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Software para control de documentos y registros ¿Qué es y para qué sirve?

Publicado por GDM el 14/03/2022 11:02:37 AM

 

software-para-control-de-documentos-y-registrosEl software para control de documentos y registros en una herramienta integral que te ayudará a eficientar la administración de tu empresa.



Todas las empresas enfrentan diversos desafíos que dependen de su industria o mercado, sin embargo, existen retos que son aplicables para cualquier compañía, como por ejemplo la gestión de documentos. 

En las oficinas que funcionan de forma tradicional se genera una enorme cantidad de hojas y archivos que deben ser tratados con sumo cuidado, representando un problema y un foco de riesgo en caso de robo, extravío, algún siniestro u omisión humana. 

Para optimizar la administración, lo más recomendable es utilizar un software para control de documentos y registros. Un desarrollo que te ayudará a dar un mejor trato a la información, tanto empresarial como de cada uno de tus colaboradores, mientras reduce costos operativos.

 

¿Qué es un software para control de documentos?

 

Se trata de una solución tecnológica especializada en la gestión de recursos humanos que tiene la capacidad de administrar los documentos generados en una empresa de manera eficiente. 

Este tipo de software cuenta con un sistema de alojamiento en la nube, de manera que todos los archivos están disponibles en formatos digitales sin la necesidad de ningún dispositivo físico para almacenarlos, lo cual resulta muy práctico y seguro, ya que para consultarlos se requiere un acceso disponible sólo para personal autorizado previamente. 

Esta tecnología te permitirá contar con un respaldo documental en todo momento, haciendo la información a prueba de percances como incendios, robos o extravíos. Asimismo, te ayudará a llevar la gestión de documentos de forma segura e integral, ya que puede auxiliar tanto al departamento de recursos humanos como a los demás equipos de la organización.

Más que un “archivo digital” es una herramienta que te permitirá organizar, distribuir y realizar documentos permitiéndote simplificar los procesos y conducir a una mayor eficiencia y retorno de inversión.  

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Beneficios de contar con un programa de gestión documental

 

Son muchos los beneficios que el software de control de documentos aporta a la administración de tu negocio, por eso es importante repasar los más destacados.

Archivo centralizado

Te ayuda a centralizar la información, es decir: podrás acceder a los documentos que necesites desde un mismo panel de control, además te ayudará a ahorrar tiempo en actividades de búsqueda o depuración de archivos. 

Control de revisión automática.

Con la finalidad de ayudarte durante todos tus procesos administrativos, este software te permite generar accesos especiales para que las personas necesarias revisen y autoricen los diversos documentos.

Personalización de credenciales.

La plataforma ofrece la posibilidad de distinguir entre varios roles que cumplen las personas que interactúan con un archivo, por lo que es posible generar diferentes credenciales, tanto para modificar como para leer la información, según sea necesario.

Seguridad total.

Otro de los beneficios más destacados de contar con un software de control de documentos y registros es que reduce las vulnerabilidades presentadas por el archivo manual, e incluso los formatos digitales alojados localmente, es decir en computadoras o discos duros. Esto lo consigue gracias al respaldo por medio de la nube. Además los documentos no pueden ser eliminados por cualquier persona, de manera que se asegura su permanencia.

Eficiencia administrativa.

Esta tecnología te ayuda a reducir el espacio necesario para archivar documentos tradicionalmente. Igualmente, agiliza la forma de consultar información, de manera que tus colaboradores pasarán menos tiempo buscando los datos que necesitan y podrán enfocar sus esfuerzos en actividades más importantes.

Este tipo de herramientas tecnológicas cuentan además con funcionalidades como la creación de documentos, por ejemplo nóminas, de forma masiva por lo que este ahorro de tiempo es considerable.

Reducción de errores humanos.

Con estos desarrollos, la palabra traspapelar carece por completo de sentido, ya que mediante sus controles se reduce la injerencia humana, minimizando la posibilidad de cometer errores al archivar, autorizar o realizar documentos..

Utilizar un software de control de documentos y registros es una revolución administrativa para tu negocio, ya que podrás gestionar tus archivos de forma más fácil, rápida y segura, mientras ahorras tiempo y dinero. 

Si te gustaría aprender más sobre cómo la tecnología puede ayudarte a mejorar la gestión de recursos humanos, te invitamos a leer: Ventajas de la automatización de procesos administrativos de RRHH.

 

¿Debería tu empresa contar con un software de gestión documental?

 

Muchas empresas encontraron particularmente ineficientes los archivos físicos durante el confinamiento por la pandemia de COVID-19, ya que no podían consultar libremente los expedientes albergados en las oficinas, que se encontraban cerradas. 

Por el contrario, quienes ya ocupaban estas plataformas desde antes, no tuvieron problema en seguir operando aún de manera remota, ya que los documentos estaban todo el tiempo a su alcance y resguardados debidamente. 

Esto es un claro ejemplo de cómo un software de control de documentos y registros es una herramienta fundamental para la correcta administración de las empresas en la actualidad, no se trata de un lujo o una moda, sino de una plataforma necesaria para que tu negocio sea capaz de resistir los cambios y solventar los desafíos.

Antes de implementar esta tecnología en tu empresa, asegúrate de contar con un proveedor serio, que cuente con las mejores aplicaciones del mercado y que ofrezca beneficios adicionales, tales como planes de financiamiento y programas de soporte y mantenimiento, lo cual es importante para garantizar el funcionamiento de la plataforma por mucho tiempo. 

Si te gustaría conocer más sobre qué es el software de control de documentos y registros y cómo puede beneficiar la vida operativa de tu negocio, comunícate con nosotros y solicita una asesoría sin costo.

 

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