La automatización de procesos administrativos te ayuda a mejorar la gestión de Recursos Humanos al incrementar la eficiencia de tu personal y tu empresa.
La productividad ayuda a las empresas a ser más sostenibles y eficaces ante un mercado muy competitivo. ¿Qué hace que una empresa sea productiva?
La eficacia, agilidad y calidad con la que desarrolles los procesos operacionales y administrativos es indispensable para definir el valor de tu negocio. Por lo que debes desarrollar mejores prácticas operacionales para que obtengas los resultados esperados y optimizar recursos.
Una opción para que tú y tu personal sean más eficientes es invertir en alguna de las herramientas de TI que tienen un amplio espectro de soluciones para la gestión empresarial al implementar la automatización de procesos administrativos.
¿Qué es la automatización de procesos administrativos?
Automatizar significa dejar que la tecnología haga ciertas tareas por nosotros. La ventaja de automatizar los procesos administrativos es que te permite tomar decisiones rápidas, ser más productivo y creativo en otras tareas más complejas.
De esta forma, como ejecutivo de finanzas podrás enfocarte en realizar acciones estratégicas como la contabilidad, informes sobre los KPI’s y el ROI, aumentar el aprovechamiento de los recursos, reducir los costes, etc.
La automatización se puede implementar en diversas áreas de tu organización, además de las finanzas, en la administración, marketing, producción o recursos humanos con ayuda de las herramientas de software especializado, como te contaremos más adelante.
¿Por qué es indispensable automatizar los procesos administrativos para el control de RRHH y nómina?
La automatización de procesos hará que el departamento de Recursos Humanos sea capaz de desempeñar una mejor gestión del personal y la nómina. Normalmente, la administración de RRHH se realiza de forma manual y con una mala práctica.
Esto implica trabajar con una gran cantidad de información y trámites que toman demasiado tiempo y esfuerzo. Por consiguiente, obtienes bajos resultados de rendimiento y fugas de capital.
Un 75% de los procesos administrativos siguen siendo completamente manuales, aunque un 80% de las empresas ya reconoce la necesidad de digitalizar su negocio (AIIM y Open Text)
Al implementar formas más eficientes e inteligentes para administrar al personal y la nómina, es posible que los ejecutivos de Recursos Humanos desarrollen mejores estrategias para aumentar el rendimiento, establecer un buen clima laboral, al igual que cuidar al talento de la empresa y los recursos económicos.
¿Qué ocurre cuando inviertes en la automatización de procesos?
- Tienes acceso en todo momento a los perfiles de cada empleado para medir sus estadísticas de productividad en tiempo real.
- Vas a gestionar las nóminas sin errores, contabilizando adecuadamente los impuestos, bonos, ausencias, prima vacacional y hasta finiquitos.
- Obtienes fácilmente las métricas de resultados para evaluar el rendimiento de la plantilla y realizar los ajustes salariales correspondientes.
- Puedes organizar mejor los programas para el desarrollo y crecimiento profesional de la plantilla.
El papel de la tecnología para la automatización de procesos administrativos
Es cierto que adquirir un software para automatizar los procesos de recursos humanos es una fuerte inversión, pero el impacto en el ROI puede ser mucho más alto.
Pues, no solo se está actualizando y digitalizando al departamento, sino que se están implementando mejores prácticas para incrementar los resultados de producción y administración.
Sin una herramienta de este tipo, los directivos del área están ante:
- Un trabajo agobiante, ya que constantemente laboran contra el reloj y realizando tareas tediosas como vaciar documentos a un Excel. Sin embargo, el software lo hace de forma automática, rápida y sin errores.
- Constantes retrasos y tareas redundantes que ocurren al tener que esperar archivos, correos electrónicos o informes físicos. El software actualiza esta información en tiempo real.
- Problemas para cumplir con las nóminas cada quincena o fin de mes. Los cálculos son automatizados e incluso puedes gestionar la entrega considerando los bonos o descuentos de cualquier empleado.
5 Beneficios de la automatización de procesos
¿Cómo ayudan los sistemas de automatización a cumplir con las actividades fundamentales de nómina y RRHH mientras optimizan la carga de trabajo? A continuación te lo explicamos.
1. Clasificación y selección de currículum
La selección de nuevo personal no es sencilla cuando pueden llegar más de 100 prospectos. La automatización de procesos brinda una mejor asistencia para comparar los perfiles y elegir al talento más adecuado para el puesto.
Asimismo, te ayuda a gestionar un plan de desarrollo y capacitación para una mejor adaptación a sus labores.
2. Seguridad de los datos
Los datos de tu empresa almacenados en este tipo de software estarán totalmente protegidos, ya que cuenta con sistemas de seguridad digital sumamente eficaces. Algo que no se garantiza al utilizar discos duros y USB que pueden ser sustraídos o dañarse fácilmente.
Algunas de estas herramientas de RRHH y nómina almacenan tus datos en la nube, por lo que se puede acceder a ellas desde otras computadoras si la tuya se ve dañada. Cuenta con usuarios y contraseñas que evitarán que personas no autorizadas accedan a tu información sensible.
3. Reducción de costes y recursos
Los sistemas de automatización ayudan a incrementar la productividad de los ejecutivos de recursos humanos, lo que te ayuda a reducir costes y ganar eficiencia operacional, al evitar el pago de horas extras o contratar más auxiliares o a externos que se encarguen de la gestión y entrega de nómina.
4. Facilitan la gestión del rendimiento y desarrollo profesional
La automatización de procesos administrativos facilita la medición del rendimiento laboral y se encarga de gestionar un mejor sistema de aprendizaje y desarrollo profesional. Te ayudará a controlar con más facilidad el uso de las plataformas de formación y visualizar sus avances.
5. Se reduce la rotación de personal y aumenta la retención de talento
Brindarle las herramientas adecuadas a tu equipo, además de reducir los errores, tareas repetitivas y grandes cargas de trabajo, también mejora la motivación y el clima laboral.
Así podrás reducir la rotación de talento, desarrollar planes de crecimiento acordes a sus aptitudes y alinear tus departamentos con los objetivos de negocio.
Adquiere tu propio software y haz a tu departamento de RRHH más productivo
Conocer algunos de los beneficios más importantes de implementar la automatización de procesos administrativos en tu departamento de RRHH te habrán dado una idea de por qué son indispensables.
Debes considerar la gran variedad de las herramientas digitales indicadas para automatizar tus procesos. Aunque cumplen con el mismo objetivo, tienen distintas características a considerar.
Por ejemplo, Meta4 se caracteriza por ser una plataforma digital que cumple con la gestión de tu capital humano de forma automatizada, permitiendo su acceso desde cualquier dispositivo. Workbeat simplifica los procesos de RRHH desde desde la nube y HR Corporate es una plataforma web que integra mejores prácticas administrativas de la plantilla y la nómina.
En GDM podemos ayudarte a que elijas la solución más efectiva para optimizar la gestión de la Nómina y Recursos Humanos. Contáctanos para recibir una asesoría gratuita.
