Para mejorar la gestión de personal es necesario integrar herramientas que brinden mayor seguridad y agilidad para manejar la información de tu plantilla.
Con un mercado de trabajo en constante cambio y una reserva de talento cada vez más diversa, se ha vuelto aún más difícil encontrar, atraer y contratar a los mejores candidatos de hoy en día. Los responsables del reclutamiento y selección de personal deben saber dónde encontrar a los solicitantes de empleo, reconocer su talento y mantenerlos comprometidos durante todo el proceso de solicitud.
Los sistemas de gestión tienen una importancia estratégica para las organizaciones, se utilizan hoy en día en la administración de datos básicos de recursos humanos, como nóminas, compensaciones, gestión del tiempo, etc. Además, ayudan en la consecución de objetivos a largo plazo con respecto al capital humano.
Al igual que los departamentos de ventas, los equipos de recursos humanos pueden beneficiarse de los softwares de gestión, como los CRM o los ERP, desde la captura de información digital en los eventos de contratación, hasta el envío de la solicitud digital y la firma electrónica.
La gestión de personal y sus procesos
La gestión de personal consiste en adoptar un enfoque estratégico para atraer, retener y desarrollar la mano de obra. Dirigir una empresa requiere más que contratar a personas que puedan realizar las tareas necesarias. Las empresas tienen que crear una plantilla competitiva mediante la búsqueda de competencias en demanda, la inversión en el aprendizaje continuo y el desarrollo de competencias, así como la gestión y optimización del rendimiento.
Históricamente, cuando las organizaciones atraviesan una crisis financiera o durante una recesión económica (como la proyectada para los siguientes años resultado de la pandemia), o cuando es necesario hacer algún recorte presupuestario, la formación y el desarrollo son uno de los primeros candidatos a la reducción de fondos. Esto se ha convertido en una reacción instintiva de las empresas que buscan ahorrar costes.
El objetivo principal de la gestión de personal es crear una plantilla motivada que permanezca en la empresa a largo plazo. La forma exacta de conseguirlo variará de una empresa a otra, pero en líneas generales los procesos de gestión de personal incluyen:
- Reunión de planificación de la contratación.
- Desarrollo de la descripción del puesto de trabajo.
- Redacción y anuncio del puesto de trabajo.
- Revisión de los materiales de solicitud.
- Entrevista de selección telefónica o en línea.
- Entrevistas internas que pueden implicar múltiples reuniones con muchos de sus empleados actuales.
- Revisión de credenciales y comprobación de antecedentes.
- Realización de la oferta de trabajo a la persona seleccionada.
- Acordar el importe de la oferta.
- Día de inicio del trabajo y proceso de incorporación del empleado.
- Información y presentaciones de bienvenida a los nuevos empleados.
- Formación en el puesto de trabajo.
- Fijación de objetivos y retroalimentación.
- Entrenamiento y creación de relaciones por parte del director.
- Sistemas formales de retroalimentación, como la gestión del rendimiento o un proceso de evaluación.
- Desarrollo continuo de los empleados.
- Planificación y trayectoria profesional.
- Ascensos, traslados, transferencias.
- Finalización de la relación laboral por decisión del empleado o por causa del empleador.
En muchos sentidos, los procesos de contratación son como las campañas de marketing y de gestión de clientes: hay que seguir a los clientes potenciales a través de una cadena de ventas/contratación, atraerlos con una comunicación constante y convertirlos en un cliente de pago o en un empleado a tiempo completo y, más importante aún, fidelizarlo; en el caso de los empleados, mediante formación continua y resultados efectivos en cuanto a la gestión de su información se refiere.
Justo en este último punto es donde cobra más importancia la integración de un software de gestión de información para mejorar la gestión de personal como el CRM y el ERP.
¿Qué es un CRM y cómo puede mejorar la gestión de personal?
Un CRM o software de gestión de relaciones con clientes es una herramienta que centraliza la información de manera eficaz en un solo lugar. Generalmente utilizado para la gestión de ventas y la relación con los clientes externos, este software permite acceso a todos los miembros de la organización y los departamentos relacionados a la misma información sincronizada en tiempo real.
Esto permite a los trabajadores ser más productivos, ya que pueden centrarse mejor en satisfacer las necesidades de los clientes y/o empleados actuales y potenciales.
