Conoce las diferencias entre administración de nómina y maquila de nómina para elegir el servicio que brinde mayor beneficio a tu empresa.
Cuando una compañía decide tercerizar algún área de su operación o un servicio en específico, es decir, subcontratar una empresa externa u outsourcing que provea determinadas labores, se puede deber a distintas razones, una de ellas, el crecimiento de su plantilla laboral, pero el objetivo casi siempre es optimizar ciertas funciones improductivas o demasiado complejas.
Sin embargo, aunque recurrir a esta práctica es cada vez más común pues ciertamente ofrece numerosas ventajas a las empresas contratantes, también pueden existir algunas desventajas, dependiendo del tipo de tareas que se externalicen.
Asimismo, tanto las ventajas como las desventajas del outsourcing, en general, dependerán de las propias características de ambas empresas, la contratante y la subcontratada.
Actualmente, entre los servicios más populares de outsourcing se encuentran los relacionados con la gestión y administración de nómina. Pero, ¿cómo se llevan a cabo? Vamos a ello.
¿Cómo funciona el outsourcing de nómina?
El outsourcing de nómina comprende principalmente dos tipos de servicios de tercerización, la administración de nómina y la maquila de nómina, más adelante detallaremos sobre las labores de las que se ocupa cada una y cuáles son las diferencias clave entre ambos servicios.
De forma general, el outsourcing de nómina consiste en ofrecer un servicio integral para la gestión y cálculo de la nómina, y sus derivados, tales como pago de salarios, impuestos, cumplimiento de obligaciones patronales y requerimientos jurídico laborales.
Adicionalmente a las labores administrativas, los outsourcing ofrecen un servicio profesional y especializado, brindando también el soporte legal, fiscal y contable que las empresas contratantes necesitan en materia laboral, de acuerdo con las particularidades de cada una.
Ventajas y desventajas del outsourcing de nómina
Recurrir a la contratación de un servicio de outsourcing de nómina, traerá enormes ventajas para tu empresa, sin embargo, como cualquier tipo de operación, conlleva un grado de riesgo. A continuación te presentamos algunas de las ventajas y desventajas de dicho servicio.
Ventajas
- Permite eficientar los procesos administrativos al disminuir la carga laboral del área de recursos humanos, en cuanto a cálculos de percepciones, retenciones y en los salarios.
- Información de mayor calidad, puesto que, al dejar en manos de expertos la gestión de la nómina, obtendrás cálculos certeros, evitando incidencias por errores en los salarios o impuestos, así como en la dispersión de la nómina.
- Evita multas por incumplimiento o impuntualidad de pago de impuestos y obligaciones ante instituciones públicas, protegiendo al mismo tiempo los derechos laborales de tus colaboradores.
- Reducción de la inversión, ya que no tienes que comprar o actualizar un software para realizar la gestión de la nómina o pagar capacitaciones para tu personal administrativo.
- Al ser un servicio subcontratado, el outsourcing de nómina es un gasto completamente deducible del Impuesto Sobre la Renta (I.S.R.) y del Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.).
Desventajas
- Puede llegar a generar desconfianza porque es posible que, al interior de tu organización, algunos colaboradores perciban el outsourcing como una cuestión de incompetencia o incluso se perciban ajenos a la misma causando deslealtades.
- Exposición de datos sensibles, debes considerar que al contratar un outsourcing estarás dejando en manos ajenas la información financiera de tu empresa y colaboradores, por ello es importante que te asegures de contratar una empresa que te garantice seguridad y confidencialidad.
- Pérdida de control, esto pudiera ocurrir potencialmente si no se mantiene contacto constante con el outsourcing de nómina, por ello es importante estar al tanto de cómo se realiza el proceso y de sus resultados.
Diferencias entre administración de nómina y maquila de nómina
Conocer las diferencias entre la administración de nómina y maquila de nómina te puede ayudar a identificar cuál de estos servicios de outsourcing de nómina es la mejor opción para tu empresa, para ello es preciso explicar en qué consiste cada uno.
La maquila de nómina es un servicio auxiliar del área de recursos humanos, encargado de realizar los cálculos relacionados con la nómina de los colaboradores, contemplando el salario y pago de impuestos correspondientes y con apego a la ley.
La administración de nómina, por su parte, se refiere a la contratación de un servicio externo que integra todas las tareas relacionadas con la gestión de nómina y administración de personal de una empresa, es decir, que hará la función de patrón de tus colaboradores.
Aquí te presentamos tres diferencias clave entre maquila de nómina y administración de nómina que te pueden ayudar a elegir la mejor opción para ti.
1. Responsabilidad laboral
Con la maquila de nómina, la empresa contratante tiene el registro de nómina de su personal, es decir, mantiene las obligaciones patronales ante las autoridades, mientras que con la administración de nómina estas obligaciones son delegadas al outsourcing contratado, fungiendo como patrón de tu personal.
2. Funciones a desempeñar
La maquila de nómina contempla todas las tareas administrativas y de contaduría relacionadas con el cálculo y pago de salarios, pagos extraordinarios, cuotas, prestaciones y retenciones de impuestos.
Por su parte, la administración de nómina se ocupa del proceso global de administración de personal, desde el reclutamiento, selección, contratación, sumado a las tareas de gestión de pago de nómina, prestaciones e impuestos.
3. Beneficios y adaptabilidad
Pese a que ambos servicios ofrecen beneficios que se pueden traducir en ventajas competitivas, tendrás que evaluar con base en las características, objetivos y necesidades de tu empresa, cuál es la opción que aporta mayor valor para el incremento de tu rentabilidad.
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