¿Qué es la prenómina y qué información recoge?

Todos los colaboradores mexicanos deben obtener un recibo de nómina al momento de que su pago es realizado, ya sea de manera semanal, quincenal o mensual. Sin embargo, antes de generar la nómina es necesario realizar la prenómina, este paso puede hacer la diferencia entre garantizar un correcto pago del salario o no.  

En esta ocasión, te platicaremos todo lo que tienes que saber sobre qué es la prenómina y por qué no debe ser pasada por alto en tu procesos. ¡Continúa leyendo!

¿Qué es la prenómina?

La definición de prenómina es el cálculo de las horas laboradas así como de las incidencias relacionadas a cada uno de los colaboradores y cabe destacar que estas pueden disminuir o incrementar el monto final que será entregado a los colaboradores el día de pago. 

Este procedimiento es responsabilidad del equipo de contabilidad y recursos humanos, pues ellos cuentan con los conocimientos técnicos y la información precisa sobre las incidencias de los colaboradores. 

¿Cómo hacer una prenómina?

Realizar un procedimiento de prenómina conlleva una serie de pasos en los que es necesario tomar en cuenta distintos factores e incidencias a fin de calcular con exactitud el pago final. A continuación te compartiremos cuáles son los tres pasos clave para realizar la prenómina de manera correcta.

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1. Registra todos los cambios de la plantilla 

En primera instancia se requiere que en la prenómina consideres todos los cambios que han sucedido en la plantilla de colaboradores como altas, bajas y el incremento de sueldo de los colaboradores—en caso de existir una actualización de contrato—. Recuerda que siempre cualquiera de estos cambios deben ser notificados al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) en un periodo máximo de 5 días. 

2. Toma en cuenta las incidencias

Una vez que hayas identificado la información del paso anterior, será momento de analizar a detalle las incidencias de cada uno de los colaboradores. Es importante resaltar que no todas las incidencias generan una disminución de dinero, algunas ocasionan que el saldo final se incremente. 

Con el objetivo de realizar esta inspección para la prenómina, será necesario que le solicites a los encargados de área reportes, en caso de que haya sucedido alguna incidencia de la que recursos humanos aún no se haya enterado tales como retardos, horas extra o falta de registro de la entrada y salida. Existen otro tipo de incidencias de las que el equipo de contabilidad y recursos humanos tiene conocimiento inmediato como: 

• Faltas: Todo dependerá de si las faltas están justificadas o no para saber si es necesario descontar dinero del monto final. 

• Incapacidades: Siempre es fundamental revisar cuál es el tipo de incapacidad y cuántos son los días que cubre. 

• Vacaciones: Al igual que con las incapacidades, es mandatorio corroborar la cantidad de días tomados por cada colaborador a fin de calcular la prima vacacional. 

• Aguinaldo: El pago del aguinaldo se hace en el mes de diciembre y varía dependiendo del sueldo así como de si los colaboradores han cumplido 1 año en la empresa.  

• PTU: Las utilidades se pagan en el mes de mayo y también dependerán de la antigüedad de los colaboradores en la empresa, además de las ganancias obtenidas por el negocio durante el último año. 

• Incrementos de sueldo: También es importante identificar si ha habido recientes actualizaciones de contrato en donde se especifique que el sueldo de algún colaborador aumentará. 

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3. Realiza el cálculo de percepciones y deducciones

Cuando recopiles toda la información que te mencionamos será momento de llevar a cabo el cálculo de percepciones y deducciones. A pesar de que la información de dichas deducciones aún no será incluida en la prenómina sino en la nómina, es importante calcularlas para modificarlas antes de hacerlas oficiales. 

Las percepciones abarcan el salario, las horas extra y los bonos; sin embargo, al salario es necesario descontarle las deducciones. ¿Cuáles son? 

• Infonavit: A fin de que—a largo plazo—los colaboradores puedan obtener una vivienda, es necesario que se les descuente entre el cierto porcentaje del salario. 

• Seguro social: El IMSS o el ISSSTE son las instituciones de salud a las que los trabajadores pueden acudir si requieren atención médica y tienen acceso a ellas ya que se cobran impuestos de su salario. 

• Impuesto Sobre la Renta (ISR): El Impuesto Sobre la Renta se calcula con ayuda de una tabla que se actualiza cada año y es proporcionada por el Diario Oficial de la Federación. 

• Fondo para el retiro: Esta es una deducción opcional y los colaboradores pueden acordar implementarla de la mano de instituciones financieras autorizadas. 

Función de la prenómina en la gestión de nóminas

La prenómina tiene un papel muy importante en el sistema de gestión de nóminas, ya que en pocas palabras, es un borrador de la nómina y esto permite tener una visión general del dinero que debe ser pagado. 

Realizar el procedimiento de la prenómina te brinda la oportunidad de encontrar errores antes de entregar la nómina oficial y así puedes evitar tanto pérdidas de dinero para la empresa como conflictos con los colaboradores al asegurarte de que les pagarás su sueldo íntegro. 

Beneficios de implementar la prenómina

Dentro de las organizaciones es muy importante que cada detalle referente a las finanzas de la empresa sea corroborado de manera meticulosa y el procedimiento de la prenómina no es la excepción, esto debido a que involucra información sensible y en algunas ocasiones confidencial—como lo son las nóminas para personal ejecutivo—. El hecho de implementar una prenómina le brinda múltiples beneficios a tu empresa, ¡estos son solo algunos de ellos! 

Permite llevar un registro de información detallado

Al realizar la prenómina es posible tener un registro correcto de incidencias y horas laboradas por cada colaborador para evitar corroborar información dos veces o ignorar datos importantes que sean la diferencia al pagar la nómina. 

Su automatización permite mayor eficiencia

La empresa Deloitte realizó un estudio llamado Automation with intelligence, en el que se concluyó que ha aumentado un 73% el número de organizaciones que automatiza sus procesos. En el caso de las prenóminas y nóminas, muchas empresas han optado por adquirir softwares que automaticen dicho proceso, ya que de esta manera se evitan fallos en los cálculos y el equipo de recursos humanos puede enfocarse a realizar otras actividades. 

Evita sanciones fiscales 

Además de brindar mayor transparencia a los colaboradores respecto a sus salarios, la prenómina te permite corregir errores o inconsistencias, ya que si las autoridades identifican diferencias entre la constancia de situación fiscal y el timbrado del recibo de nómina podrían comenzar un proceso de investigación y tu organización correría el riesgo de recibir una multa. 

Diferencia entre nómina y prenómina

Al comienzo de este blog te compartimos la definición de prenómina, pero ahora te contaremos qué es la nómina y qué es lo que la diferencia del primer concepto. De acuerdo con la UNAM, la nómina es: «el documento de control administrativo, en el cual se consignan las percepciones y deducciones de uno o varios trabajadores que integran una organización en un periodo determinado». 

A pesar de que ambas son muy similares, existen ciertos factores que los distinguen, como los siguientes: 

Implementa la prenómina en tus procesos

Ahora que ya conoces qué es la prenómina, puedes deducir si es necesario que la implementes en los procesos de tu empresa. Nosotros te recomendamos hacerlo si recientemente has identificado errores de cálculo o consideras que el procedimiento de prenómina le brindaría mayor tranquilidad y transparencia a tus colaboradores. 

En caso de que decidas ponerla en práctica te recomendamos leer nuestro blog titulado: Incidencias de nómina: ¿Qué son y cómo gestionarlas? para que conozcas la estrecha relación que este tema sostiene con la elaboración de la prenómina. 

Si aún consideras que tu empresa requiere asesoría para implementar este proceso, ¡no dudes en contactarnos!