Para el departamento de RRHH, a medida que aumenta el número de empleados, resulta más difícil satisfacer las necesidades específicas, porque cada interacción tiene una inversión de tiempo particular que debe realizarse. Este tipo de software es una solución escalable que se adapta a casi cualquier presupuesto y que no hará más que crecer a medida que la empresa crezca para poder satisfacer todas las necesidades de forma eficaz.
No sólo hablamos de datos del personal, sino también de comunicaciones internas, informes, acceso a nómina y otros análisis que pueden ayudar a su empresa a descubrir lo que está funcionando o no con los empleados.
Un CRM permite descubrir en qué punto están progresando, pero sin requerir la misma cantidad de tiempo para recopilar esos datos, creando un entorno en el que se pueden realizar ajustes casi al instante.
¿Cuáles son las ventajas del software CRM?
En el pasado, la única forma de acceder al CRM era instalar el software en un ordenador. Para tener movilidad, lo único que se podía hacer era instalarlo en un portátil. Gracias a la nube, la saturación de Internet, la amplia disponibilidad de datos 4G y las herramientas VPN, ahora se puede obtener una conexión segura al software desde prácticamente cualquier lugar y dispositivo.
A la hora de gestionar tu proceso de reclutamiento y formación de personal, la herramienta CRM te permite crear un “embudo” que permite seguir las etapas y procesos internos necesarios. Con una metodología organizada, se puede registrar la actividad de cada empleado en el CRM.
Al estar todos los datos centralizados, los costes se reducen porque la productividad aumenta. Dejando atrás el extravío de papeles, los expedientes perdidos y otros eventos que retrasan los procesos internos, porque la única forma de que algo no esté en el CRM es que no se haya introducido.
Por otro lado, una gran ventaja de la centralización de información es que no será necesario alternar entre diferentes plataformas y correos electrónicos. Todo se mostrará en una única vista del CRM.
Además, también le ayudará a determinar los puntos fuertes y débiles de cada empleado y a tener una imagen clara de su rendimiento y cómo está impactando en el negocio e influyendo en las experiencias de los clientes.
Cuando se instala el software CRM los procesos se automatizan, lo que puede eliminar de la ecuación el elemento humano que normalmente requiere la gestión de talento dentro de la empresa. Ya que obviamente hay una diferencia entre ser atendido por una persona real al hacer una llamada telefónica que por un sistema automatizado. Sin embargo, varios sistemas CRM ofrecen un portal al empleado dónde además de brindar acceso a su información, brinda asistencia mediante chat en línea.
¿Tiene alguna desventaja para la gestión de personal?
En primera instancia, un CRM es una herramienta destinada a la gestión de clientes y no de personal como tal. Aunque sus funcionalidades permiten hacer un seguimiento de ciertos procesos de RRHH, difícilmente podrá abarcar todo lo que compete a dicha área.
Aunque esta solución de software es segura, el hecho de que los datos se almacenen en un punto centralizado supone una amenaza para cualquier empresa que implante una solución CRM.
¿Qué ocurre si falla la electricidad y el software no conserva los datos en la nube? ¿O qué ocurre si un empleado descontento introduce datos que no son correctos como forma de represalia? Aunque son posibilidades, lo ideal es habilitar sistemas de copia de seguridad y supervisión para que se pueda mantener la integridad de los datos.
Por otro lado, si bien la instalación de una nueva solución de CRM puede ser muy emocionante por la cantidad de beneficios que aporta, es necesario contemplar una fase de adaptación para los empleados. Los empleados deben pasar por una fase de formación con el nuevo sistema. Aunque estos sistemas no requieren un experto, el personal puede tardar en acostumbrarse y aprender a utilizar el nuevo software.
ERP y la gestión de personal
ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning. Es el nombre que reciben los programas informáticos que permiten a las empresas gestionar diferentes áreas de negocio, como los recursos humanos, por ejemplo. En su esencia, el software ERP está pensado como un sistema financiero para hacer un seguimiento de los ingresos, los gastos y los bienes
Este tipo de software utiliza sistemas modulares para coordinar una serie de funciones de planificación empresarial como parte de un sistema de gestión integrado. Dado que el personal forma parte de la ecuación de ingresos de una empresa, algunas entidades del sector privado y público intentan utilizar un ERP en lugar de otro tipo de soluciones del sistema de gestión de RRHH.
