Conoce la importancia del onboarding y cómo éste puede impactar en la gestión de recursos humanos, ya que de este depende en gran medida la relación laboral.
Después de un largo proceso de reclutamiento y selección has encontrado al candidato ideal. Aceptó la oferta y pronto finalizará uno de los procesos más largos y cansados de RRHH. Sin embargo, el proceso no debería terminar con la firma del contrato ya que falta uno de los elementos de los que dependerá la eficiencia del nuevo personal y un alivio en tu carga del trabajo: el onboarding.
Uno de los procesos fundamentales en cualquier equipo es el onboarding. Por el lado de los recién contratados, del onboarding dependerá la primera impresión que genera la empresa en el nuevo colaborador así como el sentimiento de identificación de este hacia el proyecto que está iniciando.
Por el lado de RRHH, el onboarding impacta directamente en el aumento de la carga de tu trabajo y equipo. Es decir, un mal proceso de onboarding puede ocasionar la renuncia del personal, el inicio de un nuevo proceso de reclutamiento, entrevistas largas para encontrar un nuevo candidato y la incorporación de otro empleado, además del papeleo que esto conlleva. Es un largo e importante proceso para la organización, pero gracias a un software de RRHH podemos ayudar a que sea un proceso estandarizado, confiable y eficaz, lo que facilita el trabajo para las empresas con más de 250 colaboradores.
A continuación, te explicaremos detalladamente qué es el onboarding y sus implicaciones en RRHH, además, compartiremos contigo algunos aspectos básicos para una gestión de onboarding eficaz.
¿Qué es el onboarding?
El onboarding es el proceso de inducción de un nuevo empleado, en el que se trata de familiarizarse con su nuevo equipo, así como la cultura laboral, políticas de la empresa y formas de operar el negocio.
Esto implica crear un entorno en el que se sienta lo suficientemente cómodo para interactuar libremente con sus compañeros y trabaje en un ambiente de cordialidad.
Durante este proceso, el nuevo colaborador deberá completar los trámites necesarios para su incorporación legal a la empresa. Por su parte, el equipo de recursos humanos se encargará de verificar que la persona cuente con las herramientas necesarias para hacer bien su trabajo.
Otro elemento importante en el proceso de onboarding es el conocimiento, si bien lo ideal es establecer un programa de capacitación constante que permita el desarrollo del empleado, es necesario que el onboarding cuente con cursos, talleres o seminarios para proveer al nuevo elemento de las capacidades que necesita para desempeñar su trabajo en un inicio.
¿Cuál es la duración del onboarding de personal?
El onboarding es un proceso que va mucho más allá de firmar documentos, por ello su duración debe ser la suficiente para permitir al empleado adherirse de forma cómoda al equipo de trabajo y su rol dentro de la empresa.
La duración formal de un onboarding puede variar entre 30 días, 60 días y 90 días, sin embargo, hay empresas que extienden este plazo a 180 días o incluso a un año. Durante este periodo, el nuevo elemento contará con todo el apoyo necesario para volverse competitivo en el puesto que desempeña, repartiendo las actividades entre las semanas que dure el proceso.
- Una semana: Asegurar el cumplimiento de trámites administrativos, familiarizar al empleado con su posición, presentarle las políticas de la empresa.
- De una semana a tres meses: Capacitar al empleado para realizar su trabajo. Presentarlo con su equipo para que conozca las funciones de cada quién y se fortalezca la cultura organizacional.
- Tres meses a seis meses: Evaluar su desempeño y asegurar que cuentan con todo lo necesario para realizar su trabajo de la mejor manera.
- Seis meses a un año: En este tiempo, el colaborador debe haber desarrollado un conocimiento completo sobre su función, el mercado, la empresa y la industria, así como la cultura organizacional y la forma de trabajar.
Mejores prácticas del proceso de onboarding de personal
El onboarding de un nuevo colaborador es la oportunidad ideal para desarrollar en tus colaboradores un sentido de identidad sólido, mismo que se verá reflejado en un mayor compromiso y mejor desempeño de su parte. Además, te ayudará a crear un entorno de armonía en el que imperen los valores de la empresa.
