La conciencia sobre el cuidado del medio ambiente, la necesidad de mantener la seguridad de los datos confidenciales y la digitalización del mundo laboral han ocasionado que se modernice la manera de entregar distintos tipos de comprobantes, tanto a colaboradores como a directivos, y uno de los documentos que ha atravesado dicha transformación es el recibo de nómina digital.
Si deseas conocer a detalle cuáles son las implicaciones de un recibo de nómina digital, ¡te recomendamos seguir leyendo!
El recibo de nómina digital es un documento proporcionado a través de internet que funge como un comprobante de que los empleadores efectuaron el pago del salario a sus colaboradores.
Anteriormente los recibos de nómina se entregaban impresos y esto en su momento funcionó; sin embargo, la modalidad convencional de entrega de recibos se ha ido desactualizando y desde el año 2014, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) declaró que las empresas estaban obligadas a emitir un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) como recibo de nómina.
Al momento de generar un recibo de nómina digital, es obligatorio que la empresa reciba una copia en formato XML y otra en PDF. La primera es la que será enviada al SAT y la segunda es la que se entrega a los colaboradores.
Desde comprobar una relación laboral hasta respaldar los pagos efectuados a los colaboradores es de suma importancia, ya que puede evitar futuros conflictos. Además de ser importante por ser un comprobante, el recibo de nómina digital es esencial tanto para las empresas como para los colaboradores, ya que ambos reciben beneficios gracias a este documento.
Antes de que te platiquemos sobre ello, es importante recordar que todas las empresas están obligadas a expedir dicho recibo y en caso de no hacerlo podrían hacerse acreedoras a una multa.
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Siempre es muy importante que, tanto los empleadores como los colaboradores, verifiquen que los recibos digitales tengan la información correcta y los sellos digitales que emite el SAT a fin de que sea un recibo legítimo.
Un recibo de nómina digital debe contener la misma información que un recibo convencional, pero si aún tienes dudas sobre cuáles son los elementos que deben incluirse, en esta ocasión realizaremos un repaso por dichos datos.
Los datos principales de un recibo de nómina digital deben ser la información personal del colaborador como su CURP, número de empleado—en caso de que la empresa le haya asignado alguno—, número de seguro social y el nombre de su puesto. Al momento de capturar estos datos es mandatorio asegurarse que no haga falta un número o letra, pues puede ser perjudicial para el colaborador.
A continuación, es esencial incluir información sobre la empresa que realiza el pago, estos datos son la razón social—es decir es el nombre con el que la organización se registró ante el SAT—y su dirección. Cabe destacar que aunque la empresa cuente con varias sucursales, es necesario añadir la dirección de las oficinas centrales.
El monto total del salario debe estar desglosado en el recibo de nómina digital, porque el colaborador tiene derecho a revisar cuánto es el porcentaje que se le descuenta por impuestos, como lo son el impuesto sobre la renta (ISR), el Infonavit y las instituciones médicas como el IMSS o el ISSSTE. También suele suceder que en algunos períodos existe una disminución o incremento del salario y esto es gracias a incidencias como faltas, la prima vacacional, incapacidades, PTU, aguinaldo, entre otros.
Si el desglose del salario no se realiza correctamente, se podrían generar conflictos con los colaboradores, ya que considerarían que la empresa no está siendo transparente con ellos.
En México la instancia encargada de dar validez a los recibos de nómina digitales es el SAT y para lograrlo es necesario que se incluya el certificado de sello digital dentro del recibo. ¿Cuál es la función de este elemento? Dicho certificado se encarga de garantizar un vínculo entre la empresa y su clave pública, además de fungir el papel de una firma digital.
Es muy importante recordar siempre añadir el sello digital emitido por el SAT, ya que de lo contrario, el recibo no será válido, pues esta medida fue implementada para evitar falsificaciones y fraudes.
El recibo de nómina digital es una herramienta poderosa que, sin duda, le traerá a tu empresa grandes beneficios, pues brindarle transparencia a tus colaboradores respecto a su salario, ocasionará que confien plenamente en tu organización.
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