Evita sanciones y malas prácticas. Nosotros te guiamos en el proceso para hacer una nómina en 6 pasos y no morir en el intento.
El departamento de Recursos Humanos enfrenta diversos desafíos que van desde el reclutamiento y la selección, hasta la baja de colaboradores, ya que su deber es administrar todo lo que tiene qué ver con la relación laboral.
Sin duda, entre estos retos, uno de los más importantes y que a menudo genera mayor complicación es cómo hacer una nómina.
Esta parte de la gestión de personal es sumamente delicado y debe realizarse con cautela y responsabilidad, pues las consecuencias de una mala elaboración pueden ir desde lo económico, hasta lo jurídico y legal.
Pero no te preocupes, si actualmente estás lidiando con esta labor, aquí te presentamos los 6 pasos necesarios para que sepas cómo hacer este proceso.
Conoce cómo se hace una nómina
Paso 1: Registra los cambios del mes
Para comenzar tu nómina, es necesario ingresar los distintos movimientos que haya tenido tu empresa, como altas y bajas de empleados o modificaciones salariales.
En el caso de que algún empleado haya cambiado de área o puesto, sin que esto incluya una variante salarial, puedes registrarlo para control interno, aunque esto no afecte tu nómina directamente.
Recuerda que los cambios salariales, así como altas y bajas, deben ser reportados ante el IMSS en un plazo no mayor a cinco días posteriores al movimiento.
Paso 2: Calcula las percepciones y deducciones
En este momento es cuando comienzan las dificultades para muchos ejecutivos de recursos humanos.
Para calcular percepciones se deben tomar en cuenta las recurrentes, como el sueldo bruto, la prima vacacional, fondo de ahorro y aguinaldo; además de las extraordinarias, que incluyen bonos, comisiones, estímulos y otro tipo de premios. De tal forma que dividirás los ingresos de la persona, según la frecuencia y el concepto con que se llevan a cabo.
Por otro lado, también debes calcular las deducciones, es decir los montos que se descuentan al colaborador a partir de sus ingresos. Estas, a su vez, se dividen en recurrentes, como aportaciones al IMSS, INFONAVIT, ISR y fondo de ahorro, mientras que las extraordinarias pueden ser préstamos, incapacidades o pensión alimenticia, entre otros.
Paso 3. Verifica la información y la paga
Antes de realizar el pago de la nómina es recomendable verificar la información de cada empleado a fin de evitar errores, esto incluye nombre completo y RFC.
Una vez validados los datos de los colaboradores, es momento de pagar. Sin embargo, para realizarlo existen varias opciones, como:
- STP, Sistema de Transferencias y Pago. Esta modalidad es de las más utilizadas, está regulada por el Banco de México y te permite realizar transferencias interbancarias de forma inmediata e incluso, si cuentas con un gestor digital de nóminas, es posible programar y automatizar los pagos.
- Sistema bancario. Con esta opción puedes transferir el pago a tus empleados siempre que utilicen el banco elegido por la empresa. Se trata de un trámite que se procesa al instante, pero que requiere de un layout de dispersión bancaria para poder efectuarlo.
- Cheques. Esta es una de las opciones más antiguas y poco eficientes para pagar. Al elegir este método requerirás que cada empleado firme la póliza o el talón bancario para tener garantía y evidencia de que el pago se efectuó de manera exitosa, por lo que su control es más impreciso y está expuesto a constantes errores.
- Efectivo. Se trata del método más riesgoso para hacer los pagos, ya que debes tener el efectivo suficiente para cubrir la nómina. A pesar de esto, aún es usada en algunos sectores como la construcción, talleres de oficios y entre otros prestadores de servicios.
Paso 4: Timbrar la nómina
Este paso consiste en certificar cada uno de los pagos realizados a los trabajadores, lo cual se realiza por medio del SAT.
Para ello es recomendable contar con un proveedor autorizado de certificaciones, a quien debes enviar la nómina en formato xml o txt. La plataforma de tu proveedor se encargará de validar toda la información ante el SAT, sin embargo este trámite se realiza de forma totalmente automática, por lo que recibirás cada certificado en cuestión de segundos.
Paso 5: Mandar los recibos de nómina
En México, la Ley Federal del Trabajo establece que las empresas están obligadas a entregar recibo de nómina a cada uno de sus empleados, esto con el fin de dar claridad y certeza en los pagos y deducciones para el trabajador.
Para esto es recomendable contar con un gestor digital de nóminas, que te permita enviar todos los recibos por correo electrónico de manera instantánea. De lo contrario tendrás que enviarlos uno por uno, lo cual puede implicar muchas horas de trabajo para finalizar un solo paso.
Paso 6: Pagar impuestos
Si bien es cierto que ya habías calculado las deducciones de tus trabajadores, ahora es momento de entregar ese dinero a las autoridades pertinentes.
Para ello debes recordar que las cuotas obrero-patronales, que van hacia el IMSS e INFONAVIT, deben ser pagadas a más tardar el día 17 de cada mes. De la misma forma, las retenciones por IVA e ISR deben ser presentadas ante el SAT a más tardar el 17 del mes posterior al que pertenecen.
Recomendaciones finales
Ahora que sabes cómo se hace una nómina es recomendable que cuentes con las mejores herramientas posibles para que este proceso lo realices con exactitud y eficiencia. Existen en el mercado algunos gestores digitales de nóminas que pueden ser de mucha ayuda.
Para saber cuáles son los indicados para las características de tu organización, verifica la calidad que ofrecen en sus servicios, además debes asegurarte que sean escalables y configurables según las normas mexicanas.
Si quieres saber más sobre mejorar tus procesos de nómina utilizando implementaciones digitales, no dudes en contactarnos.
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