Muchos son los aspectos que una empresa debe cuidar para que su operación sea de la forma más eficiente posible y así competir y destacar en los mercados actuales, que son cada vez más reñidos. Para lograrlo, es necesario contar con las herramientas que te permitan optimizar tu flujo de trabajo.
Si bien, en toda compañía es necesario estar a la vanguardia, en el caso de las medianas y grandes empresas,es decir, aquellas que tienen más de 250 colaboradores en la nómina, es fundamental contar con un sistema de Recursos Humanos para optimizar los procesos administrativos y operativos.
Imagina calcular descuentos y bonos de forma analógica o aislada al momento de gestionar el pago de nómina, eso sería, además de un dolor de cabeza, un factor de riesgo enorme para la comisión de errores.
De acuerdo con un estudio elaborado por la consultora Aspel, al menos el 99% de las medianas y grandes empresas en el mundo ocupan instrumentos digitales para controlar y ejecutar diversas tareas y procesos.
Estos números muestran la gran importancia que tiene el sistema de Recursos Humanos cuando se trata de gestionar grandes plantillas, ya que esto requiere de protocolos y mecanismos estandarizados que garanticen la justicia y transparencia.
Importancia de elegir un Sistema de Recursos Humanos adecuado
Existen en el mercado del software una gran cantidad de opciones que pueden ser confusas en su accionar. Si bien hay desarrollos que cumplen específicamente una o dos tareas de la administración del personal, lo mejor es implementar una plataforma que te ayude a gestionar el departamento de manera integral.
Con el uso de un sistema de Recursos Humanos aumentarás el rendimiento de los miembros de tu equipo, quienes producirán mejores resultados en un menor tiempo, y con menos esfuerzo, es decir, de una forma más eficiente.
Esta tecnología centraliza la información y permite al personal autorizado consultarla por medio de un panel fácil de utilizar, por lo que se trata de un instrumento necesario para la creación y mantenimiento de una base de datos efectiva, misma que permita alojar y procesar los expedientes laborales de cada uno de tus colaboradores.
Algunas de las tareas y procesos que un sistema de Recursos Humanos te ayudará a eficientar son:
- Reclutamiento y selección
- Creación de perfiles por posiciones
- Diseño y calendarización de programas de capacitación
- Elaboracion y seguimiento de planes de carrera
- Cálculo y gestión de nóminas
- Control de asistencia y puntualidad
De manera que elegir una de estas plataformas representa un antes y un después en la vida administrativa de cualquier empresa, por lo que debe ser seleccionada con sumo cuidado.
Claves para elegir un Sistema de Recursos Humanos que se adapte a tu empresa
El sistema de Recursos Humanos es una plataforma multi herramienta que potenciará la vida administrativa de tu empresa, por ello es muy importante elegir la que más se apegue al tipo de gestión de personal que buscas tener.
Una de las diferencias entre estos instrumentos está no sólo las tareas que automatizan, sino en el funcionamiento del software y la calidad de su servicio. Por ello, sea cual sea el área que necesites optimizar, asegúrate de que sea totalmente adaptable a tu empresa.
Identificar las necesidades y objetivos de la empresa
Una de las claves para elegir el sistema de Recursos Humanos ideal para tu empresa consiste en identificar las necesidades, carencias y principales dolores de cabeza de la gestión de personal.
Se trata de un factor que requiere de autocrítica y autoevaluación, ya que para detectar los requerimientos es necesario crear mecanismos que permitan tomar en cuenta la opinión de todos los miembros del departamento de Recursos Humanos, así como de Contabilidad e incluso de otros colaboradores que puedan aportar claridad al proceso.
Definir las carencias y los puntos críticos te ayudará a trazar los objetivos que se pretenden alcanzar con la implementación del software, lo que será determinante para saber qué puntos priorizar durante la búsqueda de la herramienta ideal.
Cuando se han fijado los objetivos y requerimientos, es necesario utilizar esa información para elaborar un perfil de las funciones que se pretenden sintetizar y automatizar por medio del sistema de Recursos Humanos, esto será de gran utilidad al momento de comparar entre las opciones que existen en el mercado.
Como lo anticipamos, el sistema de Recursos Humanos es una herramienta que eficienta la gestión de manera integral, por lo que ofrece soluciones para la mayoría de aspectos que se relacionan con dicho departamento. Es importante recordar esto cuando se está buscando un proveedor de herramientas digitales.
Evaluar la escalabilidad y flexibilidad del sistema
Dos conceptos fundamentales que debes buscar en un software para la gestión de personal son la escalabilidad y flexibilidad. Se trata de la capacidad que tenga una plataforma de adaptarse a cualquier tamaño de la empresa. Cuando se trata de organizaciones grandes, es indispensable tomar esto en cuenta, ya que muchas herramientas cuentan con servicios limitados para nóminas de una determinada cantidad.
Pero eso no es todo, la escalabilidad significa que el desarrollo es capaz de crecer junto con tu empresa, es decir, de ajustarse a los cambios de tamaño que tenga tu plantilla, ya sea que crezca o que se reduzca.
La importancia de estas capacidades impacta tanto en el aspecto económico, como en el funcional, ya que permitirá aprovechar al máximo tu inversión, sin la necesidad de realizar nuevas adquisiciones de licencias o servicios en caso de un crecimiento.
Por todo esto, antes de elegir un sistema de Recursos Humanos es necesario verificar la capacidad del software para adaptarse a cambios y necesidades, no sólo del presente, sino también del futuro.
Analizar la interfaz del sistema
Una de las expectativas de implementar un sistema de Recursos Humanos es facilitar la gestión de personal, en todos sus aspectos, por ello es necesario analizar la interfaz de la plataforma, es decir, el panel y todos los elementos visuales que permiten utilizarlo, esto con el fin de verificar que sea amigable.
Un software con una interfaz clara, sencilla y práctica te ayudará a acelerar la curva de aprendizaje de tu personal, y le ayudará a potenciar su desempeño laboral.
Seguramente en tu equipo de gestión de personal conviven varias personas, cada una de ellas con conocimientos y habilidades particulares, por lo que el sistema de Recursos Humanos debe ser fácil de usar para todos tus colaboradores.
Un aspecto muy importante a tener en cuenta durante el análisis de la interfaz es la centralización y organización de bases de datos, ya que esto suele representar un punto crítico para aquellas empresas que aún no usan este tipo de tecnología para procesar la información.
Otro punto fundamental que debes investigar tiene qué ver con la disponibilidad del proveedor para dar capacitación y soporte a los usuarios. Los mejores desarrolladores de este tipo de software cuentan con planes mensuales que te incluyen el mantenimiento y línea de ayuda, de manera que tu equipo esté siempre cobijado por los expertos.
GDM Recomienda:
Si estás pensando en implementar un sistema de Recursos Humanos en tu empresa, es necesario considerar, ademas de las claves que aquí te hemos detallado, la capacidad de integración que tenga con otros sistemas y herramientas, ya que esto te ayudará a tener un control total sobre varios aspectos de la administración.
GDM te ayuda a mejorar la gestión de personal y optimizar los procesos a través de la elección acertada, implementación y soporte en tu sistema de Recursos Humanos. Si te gustaría conocer más sobre las soluciones que tenemos para ti, da clic en el siguiente botón y solicita una asesoría sin costo.
