proceso de la manera indicada.
Sin duda, la elaboración de nóminas es una labor que requiere de concentración y cuidado por parte del personal que la realiza, que generalmente pertenece al departamento de Recursos Humanos.
Si te encuentras en tus primeros intentos de comenzar este proceso, seguramente te será útil tener un ejemplo de nómina a la mano.
Antes de entrar en materia, cabe señalar que la palabra nómina tiene su origen en el latín y significa nombres, lo cual hace referencia a que originalmente se trataba de una lista en la que se incluían todos los trabajadores de una organización, así como los montos que debían recibir como pago.
Poco ha cambiado en esencia la nómina, pues sigue siendo un concentrado que tiene por objetivo la correcta administración de los pagos a los empleados de una empresa. Sin embargo, se trata de un documento con valor fiscal, por lo que los elementos que debe incluir son insustituibles, sobre todo los referentes a las retenciones de impuestos y aportaciones a instituciones como IMSS e INFONAVIT.
Para elaborar correctamente una nómina primero es necesario reunir y verificar algunos datos de los empleados, principalmente: nombre, CURP, y RFC; además de registrar en el documento los movimientos, como altas y bajas que se hayan dado durante el mes.
Posiblemente, una de las mayores dificultades que encuentran los ejecutivos de recursos humanos radica en el cálculo de percepciones y deducciones, es decir, de ingresos y cargos de cada empleado. Recuerda que ambos se dividen en recurrentes y extraordinarios, esto es según la frecuencia con que se den; por ejemplo: no es lo mismo el salario base (que es siempre el mismo) que los bonos por desempeño (que son variables).
A continuación verás un ejemplo claro y preciso de la organización de una nómina:
Una vez calculado lo anterior, es momento de realizar los pagos. Para esto lo mejor es hacerlo por el sistema bancario o el STP. Ambos se manejan por transferencias inmediatas; el primero las realiza únicamente a usuarios de un mismo banco, mientras que el segundo te permite depositar a cualquier número de cuenta perteneciente a las empresas afiliadas al SPEI.
Luego de esto, es necesario formular los certificados para cada recibo de nómina, lo cual se conoce coloquialmente como timbrarlos.
Esto lo puedes realizar mediante un proveedor autorizado de certificaciones, pero no olvides verificar que cumple con todos los estándares del SAT para generarlos, para garantizar la legitimidad de la transacción y evitar falsificaciones.
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Luego de hacer todo el proceso de la nómina, por disposición oficial, todas las empresas en México deben generar y enviar a sus empleados los recibos, mismos que especifican los montos de pagos, deducciones y contribuciones, con el fin de dar certeza y legalidad a toda relación laboral.
Para elaborar estos recibos existen dos alternativas: mediante la página del SAT, la cual te permite generarlos de forma individual, o puedes optar por alguna herramienta de nómina que te facilitará la generación automatizada de todos los recibos de tus colaboradores, y además se encargará del envío de este documento a su correo electrónico.
El recibo de nómina es el comprobante de que el proceso se ha realizado de forma correcta, por lo que la información que contiene es muy importante.
Antes de programar el envío automático de estos documentos a los empleados de la empresa, asegúrate de que el recibo de nómina especifique los siguientes datos:
Si se te dificulta encontrar el orden correcto para presentar toda esta información con claridad y legalidad, aquí te mostramos un ejemplo que te puede ser de mucha ayuda.
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Como podrás darte cuenta, la elaboración de un proceso de nómina resulta meticuloso y debe realizarse con precisión.
Afortunadamente, ahora es posible encontrar software para administración de nómina, que son programas desarrollados con el fin de ahorrarte muchas horas de hacer cálculos, además de que automatizan varios procesos administrativos para evitar los errores humanos que pueden causar problemas, no solo económicos, sino hasta fiscales y penales.
Los mejores gestores digitales de nóminas son intuitivos, se conectan con otras herramientas como ERP's o sistemas de control de asistencia y te permiten programar las percepciones y deducciones según los impuestos y normativas del lugar en que se encuentra la empresa.
Si estás pensando en una forma de elaborar la nómina reduciendo errores y ahorrando tiempo, sin duda debes considerar una de estas herramientas. Pero asegúrate de que la opción que estés analizando sea escalable, es decir, que funcione a la perfección sin importar los movimientos de tamaño que pueda tener tu empresa, creciendo o reduciéndose conforme tu nómina lo requiera.
Si te gustó este ejemplo de nómina y quieres conocer más formas de eficientar este proceso, contáctanos para conocer más soluciones para elaborar este proceso.