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Hoy más que nunca es necesario contar con un control de personal que brinde certeza, tanto para controlar el aforo en las instalaciones de una empresa y no incumplir las medidas sanitarias ni exponer a tus colaboradores, como para garantizar la seguridad en los lugares de trabajo.
Un análisis publicado por Gartner afirma que las empresas mexicanas destinan cerca de un 20 por ciento de su presupuesto anual en seguridad, tanto cibernética como presencial, y aun así, un 60 por ciento de ellas piensa que esta inversión no es suficiente para brindarles tranquilidad.
De tal forma que un control de personal puede ayudarte de distintas formas, no sólo evitando la filtración de personas indeseables a tus instalaciones, sino mejorando los procesos operativos y administrativos.
¿Para qué sirve el control de asistencia de personal?
Mejorar el control de personal en tu empresa te ayuda a simplificar el cálculo de tus nóminas mediante la gestión automatizada de la presencia de personas dentro de las instalaciones, con esto podrás:
- Llevar un control eficiente de la puntualidad y asistencia de tus empleados.
- Calcular de forma automática el pago de horas extra.
- Administrar el aforo máximo en el recinto para no caer en irregularidades sanitarias o de protección civil.
- Calcular con exactitud y velocidad las cuotas de estacionamiento.
De tal forma que invertir en un sistema de control de personal es una forma de mejorar la operación y administración de tu empresa.
Medios para manejar el control de personal
Si en tu empresa registran el acceso y control de personal con una lista en un enorme cuaderno de pasta dura, seguramente estás lidiando con problemas que van desde una letra poco legible, manchas en el papel, hasta la omisión de registros, tanto involuntaria como deliberada.
Regularmente, todo lo registrado en esa pieza de papel se ve reflejado en una hoja de cálculo, que una vez más está a merced de los errores humanos, mismos que se traducen en pérdida de dinero, tiempo y esfuerzo.
Medios analógicos
Una evolución del método de la lista son las tarjetas de papel que funcionan con un checador mecánico.
Se trata de una técnica que vio su esplendor en el México de los años 80, y que increíblemente sigue estando presente en algunas organizaciones, tanto privadas como públicas.
No es que la lista de asistencia y las tarjetas de papel sean malos métodos, pero sus beneficios no están a la altura que demandan los mercados actuales, que cada vez son más competitivos.
Soluciones digitales
Existen opciones digitales que ofrecen una gran cantidad de beneficios para mejorar el control de personal de tu empresa.
Se trata de gestores que funcionan por medio de dispositivos conectados en red y son operados a través de un software especializado que permite a cada lector electrónico acceder a una base central de datos para identificar a cada uno de los empleados, proveedores o visitantes que quieran ingresar a las instalaciones.
Con este tipo de software podrás tener un control en tiempo real del aforo que se encuentra en el inmueble, registrar automáticamente la asistencia y puntualidad de todo el personal, así como saber en qué área del edificio se encuentran ubicados.
Por ejemplo, HRCorporate es uno de los programas para gestión de personal y nóminas más demandados actualmente. HRCorporate, puede ser usado por Pymes. Entre sus beneficios se encuentran la evaluación del rendimiento o la gestión de cambios de ascensos.
Beneficios del software de control de asistencia de personal
Al contar con un software de control de personal, podrás tener una mejor administración sobre todo aquel que ingrese a las instalaciones, ya que estos dispositivos permiten la integración de diversas tecnologías y medidas de seguridad como los lectores de huellas digitales y otros elementos biométricos.
Con estas herramientas y el software indicado será fácil tener una base de datos que te permita saber en todo momento qué colaboradores se encuentran en las instalaciones.
Con el software de control de personal puedes también gestionar el ingreso de proveedores, trabajadores externos, visitantes especiales y todo aquel que desee entrar a tus instalaciones, evitando que gente indeseada se filtre a cualquier rincón.
Agiliza el ingreso a tus instalaciones
Por si esto fuera poco, utilizar un software para el control de personal te ayudará a agilizar el ingreso a tus instalaciones. Ya sea que el dispositivo que elijas funcione mediante tarjetas de PVC o el reconocimiento de rasgos biométricos, tus colaboradores ahorrarán tiempo al entrar y salir.
Recuerda que ahorrar tiempo representa ahorrar dinero, y de esta forma, tus empleados tendrán más tiempo para dedicar a sus labores cotidianas.
¿Qué buscar en un software?
Antes de invertir en un software de control de personal, hay algunos factores que vale la pena considerar para que tu dinero rinda frutos.
Antes que nada debes pensar en la adaptabilidad. Así como todas las empresas tienen características y necesidades diferentes, debes cerciorarte de que el software en cuestión sea compatible con la logística y administración de tu compañía.
Otro de los puntos más importantes es la escalabilidad, es decir, que el desarrollo tenga la capacidad de ajustarse al tamaño de la empresa, sea cual sea y crecer con ella. También, que pueda controlar una nómina de 50 empleados, tanto como una de 800 en caso de crecimiento.
No olvides preguntar por las opciones de actualizaciones y mantenimiento de cada software, ya que esto es imprescindible para garantizar su buen funcionamiento y maximizar el tiempo de vida de la plataforma.
HRCorporate es un desarrollo que cumple con todos estos criterios, por ello es uno de los desarrollos más populares entre las empresas mexicanas. Si quieres conocer más sobre lo que Meta4 puede hacer por tu control de personal, no dudes en contactarnos y solicitar una asesoría sin costo.