En el caso de los sistemas ERP de recursos humanos, son programas enfocados en mejorar la eficiencia del personal y hacer de la empresa un ente más competitivo.
Este programa permite a los responsables de RRHH centrarse en lo importante, pues mejora la eficiencia de múltiples procesos, como las evaluaciones de desempeño, el seguimiento a capacitaciones o revisión del flujo de trabajo y el registro de datos de cada colaborador: fecha de ingreso, metas alcanzadas, petición de vacaciones, entre otros.
De la misma forma, este software permite gestionar exámenes para otorgar ascensos, capacitaciones, certificaciones y crear incluso un portal para el cliente interno. Por ejemplo, Meta4 es un sistema integral de Recursos Humanos que automatiza y digitaliza los procesos de nómina y de RRHH, optimizando los tiempos, costos y esfuerzos invertidos.
Ventajas de los ERP en la gestión de personal
La principal ventaja de los sistemas ERP se centra en la capacidad de triangular y centralizar los datos, incluidas las bases de datos de la empresa, en distintos departamentos, permitiendo coordinar las funciones de gestión empresarial en un eje central y facilitando a las empresas gestionar sus datos en todos los departamentos de forma eficiente.
Esto también significa que las actualizaciones de los datos se pueden hacer en un solo paso, en tiempo real y se difunden a todas las partes de la empresa, evitando además la duplicación de datos.
La ventaja de un ERP para RRHH es, por tanto, automatizar las tareas administrativas y agilizar los procesos internos para ahorrar mucho tiempo y esfuerzo a los miembros del equipo.
Esta herramienta puede ser utilizada para la gestión del capital humano, las nóminas, la contratación, las evaluaciones y las ofertas de empleo. Todo ello se integra en un único módulo que facilita la gestión de personal y la toma de decisiones.
Desventajas de los ERP para la gestión de personal
Los ERP están diseñados principalmente para grandes empresas que necesitan un sistema de gestión amplio. Por tanto, su implementación sucede de manera lenta, así como la migración de la data, sobre todo si quieres hacer la transición de formato papel a digital en un único movimiento.
Al igual que el CRM, requiere de un lapso de capacitación y adaptación para que sea usado de manera eficiente por el personal y así poder aprovechar todas sus potencialidades; ya que de entrada, puede parecer complicado enfocarse en una única tarea usando esta herramienta. Pero de nuevo, nada que la capacitación adecuada no pueda solucionar.
Por otro lado, los ERP constan de módulos que se ocupan de áreas específicas de la empresa, es decir, no están únicamente diseñados para la gestión de personal, sino que, como vimos, es en principio una herramienta más bien financiera y de gestión global de empresas donde, claro, el área de recursos humanos se integra. Sin embargo, cualquier director de RRHH sabe que, para contratar y retener el talento de forma eficaz, se necesita una solución basada en las personas, no en el acceso a un software financiero.
¿ERP o CRM?
Tanto el ERP como el CRM tienen su propio propósito dentro de la empresa, la elección de uno de estos dos tipos de soluciones dependerá principalmente de las necesidades y objetivos de tu organización, el tamaño y modelo de negocio, el presupuesto, las características del proveedor; pero también es esencial entender cuándo y por qué debe elegir una de estas soluciones. De lo contrario, podría ser una decisión lamentable a largo plazo.
En nuestra experiencia, la tecnología debe trabajar para ti y no al revés, por lo que recomendamos adquirir una herramienta especializada que realmente eficiente y estandarice tus procesos, para que puedas enfocarte en tu core business.
Un software de nómina y RRHH cuenta con diferentes módulos, puedes personalizar y adaptar la plataforma a tus necesidades. Es totalmente intuitivo, escalable y actualizado.
En GDM, entendemos que cada organización es diferente, por eso, no sólo te ofrecemos el software, sino que te ayudamos a hacer un diagnóstico y te acompañamos durante la implementación para ajustar la herramienta a las necesidades y particularidades del usuario final, brindamos soporte y consultoría tecnológica para que maximices los beneficios de tu sistema. ¡Contáctanos!
