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Cálculo de nómina: lo que debes saber

Publicado por GDM el 16/09/2021 09:00:00 AM

 

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Conoce las últimas modificaciones en el cálculo de nómina y cómo puedes realizarlo, de forma manual en Excel y automatizada mediante un software de nómina.


Como lo tienes ya presente, el proceso de nómina es uno de los más importantes para una empresa. Cada año, los parámetros para su cálculo sufren modificaciones con respecto a las reformas y ajustes realizados por las entidades de gobierno.

Es vital mantenerse actualizado para elaborarla de manera efectiva y evitar posibles multas a tu empresa.

Por lo que a continuación haremos un repaso sobre los cambios que debes tener presentes durante este año, así como la explicación de los pasos que debes realizar según su periodicidad; mensual, quincenal o semanal, y algunos de los métodos que puedes utilizar para hacerla, como el uso de Excel o de un software de nómina automatizado.

 

Cambios actuales del cálculo de nómina 2021

Durante el presente año se han efectuado una serie de ajustes en diversos valores clave para calcular la nómina de los trabajadores, entre los que se encuentran los siguientes.

  • Disminución en el Impuesto sobre la renta (ISR).
  • Incremento del 3.15% del valor de la UM, en comparación del ejercicio fiscal anterior.
  • Aumento del salario mínimo del 15%, pasando de $123.22 a $141.7 pesos diarios en las entidades del país a excepción de los ubicados en Zona Libre de la Frontera Norte,  cuyo valor se posiciona en los $213.39 pesos.
  • Ajustes en Impuesto sobre la Nómina (ISN), dependiendo de la ubicación fiscal de tu empresa. 


Para realizar un cálculo de nómina correcto es necesario mantenerse actualizado de esta clase de cambios. Puede resultar una tarea complicada, pero es importante hacerlo para evitar errores y la necesidad de modificar individualmente cada nómina.

 

¿Cómo realizar un cálculo de nómina semanal, quincenal y mensual?

Lo primero que debes hacer es asignar el monto mensual del puesto de trabajo,  y asignar los impuestos que tendrá.

Este es el primer paso para conocer el precálculo mensual de nómina. Para conocer las cantidades por quincena o por semana, primero se debe calcular el salario diario del trabajador (dividiendo el suelo mensual entre 30) y se realiza una multiplicación por el número de días a cotizar, en este caso por 7 o por 15 días. 

Como últimos pasos, calcula las retenciones correspondientes (ISR, IMMS, etc.) y posibles impuestos adicionales (préstamos, anticipos, créditos de vivienda).

 

Proceso de cálculo de nómina en Excel

Existen diversos modelos y plantillas que podrías utilizar para realizar este proceso de forma manual, por lo que a continuación te mostraremos los pasos de un ejemplo que puedes aplicar.

  1. Te recomendamos crear un libro de Excel con tres hojas: en la primera ingresarás los datos generales de los empleados. En la primera columna escribirás su número de identificación, y sucesivamente colocarás su información personal, así como los tipos de gravamen que le corresponden.
  2. En la primera columna de la segunda hoja también colocarás el número de identificación, y en las columnas que siguen, deberás registrar los datos relacionados con el desempeño del empleado: días de ausencia, incapacidad, vacaciones, retrasos, entre otros.
  3. Por último, en la última hoja se encontrarán los recibos de nómina individuales de cada trabajador, los cuales incluirán un desglose de los datos procesados como impuestos, deducciones, salario neto y salario bruto.

Al implementar un cálculo de nómina en Excel debes tener presente las necesidades de tu organización. Si el equipo de tu empresa o negocio consiste en una pequeña cantidad de colaboradores, este modelo podrá serte útil. Sin embargo, debes ser consciente que al ser un proceso manual se deberán de destinar múltiples horas para completarlo; y también existe una mayor ventana de posibles errores humanos en los cálculos de nómina.

Por último, si tu organización supera los 50 colaboradores deberías considerar otras alternativas de gestión de nómina, ya que los riesgos que te mencionamos anteriormente incrementan conforme a un mayor flujo de datos. Para estos casos, la mejor alternativa es optar por herramientas automatizables como un software de nómina.

 

Proceso automático en software de nómina

Existen múltiples herramientas digitales que tienen como fin brindar eficiencia en diversos procesos, y uno de estos son los sistemas de nómina.

Su implementación traen consigo una serie de beneficios destacables, entre los que se encuentran: precisión en los cálculos de nómina y reducción de margen de error, actualización de futuras actualizaciones de condiciones legales y escalabilidad acorde al crecimiento de tu organización.

Ahora, hablando de cómo se desarrolla este proceso, la ejecución es diferente en cada una de las ofertas del mercado, pero en términos generales podemos mencionar los pasos a seguir:

Como única ocasión:

  • Realiza alta del empleado.
  • Asignar razón social.
  • Eliges tipo de nómina en la que se encuentra (Asimilados, semanal, quincenal o mensual).

Lo que suelen ofrecer y ejecutar los software de nómina de forma automatizada.

  • Hace un comparativo desde importación de base de incidencias.
  • Realiza cálculo de nómina. 
  • Timbra tus recibos.
  • Otorga reportes configurados.
  • Reportes de movimientos de personal y reportes de auditoria.

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Optar por un software de nómina resulta una excelente inversión para garantizar las operaciones de recursos humanos. En el mercado existe una oferta de sistemas que ofrece características y beneficios que se acoplan a las diversas características de las organizaciones como tamaño, cultura laboral y objetivos.

Para elegir la alternativa ideal para tu organización te invitamos a realizar una evaluación personalizada y gratuita con alguno de nuestros asesores. Contáctanos y será un placer apoyarte en este comienzo de transformación para tu empresa.

 

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