Registrar las entradas y salidas de los colaboradores es un punto crítico para las empresas, conoce cómo implementar un control de asistencia de personal
Uno de los aspectos clave en la gestión de personal tiene que ver con la eficiencia de los colaboradores, es decir, el balance que ofrecen entre tiempo y calidad al realizar su trabajo. En este sentido, la disciplina y el cumplimiento son factores que preocupan a las organizaciones, por ello es indispensable tener un efectivo control de asistencia de personal.
Registrar las entradas y salidas de todos los colaboradores, coordinar horarios y aplicar políticas disciplinares puede ser una tarea abrumadora, principalmente para aquellas empresas con nóminas superiores a los 250 empleados, por ello se requiere de un sistema que garantice certeza y objetividad.
Afortunadamente, hoy en día contamos con soluciones innovadoras que simplifican este proceso y mejoran el funcionamiento general. A lo largo de este artículo, analizaremos estrategias y tecnologías específicas para optimizar el control de asistencia del personal, sigue leyendo.
¿Qué es el control de asistencia de personal?
Cuando hablamos de control de asistencia de personal, nos referimos a los mecanismos que permiten la supervisión y registro de puntualidad de cada colaborador, con el propósito de obtener pruebas infalibles de su entrada y salida, lo cual es útil en caso de aplicar descuentos por retrasos o ausencias, así como bonos, en caso de que apliquen.
La misión del sistema de asistencia personal es minimizar el absentismo a través de métodos que permitan valorar imparcialmente el cumplimiento de cada persona. Esto es especialmente relevante si consideramos que el ausentismo laboral en México supera el 7.3%.
Es un mecanismo que funciona a partir de un software, capaz de integrar y coordinar varios dispositivos físicos, tales como lectores ópticos, terminales, puertas eléctricas, etc. De esta manera se consigue una gestión total de quién entra sale de las instalaciones y en qué momento lo hace.
En México, la ausencia injustificada al trabajo durante tres días es una causa de despido, por lo que en estos casos, un control de asistencia de personal da veracidad de lo que sucede en la empresa, sin embargo, no se trata de un instrumento de tortura, sino de una herramienta que ayuda a los colaboradores y empresarios a tener relaciones laborales justas y equitativas.
3 Recomendaciones para mejorar el control de asistencia de personal
Para garantizar un control de asistencia de personal efectivo, es importante adoptar un enfoque integral, es decir, pensar en que todas las partes aprovechen la implementación. Para ello hay algunas acciones que vale la pena llevar a cabo:
- Establece políticas claras: Antes que cualquier otra cosa, es necesario establecer directrices definidas en cuanto a la asistencia y puntualidad, es decir, asegúrate de que todos conozcan y entiendan las medidas y en qué momento se ejecutarán.
- Adiestra a tus colaboradores: La formación continua del personal y la actualización constante de los procedimientos también son factores a tomarse en cuenta. La tecnología está en constante evolución, por lo que es necesario que el equipo conozca cómo utilizar el método de registro de la organización, particularmente los miembros del departamento de recursos humanos o nómina.
Encuentra los canales adecuados: La comunicación asertiva es importante en el interior de toda empresa, por ello es necesario que identifiques y utilices los medios más efectivos para difundir la información y aclarar dudas.
Tipos de tecnologías para mejorar el control de asistencia del personal
El control de asistencia del personal ha sido un objetivo constante para las organizaciones a lo largo de su desarrollo y con los avances de la tecnología se han introducido diversos métodos para mejorar ese proceso.
Hoy en día, es posible encontrar una variedad de herramientas diseñadas para optimizar y facilitar el control de asistencia de personal, entre los que podemos encontrar:
Sistemas de registro de tiempo manual y semiautomático
Las bases del control de asistencia de personal se basan en técnicas antiguas que, aunque en muchos casos son obsoletas, aún se utilizan en algunas empresas, tal es el caso del registro por medio de hojas de papel.
El uso del reloj checador y las tarjetas de cartón para marcar la hora de entrada y salida fue otro de los métodos analógicos más utilizados durante el siglo XX, ya que utilizaba un dispositivo semiautomático, pero para funcionar debía registrarse manualmente cada colaborador.
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Software de asistencia de personal
Los desarrollos de software especializados en control de asistencia de personal cuentan con funciones avanzadas para obtener información precisa y objetiva. Estos sistemas no solo registran la puntualidad, también gestionan permisos, controlan horas extras y generan informes analíticos.
La capacidad de personalizar los software de asistencia de personal según las necesidades específicas de la empresa convierte a esta tecnología en una opción útil para reducir costos de infraestructura y tiempos de operación. Además, la integración con otros sistemas empresariales, como la nómina, facilita la gestión integral de recursos humanos.
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Aplicaciones móviles
En la era digital en la que nos encontramos, las aplicaciones móviles se han convertido en una herramienta valiosa en la gestión de personal. Actualmente, hay algunas que permiten a los empleados registrar su asistencia desde cualquier ubicación, lo que facilita el control de personal remoto y promueve la flexibilidad laboral.
Estas herramientas no solo son eficaces para supervisar la asistencia, también simplifican la gestión de permisos y la comunicación interna.
Como has notado, existen diversas herramientas para ayudar a mejorar el control, es importante mencionar que la elección de una no es excluyente de las otras. Ejemplo de esto podemos verlo en la implementación de un control de asistencia para Philip Morris, donde no solo se modificó el software actual para que la nómina registrará la asistencia en tiempo real, también se desarrolló un portal para facilitar el acceso por dispositivos móviles.
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¿Cómo implementar un sistema de control de asistencia de personal?
La implementación exitosa de un sistema de asistencia de personal requiere de una correcta planificación. En primer lugar, es necesario identificar las necesidades específicas de la empresa, para entonces evaluar el tipo de sistema que podría dar mejores resultados.
El presupuesto también es un factor importante. El monto de inversión en tecnología puede variar significativamente dependiendo de muchos factores, por lo que es necesario encontrar un equilibrio entre el costo con los beneficios.
Como verás, el control de asistencia de personal es un elemento fundamental de la gestión empresarial moderna. Al administrar los recursos humanos de manera integral, es posible mejorar la productividad y garantizar un trato equitativo. Si te gustaría conocer más sobre cómo implementar esta tecnología con éxito, no dudes en contactarnos y solicitar una asesoría sin costo.
