La conciencia sobre el cuidado del medio ambiente, la necesidad de mantener la seguridad de los datos confidenciales y la digitalización del mundo laboral han ocasionado que se modernice la manera de entregar distintos tipos de comprobantes, tanto a colaboradores como a directivos, y uno de los documentos que ha atravesado dicha transformación es el recibo de nómina digital.
Si deseas conocer a detalle cuáles son las implicaciones de un recibo de nómina digital, ¡te recomendamos seguir leyendo!
¿Qué es un recibo de nómina digital?
El recibo de nómina digital es un documento proporcionado a través de internet que funge como un comprobante de que los empleadores efectuaron el pago del salario a sus colaboradores.
Anteriormente los recibos de nómina se entregaban impresos y esto en su momento funcionó; sin embargo, la modalidad convencional de entrega de recibos se ha ido desactualizando y desde el año 2014, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) declaró que las empresas estaban obligadas a emitir un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) como recibo de nómina.
Al momento de generar un recibo de nómina digital, es obligatorio que la empresa reciba una copia en formato XML y otra en PDF. La primera es la que será enviada al SAT y la segunda es la que se entrega a los colaboradores.
Importancia del recibo de nómina digital
Desde comprobar una relación laboral hasta respaldar los pagos efectuados a los colaboradores es de suma importancia, ya que puede evitar futuros conflictos. Además de ser importante por ser un comprobante, el recibo de nómina digital es esencial tanto para las empresas como para los colaboradores, ya que ambos reciben beneficios gracias a este documento.
Antes de que te platiquemos sobre ello, es importante recordar que todas las empresas están obligadas a expedir dicho recibo y en caso de no hacerlo podrían hacerse acreedoras a una multa.
Beneficios para la empresa
- Se reducen los gastos y se incrementa la sostenibilidad ambiental: Al momento de generar los recibos de nómina digitales se ahorran recursos monetarios, pues ya no es necesario hacer uso de papel, tinta y energía eléctrica para imprimir los recibos. Además de obtener un ahorro económico, también es un cambio positivo para el medio ambiente, ya que se disminuye la generación de residuos.
- Se garantiza seguridad: Gracias a los recibos de nómina digitales, los datos son tratados con confidencialidad y no hay peligro de que se haga mal uso de ellos.
- Los procesos de auditoría se facilitan: La digitalización de los recibos permite llevar un control más estricto y esto ocasiona que al momento de que se realicen auditorías sea sencillo saber en dónde están almacenados dichos documentos.
- El departamento de recursos humanos es más eficiente: Debido a que no es necesario imprimir y archivar documentos de manera física, las personas que laboran en el área de recursos humanos pueden dedicar más tiempo a otras actividades que requieran mayor atención y eficiencia.
Beneficios para los colaboradores
- Brinda mayor accesibilidad: Los recibos de nómina digital pueden ser consultados por los colaboradores siempre que ellos deseen y tengan acceso a un dispositivo móvil y conexión a internet.
- Los datos son tratados con confidencialidad: A pesar de que es muy sencillo descargar un recibo de nómina digital desde el portal del SAT, esto no significa que sea menos seguro. A fin de que los colaboradores accedan a sus recibos de nómina será necesario que introduzcan su Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y e.firma o contraseña.
- Los colaboradores cuentan con comprobantes de ingresos: En la mayoría de las ocasiones, cuando los colaboradores buscan obtener un préstamo bancario o realizar trámites burocráticos, se les pide demostrar un comprobante de ingresos y el recibo de nómina digital cumple esta función. Los colaboradores no tienen que esperar a que la empresa les entregue el documento físico, ya que pueden descargarlo en el momento que lo requieran.
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¿Qué debe contener un recibo de nómina digital?
Siempre es muy importante que, tanto los empleadores como los colaboradores, verifiquen que los recibos digitales tengan la información correcta y los sellos digitales que emite el SAT a fin de que sea un recibo legítimo.
Un recibo de nómina digital debe contener la misma información que un recibo convencional, pero si aún tienes dudas sobre cuáles son los elementos que deben incluirse, en esta ocasión realizaremos un repaso por dichos datos.
Datos del colaborador
Los datos principales de un recibo de nómina digital deben ser la información personal del colaborador como su CURP, número de empleado—en caso de que la empresa le haya asignado alguno—, número de seguro social y el nombre de su puesto. Al momento de capturar estos datos es mandatorio asegurarse que no haga falta un número o letra, pues puede ser perjudicial para el colaborador.
Datos de la empresa
A continuación, es esencial incluir información sobre la empresa que realiza el pago, estos datos son la razón social—es decir es el nombre con el que la organización se registró ante el SAT—y su dirección. Cabe destacar que aunque la empresa cuente con varias sucursales, es necesario añadir la dirección de las oficinas centrales.
Desglose del salario
El monto total del salario debe estar desglosado en el recibo de nómina digital, porque el colaborador tiene derecho a revisar cuánto es el porcentaje que se le descuenta por impuestos, como lo son el impuesto sobre la renta (ISR), el Infonavit y las instituciones médicas como el IMSS o el ISSSTE. También suele suceder que en algunos períodos existe una disminución o incremento del salario y esto es gracias a incidencias como faltas, la prima vacacional, incapacidades, PTU, aguinaldo, entre otros.
Si el desglose del salario no se realiza correctamente, se podrían generar conflictos con los colaboradores, ya que considerarían que la empresa no está siendo transparente con ellos.
Sello digital emitido por el SAT
En México la instancia encargada de dar validez a los recibos de nómina digitales es el SAT y para lograrlo es necesario que se incluya el certificado de sello digital dentro del recibo. ¿Cuál es la función de este elemento? Dicho certificado se encarga de garantizar un vínculo entre la empresa y su clave pública, además de fungir el papel de una firma digital.
Es muy importante recordar siempre añadir el sello digital emitido por el SAT, ya que de lo contrario, el recibo no será válido, pues esta medida fue implementada para evitar falsificaciones y fraudes.
Automatización del recibo de nómina digital
Recuerda que la realización de un recibo de nómina digital no debe tomarse a la ligera y es necesario que esté libre de inconsistencias, ya que es un documento importante para los colaboradores. Esto puedes lograrlo a través de la RPA.
La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es la herramienta clave para facilitar tareas relacionadas con el departamento de recursos humanos, pues es bien sabido que los procesos como la creación del recibo de nómina digital, implican acciones manuales como la introducción de datos, realización de cálculos y configuración de prestaciones que, en varias ocasiones, generan retrasos. Sin embargo, la RPA brinda beneficios como:
- Disminución de errores al realizar los cálculos
- Ahorro en el presupuesto
- Generación de reportes detallados
- Incremento en la eficacia de los procesos
- Fácil acceso a los recibos de nómina digital
El recibo de nómina digital marcará la diferencia en tu empresa
El recibo de nómina digital es una herramienta poderosa que, sin duda, le traerá a tu empresa grandes beneficios, pues brindarle transparencia a tus colaboradores respecto a su salario, ocasionará que confien plenamente en tu organización.
Mantén tu empresa a la vanguardia y gestiona la nómina de tus colaboradores con ayuda de la Automatización Robótica de procesos. En GDM te ayudaremos a integrar este software que simplificará tus procesos de recursos humanos.
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