Dada la relevancia de este proceso, el onboarding debe ir más allá de un folleto corporativo o de un paseo presentando al nuevo integrante del equipo. Para garantizar la eficiencia del onboarding, hay algunas acciones que vale la pena conocer y llevar a cabo.
Personalizar y automatizar tareas
Existen herramientas digitales que te ayudarán a agilizar el onboarding por medio de la automatización de actividades como la firma de contrato, presentaciones de inducción, incluso ofrecen la posibilidad de descargar manuales, rutas de aprendizaje, reglamentos y todos los documentos que el empleado necesita conocer.
Esto no solo permitiría que los nuevos miembros del equipo comiencen a trabajar de inmediato, sino que también puede brindarles un sentido de pertenencia y una oportunidad para que aprendan más sobre la empresa, el departamento y los miembros del equipo desde el primer día.
Asimismo, automatizar este proceso beneficiará al departamento de RRHH al eliminar horas de trabajo administrativo al eliminar tareas repetitivas o tediosas.
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Diseñar un flujo de trabajo
Otra de las acciones necesarias para optimizar el onboarding es la configuración de un flujo de trabajo ágil, de manera que el nuevo elemento no se sienta confundido entre los distintos trámites y actividades que debe realizar durante sus primeros días.
En este sentido, el uso de una plataforma especializada en gestión de recursos humanos será de mucha ayuda, ya que permite el uso material que funja como apoyo gráfico para el flujo de trabajo. Además, hay algunas plataformas que pueden permitir calendarizar las distintas tareas, así como crear recordatorios, lo que elimina el engorroso seguimiento de pendientes y te permite concentrarte en la parte estratégica de la incorporación.
Usar un cronograma
Asegurar el cumplimiento del flujo de trabajo no se trata sólo de diseñarlo. Si deseas que el proceso de onboarding sea más eficiente, es necesario crear un cronograma que sirva como la pauta para realizar todas las actividades necesarias en el tiempo previsto.
Algunos programas ofrecen plantillas de onboarding que son de gran utilidad si es la primera vez que tu empresa implementa este tipo de procesos. En estas herramientas es posible programar todas las tareas necesarias durante el primer día, primera semana, así como establecer lo que debe suceder a lo largo de su recorrido.
Mostrar con claridad las políticas de la empresa
Una de las principales razones por las que muchos empleados abandonan un empleo durante el primer año es que no recibieron suficiente información sobre las políticas de la empresa cuando fueron incorporados y posteriormente se sienten agraviados en alguna situación particular.
Un proceso de incorporación exitoso puede mejorar la retención de nuevos empleados hasta un 82%.
Fuente: Glasdoor
Los descuentos por llegar tarde a la oficina, o no tramitar a tiempo un permiso para ausentarse de su posición, el protocolo para solicitar vacaciones, son ejemplos de puntos críticos que suelen tener muchas personas al incorporarse a una empresa.
En este caso, un manual detallado que se comparte con los empleados desde el principio es una excelente manera de garantizar que tengan toda la información que necesitan cuando comienzan el nuevo empleo. Esto se puede entregar a través de su plataforma de recursos humanos, o incluso a través de la intranet de la empresa.
Consideraciones finales
El onboarding es un proceso muy importante en la relación laboral, ya que te ayudará a inculcar en tus nuevos elementos los valores y la cultura de la empresa, de manera que realicen su trabajo lo más apegado a los objetivos de la organización.
Retener al talento depende en gran medida de cómo se incorporen a tu compañía. Si no lo hacen de manera óptima, pueden perderse, lo cual dará como resultado otro ciclo de contratación, mismo que impacta en los costos operativos de recursos humanos.
El éxito del onboarding depende de la eficiencia del flujo de trabajo que se haya trazado. Cuanto más rápido se prepara a los colaboradores para hacer su trabajo, más rápido es probable que se conviertan en miembros valiosos y contribuyentes de la organización.
Por ello, es muy importante aprovechar las herramientas tecnológicas, tales como el software de recursos humanos, que te permitirá programar de forma efectiva los flujos ideales para el onboarding de tu empresa.
En GDM, contamos con especialistas capacitados para orientarte en la implementación de herramientas tecnológicas para facilitar tu gestión de RRHH. Recuerda que siempre hay una solución particular para tus necesidad y en GDM podemos ayudarte.
