Si estás pensando en comprar un sistema de nómina para tu empresa, debes conocer estos 8 criterios para seleccionar la mejor opción.
¿Te gustaría optimizar los procesos de nómina con una herramienta eficaz y confiable? Probablemente tu respuesta sea sí, debido a que es una tarea laboriosa que debe realizarse con sumo cuidado para evitar problemas de capital y descontento en tu personal.
Un software o sistema de nómina asegura el bienestar de tu empresa y el de tus colaboradores, ya que eficienta la gestión y control de tus pagos, gracias a la automatización.
¿Cómo? Puesto que opera con todos los datos necesarios para el cumplimiento de los requerimientos de la nómina, desde la realización del cálculo y su entrega a cada empleado o colaborador; hasta ajustarse a cualquier modificación, ocasionada, por ejemplo, por un nuevo ajuste en los impuestos.
¿Cómo saber si mi empresa necesita un sistema de nómina?
Si tu nómina es un dolor de cabeza, genera fugas de capital, un mal clima laboral o baja productividad, entonces puede ser el momento ideal para eficientar tus tareas con una herramienta digital.
¿Qué es un software de nómina? Se trata de una plataforma flexible para cualquier tipo de empresa, programada para adecuarse a diversas cantidades de datos y actuar bajo distintos rubros según el nicho de la empresa o del país en que se encuentre.
¿Podrá adaptarse a mis necesidades de nómina? ¿Será muy complicado utilizarlo? ¿Cumplirá con los objetivos que se le impongan? ¿Cómo elegir bien al proveedor de software de nómina?
¡Dependerá de lo que tu empresa necesite! Así como, del proveedor que tu elijas. Aquí te compartimos 8 criterios principales a tomar en cuenta a la hora de elegirlo.
1. Analiza tus necesidades de nómina
En primer lugar, tendrás que hacer un análisis interno de tu proceso de nómina. Así podrás localizar cuáles son los errores más perjudiciales y definir las necesidades que debes resolver urgentemente.
Una problemática común es cuando la nómina se vuelve un proceso lento e ineficaz, que lo hace totalmente obsoleto. Provocando fugas de capital, de las que posiblemente no te has percatado o encontrado una solución.
Con el sistema de nómina podrías calcular la cantidad exacta de salario que corresponderá a tus empleados para garantizar su entrega en tiempo y forma.
2. Define tu presupuesto
Una vez que hayas identificado que, efectivamente, tu proceso de nómina necesita una optimización, tienes que comenzar a realizar una investigación de mercado. Considera las tendencias que existen en la industria de software para este tipo de gestión.
También, qué tanta demanda existe y cuáles son los proveedores que ofrecen la mejor plataforma en cuanto a servicio/calidad.
Es importante calcular tu presupuesto, en función de lo que tu empresa necesita, así como de las funcionalidades del software. Algunas empresas requerirán una solución sencilla mientras que otras, podrán demandar una herramienta más robusta.
3. Encuentra un proveedor actualizado y versátil
El proveedor de sistema de nómina debe ser capaz de adaptarse a los constantes cambios en las demandas del área y de preferencia, apoyarte en la configuración e implementación de la herramienta.
Por ejemplo, la capacidad de respuesta inmediata y certera en cuanto a las disposiciones de género fiscal, como los impuestos del SAT, para evitar problemas graves que pueden concluir en altas amonestaciones monetarias.
Así como, estar al tanto de las modificaciones en los pagos de tus salarios. Que pueda realizar el cálculo correcto, ya sea por un aumento al percibir un bono extra o una reducción por ausentismo. También para detectar bajas y hacer entregas de finiquitos. Dependerá del tipo de configuración que requieras.
4. Asegúrate de sus protocolos de seguridad
Entre las características del software de nómina, la centralización y digitalización de tu información es importante. Aún más, proteger estos datos personales sensibles, cuya pérdida o mal uso podrían traerte problemas legales.
Para ello, el programa debe contar con estrictas cláusulas de privacidad y un riguroso sistema de control de accesibilidad del personal que puede trabajar con dicha información.
Además, la seguridad de información de la plataforma debe estar regulada por la Ley de Protección de Datos. Será importante consultar con el proveedor si opera bajo los requerimientos de dichos términos.
5. Consulta la calidad de su servicio
Cuando ya tengas en mente a los proveedores que más se acercan a las necesidades de tu empresa y presupuesto, tendrás que hacer una investigación detallada del servicio que ofrece su software para el control de nómina.
Desde analizar sus funcionalidades, sus pólizas de contratación, cuánta experiencia tienen en su aplicación, si cuentan con testimonios y casos de éxitos, si incluyen los servicios de capacitación sobre el uso el software para ti y tu equipo, consultoría y soporte técnico.
En GDM, te acompañamos durante la implementación de la herramienta, además te brindamos asesoría cada que lo requieras. Nuestra misión es ayudar a las empresas en su transformación digital para que puedan alcanzar sus objetivos y ser más competitivas.
6. Facilidad y accesibilidad de uso
Si ya conoces cómo funciona el sistema de nómina que vas a adquirir, entonces ya podrás hacerte una idea de la complejidad de su uso. Por lo que debes considerar el que sea más práctico y que tenga a la mano todos los servicios que necesitas. Esto será muy útil para que puedas implementarlo con mayor rapidez y eficacia.
Aunque, siempre será necesario contabilizar el tiempo que tome la capacitación para el personal que lo utilizará. De este modo, podrás obtener una mayor aceptación por su parte para comenzar a implementar la herramienta y mejorar tu proceso de nómina.
7. Solicita una demo del sistema
Otro aspecto que debes considerar del proveedor que elijas es que te ofrezca una prueba demo. Así, podrás confirmar las funcionalidades de la plataforma que deseas adquirir.
Un paso muy importante para poder descartar aquellos que no cumplen con tus expectativas y acercarte con los que sí pueden ofrecerte la herramienta que necesitas.
8. Actualización y upgrade permanente
Para concluir, la última recomendación que debes considerar es la capacidad de upgrade. Los cambios siempre van a ocurrir, ya sea en la herramienta, en tus empleados, en las leyes de impuestos, en los términos fiscales, etc.
Por ello, debes asegurarte que tu sistema de nómina cuente con la opción de actualizarse en el momento que necesites.
Si quieres conocer más sobre nuestras soluciones de nómina, no dudes en solicitar una consultoría gratuita para hablar con nuestros expertos
