Una nómina efectiva es primordial para el funcionamiento de una empresa, descubre aquí 7 estrategias para lograrlo.
Una nómina efectiva es esencial para el funcionamiento de cualquier empresa. No solo es un instrumento de registro de pagos, es también un elemento clave para garantizar el cumplimiento de obligaciones legales y fiscales, y se asegura la estabilidad, la integridad y la transparencia de la organización.
¿Qué implica una nómina efectiva?
Las empresas requieren de una nómina efectiva porque para ellas es importante contar con un registro preciso sobre los gastos laborales, tales como: salario y deducciones de cada trabajador, bonos, horas de trabajo, préstamos, anticipos, etc., información que les permitirá cumplir con sus obligaciones legales y fiscales.
Una nómina eficiente también ayudará a las organizaciones a mantener la confianza y satisfacción de sus empleados, al brindarles información clara sobre su salario, lo que puede impactar positivamente en la productividad y retención de talento.
7 Estrategias para tener una nómina eficiente
Llevar a cabo una nómina eficiente no siempre es una tarea fácil, sobre todo cuando se cuenta con una amplia plantilla laboral, por ello en este artículo te compartiremos 7 estrategias que te ayudarán a mantener una buena gestión de nómina:
1. Digitaliza la nómina
Si aún llevas a cabo el registro de la nómina de forma manual es el momento perfecto para que dejes de hacerlo, ya que además de representar un gasto significativo para la organización, se puede incurrir en constantes errores, riesgos legales y financieros.
Digitalizar la nómina contribuirá a agilizar y simplificar el proceso, reduciendo la carga administrativa y el tiempo de su elaboración, además de brindar una mejor experiencia al empleado, al permitirle acceder de manera rápida y segura a cualquier información relacionada con la plantilla laboral.
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2. Actualiza permanentemente la información
Realizar actualizaciones sobre la nómina es fundamental, ya que tanto la plantilla laboral, como las obligaciones fiscales y laborales siempre se encuentran en constante cambio. Un sistema desactualizado podría no estar alineado con las últimas disposiciones, o bien presentar errores en la información de los trabajadores, en el cálculo de sueldos, impuestos o deducciones.
3. Establece procesos claros y estandarizados
Contar con procesos claros en el manejo de nómina ayudará a tener una estructura coherente en las transacciones financieras relacionadas con el pago a los empleados. Esto te permitirá eliminar el desperdicio de horas y recursos en procedimientos ineficientes, así como potencializar la productividad de los empleados, garantizar la calidad en su trabajo e impulsar la mejora continua.
4. Automatiza tareas repetitivas
De acuerdo a un estudio de Barometro el 73% de los profesionales dedican al menos la mitad de su tiempo laboral en trámites y tareas administrativas
La automatización de la gestión de recursos humanos permite simplificar todas aquellas tareas repetitivas, tediosas y que consumen tiempo. Por ejemplo: permitirá ingresar los datos de los trabajadores una sola vez sin necesidad de hacerlo de nuevo, reducirá la cantidad de errores humanos, y en caso de ser necesario, también se podrá realizar envíos de emails de forma masiva.
5. Utiliza herramientas adecuadas y a medida
Si estás por contratar o ya cuentas con una herramienta de gestión de nómina, recuerda que estos instrumentos son los que se deben adaptar a tu empresa y no al revés. En el mercado actual existen diversas herramientas prediseñadas para solucionar las necesidades comunes de RRHH, sin embargo, estas no aplican para todas las organizaciones y a largo plazo puede tener consecuencias negativas.
En este sentido, es importante que también consideres que si tus objetivos de negocio cambian o tu plantilla laboral crece, esta debe poder acoplarse a dichas necesidades, por ello recomendamos que antes de elegir un software estándar o personalizado conozcas bien su funcionamiento y las tareas que se pueden o no realizar con él.
6. Capacita al equipo
Es de suma importancia que el equipo que se encuentre a cargo de la administración de nómina sea capacitado adecuadamente, esto te permitirá conocer a detalle las leyes laborales y fiscales y el proceso para ejecutar la nómina correctamente.
Para llevar a cabo esta actividad puedes proporcionar cursos en línea, seminarios, e incluso inducciones sobre la herramienta que usa tu empresa para llevar a cabo la nómina.
7. Monitoriza el rendimiento
Existen diversos indicadores para monitorear el rendimiento del proceso de nómina, que permitirán realizar un análisis exhaustivo y así conocer si se ha realizado una correcta gestión. De lo contrario, dará oportunidad a la detección de errores tempranos para encontrar una solución para evitar afectar el rendimiento de la organización.
Entre los indicadores más frecuentes para medir y monitorear la gestión de nómina se encuentran:
- Cambios en jornadas de trabajo.
- Aumento o decremento en la retención de empleados.
- Aumentos salariales.
- Tasa y costo de ausencia.
- Tasa y costo de productividad.
- Tasa de promoción interna.
- Efectividad de entrenamiento/capacitación.
Optimiza los procesos y garantiza una nómina eficiente
Simplificar los procesos y contar con personal capacitado que conozca los mismos, contribuirá a tener una buena gestión de la nómina, y ofrecerá beneficios tanto para la empresa como para los empleados, que van desde el ahorro de tiempo y recursos tanto económicos como humanos hasta el cumplimiento de normativas, y la satisfacción y confianza de cada uno de los trabajadores.
En GDM contamos con herramientas que se adaptan a las necesidades de tu empresa, que además de ser intuitivas y de fácil uso para tu personal, permitirán automatizar y hacer más eficiente el proceso de nómina en tu organización.
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