5 maneras de evitar errores de nómina

La gestión de los salarios es una de las actividades más importantes en la administración de una empresa y por ello debe ser ejecutada con suma cautela y precisión, evitando en todo momento cometer errores de nómina.

La nómina es un concepto utilizado en la antigua Roma para referirse a una lista con los nombres de las personas que integraban una organización y definir la cantidad que se le pagaba, se trataba de una herramienta práctica. 

Aunque poco ha cambiado en su esencia, gestionar la nómina de una compañía posee un importante peso fiscal y jurídico, por lo que debe elaborarse con seriedad y precisión, sobre todo en organizaciones con más de 250 colaboradores.

Errores en la nómina. ¿Cuáles son los riesgos para tu empresa?

Si bien nuestra condición humana nos vuelve propensos a las fallas, cometer errores de nómina conlleva implicaciones serias y, en el mejor de los casos, molestas. 

Con el fin de que prevengas cualquier inconveniente para tu organización, es necesario que conozcas los principales riesgos de llevar una gestión deficiente. 

• Multas y recargos. Una de las consecuencias más comunes por errores de nómina es el pago de sanciones económicas derivadas de malos cálculos en el pago de impuestos como el IVA y el ISR. En tal caso, el SAT es la entidad que emite multas, las cuales son adicionales a las obligaciones tributarias. 
• Impuestos retroactivos. Este es otro de los riesgos más importantes y sucede cuando la nómina no estaba clasificada correctamente, de tal forma que las autoridades pueden retener impuestos al momento de corregir el error. Esto es aplicable aún a pagos anteriores que hayan sido emitidos con deducciones equivocadas. 

Es importante señalar que estas medidas son acumulables entre sí y se multiplican por el número de trabajadores cuyos recibos presenten controversias. Cuando los errores de nómina se cometen de forma reiterada, el SAT tiene la facultad de auditar a consciencia cada uno de los movimientos de la empresa, con el fin de descartar la ejecución de operaciones ilícitas. 

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¿Cuáles son los errores más comunes con los recibos de nómina?

Los recibos de nómina son documentos con validez oficial, cuya autenticidad se avala por medio de un certificado digital comúnmente conocido como timbre. 

Esto se realiza mediante un proveedor autorizado, se trata de una plataforma que debe cumplir con todos los estándares del SAT para generar certificados, esto es para garantizar la legitimidad de la transacción y evitar falsificaciones. 

Emitir los recibos de nómina es una actividad crítica por la seriedad que conlleva, pues a menudo se producen errores que debes evitar. 

• Basarse en recibos anteriores. Una de las malas prácticas más comunes es utilizar recibos correspondientes a otro colaborador o incluso a una quincena anterior para agilizar la recopilación de datos, esta es una de las principales causas de fallas en la información. Existen mejores métodos para sintetizar las tareas, que no ponen en riesgo el pago de la nómina. 
• Errores al ingresar la información. A menudo son consecuencia de la actividad anterior, aunque pueden suceder en cualquier momento. Tener algún descuido puede ser muy costoso, ya que el timbre, al contener información errónea, se invalidará, además puede ser tomado como una señal de alerta por el SAT, dependencia que verificará que tu empresa no esté haciendo operaciones ilegales. 
• Errores en el tipo de régimen. Probablemente es menos común que las anteriores pero también es más dolorosa. Declarar pagos a empleados bajo un régimen fiscal equivocado causa una cadena de errores en las deducciones tributarias. Cuanto más tardes en corregir la falta, más grandes serán los recargos que tendrás que pagar. 

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¿Cómo evitar los errores en la nómina?

Hay varias acciones que es recomendable tener presentes para evitar los errores de nómina en tu empresa, a continuación te presentamos algunas formas:

1. Trabajar con antelación. Realizar las actividades laborales contrarreloj eleva la tensión en tu equipo, produce distracciones, omisiones y otros factores que conllevan a ejecuciones equivocadas. 
2. Realizar evaluaciones periódicas para revisar que no existan discrepancias entre la práctica y la legislación vigente. Implementar controles regularmente permitirá prevenir el riesgo de anomalías que pueden ocasionar sanciones tanto para la empresa como para la relación laboral.
3. Tener una lista de los posibles errores. Identificar los errores más frecuentes te ayudará a tenerlos presentes y hará que la posibilidad de cometerlos disminuya.
4. Maquila de nómina. La elaboración de nómina es un proceso complejo debido al cambio recurrente de normas, tasas de cotización o convenios. Si bien la subcontratación de este servicio tendrá un costo extra, confiar tu nómina a expertos que se mantengan actualizados en las normativas vigentes garantizará una gestión libre de errores y sanciones que pueden costarte más dinero. 
5. Contar con un sistema de nómina. Adquirir un software de nómina te permitirá administrar integralmente el pago a tus colaboradores, incluyendo las deducciones y retenciones fiscales, así como la emisión de recibos debidamente timbrados y declarados ante el SAT. 

Usar la tecnología como un aliado en los procesos de recursos humanos es una de las formas más sencillas, eficaces y de alto rendimiento. Estos desarrollos permiten digitalizar todos los pasos del proceso para que puedan realizarse con una mínima injerencia humana.

Los sistemas de nómina centralizan todas las variables de nómina de cada empleado: vacaciones, ausencias, bonificaciones, impuestos, comisiones o descuentos, se podrán realizar desde una misma plataforma, lo cual agiliza los trámites y, por medio de cálculos automáticos, brinda una gran precisión. 

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Al adoptar una herramienta de RRHH, tendrás toda la información de forma digital y directa, reduciendo la posibilidad de reducir los errores y facilitando la identificación de posibles problemas. 

Antes de elegir una solución para la nómina laboral es necesario evaluar qué necesita tu empresa y conocer qué tipo de software vas a adquirir, es por eso que en GDM contamos con diversas herramientas que pueden adaptarse a tus necesidades y a tu empresa.

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