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Cómo elaborar un proceso de nómina correcto y eficiente

Publicado por GDM el 6/09/2021 12:45:00 PM

 

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Descubre porqué tu empresa debe contar con un proceso de nómina, la importancia de garantizar su eficiencia y las consecuencias de no hacerlo.


En tu empresa existen diversos procesos que se deben llevar a cabo, y uno de los más cruciales es tu sistema de nómina; pero, ¿tu organización se encuentra dándole el valor indicado?

En esta ocasión queremos hablarte más sobre este proceso: por qué es importante, que consecuencias podrías tener al no realizarlo de manera correcta, qué pasos debe contemplar y como una herramienta digital, como el software de nómina, podrá hacer este proceso mucho más sencillo y eficiente.

 

¿Por qué tener un proceso de nómina?

Tener una nómina es una obligación fiscal para cualquier empresa en México. Lo anterior se establece en:

  1. Ley Federal del Trabajo (artículo 804 fracción II).
  2. Código Fiscal de la Federación (artículo 67).
  3. Ley del Seguro Social en México (artículo 15).

Por lo tanto, una persona que lleve a cabo una nómina necesitaría tener conocimientos relacionados con leyes laborales, fiscales, así como de términos financieros y de contabilidad básica.

Encontrar a una persona con este perfil puede ser complicado, pero por fortuna hoy en día existen herramientas tecnológicas que sirven de apoyo para el encargado, creando un proceso de nómina automatizado que le permitirá realizarlo de manera efectiva y ayudará a disminuir el margen de error y evitar problemas con los colaboradores y con las instituciones de gobierno.

 

¿Cuál es la implicación o consecuencia de no hacerlo?

Piensa por un momento en el escenario que atraviesa tu organización cada quincena o cada cierre de mes. Seguramente tienes que entregar las nóminas a decenas de empleados, tanto internos como externos, descontar los porcentajes de impuestos y prestaciones, analizar su productividad, etc.

El no llevar un sistema de nómina, o tener uno que resulte poco eficiente, podría brindarte múltiples inconvenientes. Algunos de ellos pueden ser:

  • Internos, como inconformidad con tus empleados o proveedores por inconsistencias en sus pagos. 
  • Logísticos, como la repetición de tareas o procesos de actualización de bases de datos que tardan demasiado tiempo en completar.
  • Legales, al ser acreedor de multas o cargos por incumplir con las regulaciones que marca la ley.

Todos estos problemas pueden suceder en cualquier empresa. Ni la más pequeña se salva de atravesar este tipo de situaciones, y sin duda las grandes organizaciones pueden sufrir estas afectaciones de manera más frecuente y con consecuencias más delicadas.

¿Cuál es la mejor alternativa para tener un proceso de nómina que disminuya al máximo el margen de error?

Pasos de un proceso de nómina en Recursos Humanos

La tarea de Recursos Humanos en este proceso es ser quien se encarga de ver los beneficios y obligaciones del personal. Dentro de sus tareas están tener un control de las horas extras, los días de vacaciones, las asistencias, inasistencias, y más aspectos específicos de cada uno de los empleados.

Para el encargado de esta área, algunos de los pasos que debe seguir para establecer un proceso administrativo para elaborar una nómina son los siguientes.

  • Dar de alta y clasificar a los empleados.
  • Realizar un calendario de pagos.
  • Definir las prestaciones y deducciones correspondientes.
  • Calcular abonos extras o descuentos ocasionales que deban contemplarse.
  • Hacer el cálculo de nómina y actualizarla con los ajustes necesarios.
  • Efectuar el pago a los trabajadores.
  • Obtener, elaborar y compartir reportes.
  • Declarar los pagos realizados.


<< Conoce más: Cómo hacer una nómina en México en 6 pasos.>>

Como puedes notar, la carga de tareas manuales para llevar una buena gestión de tu nómina puede resultar pesada. Pero, por fortuna, actualmente existen herramientas digitales que te permitirán automatizar procesos, como lo es un software de nómina.

Recursos humanos es el encargado de cuidar la relación entre tu empresa y tus colaboradores. Llevar un correcto proceso de nómina es una de las grandes piezas de esta suma.

¿Cómo un sistema de nómina te ayuda a hacerlo con eficiencia?

Seamos sinceros, si tu organización tiene un volumen de colaboradores mayor a 50, que una persona de Recursos Humanos lleve la gestión de la nómina, sin ninguna clase de apoyo tecnológico, resulta una tarea pesada. 

Para el beneficio de tus colaboradores de RH, y de tu empresa, debes considerar otorgarles herramientas que les permitan disminuir el margen de error, almacenar la información con altas medidas de protección y automatizar procesos para el ahorro de tiempo.

 

Existen múltiples sistemas que pueden responder a las necesidades de tu empresa. Para hacer una implementación efectiva te recomendamos acercarte a profesionales que puedan brindarte una asesoría, en la que podrán realizar un análisis y guiarte para conocer tus opciones más rentables.

 

Cuida tus procesos de nómina y conviértelos en procesos eficientes

Darle a tu proceso de nómina la importancia y el cuidado que demanda te permitirá mantener tu organización en estado óptimo y sin inconvenientes, así como proteger las relaciones con tus colaboradores, quienes son parte fundamental de tu empresa.

Deja atrás los procesos manuales para esta tarea tan importante y comienza a disfrutar los beneficios que te pueden brindar las herramientas digitales como un sistema de nómina.

Si quieres conocer más de cómo puedes implementar esta tecnología en tu organización, te invitamos a conocer más de la oferta que te ofrecemos en GDM.

 

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