El manejo de nómina es una tarea que debe realizarse con máxima precisión para evitar multas y diversas sanciones.
Uno de los puntos que requieren de mayor cautela y claridad en la administración de una empresa es sin duda el manejo de nómina. Aunque, por definición puede parecer sencillo, la exactitud en los cálculos es un factor determinante para evitar posibles complicaciones, sobre todo cuando tu plantilla laboral supera los 250 colaboradores.
Se trata de un desafío al que todas las compañías se enfrentan, algunas están más acostumbradas que otras, sin embargo, siempre es posible optimizar este proceso para hacerlo más eficiente, es decir, que su ejecución sea impecable y el tiempo y esfuerzo empleados sean mínimos.
El manejo de nómina es una actividad tan delicada, que realizarlo de forma descuidada puede provocar consecuencias que van desde una mala organización, hasta multas e incluso sanciones fiscales y jurídicas.
¿Qué implica la elaboración de la nómina para el departamento de recursos humanos?
Muchos son los procesos y tareas que el departamento de recursos humanos debe realizar, desde el reclutamiento y selección, capacitación, etc.; sin embargo, es el manejo de nómina uno de los más importantes, no sólo para esta área, sino para la administración de toda la empresa, ya que su alcance tiene implicaciones legales.
Para los ejecutivos de recursos humanos representa un desafío mayúsculo, toda vez que se requiere de un equipo multidisciplinario, o bien, que las personas encargadas de tales actividades adquieran los conocimientos y habilidades que les permitan desempeñarse con apego a la ley y al orden, tanto fiscal como administrativo.
Uno de los pasos que vuelven más complejo el manejo de nóminas es el cálculo de pagos variables, como las comisiones, bonos por desempeño o puntualidad, primas vacacionales, descuentos por retardos o inasistencias, etc.
Esta tarea requiere de gran precisión para evitar errores que se traduzcan en salarios incorrectos o falta de cumplimiento con las obligaciones patronales por parte de la empresa, en el caso de las disposiciones que marca la ley.
Por lo anterior es necesario conocer algunas prácticas que son dignas de llevar a cabo para garantizar el correcto manejo de nómina.
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Programar todas las tareas
Un aspecto fundamental para gestionar los pagos y obligaciones fiscales consiste en no dejar nada a la improvisación, es necesario realizar calendarios con fechas estratégicas para realizar cada tarea, de forma que nada se convierta en una carrera contra el tiempo.
Independientemente del tipo de régimen fiscal al que pertenezcan tus colaboradores, todos los salarios pueden ser programados para aprovechar mejor el tiempo y evitar descuidos.
Recuerda que trabajar bajo presión es uno de los factores que más contribuyen a cometer errores, por lo que debes realizar una planificación y apegarte a ella.
Contar con información actualizada y organizada
Tener un registro nutrido con los datos personales actualizados de cada uno de tus colaboradores es una de las claves para el buen manejo de nómina, ya que emitir pagos y deducciones con información obsoleta representa un riesgo, toda vez que puede causar multas y en el mejor de los casos, pérdida de tiempo y daño en la relación laboral.
También es necesario tener a la mano los datos bancarios que se requieran, tanto de tus trabajadores como de la empresa, es decir, verifica que la cuenta de la que saldrán las transferencias o cheques es la correcta y que cuente con los fondos actualizados.
Omitir esta revisión básica puede acarrear grandes problemas que impliquen el incumplimiento o retraso en salarios, así como problemas administrativos.
Adopción de la tecnología
Para realizar todas las actividades anteriormente descritas y eficientar tu manejo de nómina es imprescindible contar con la tecnología necesaria.
Existen gestores digitales que te permiten automatizar los procesos relacionados con el pago de salarios e impuestos, reduciendo, así, la posibilidad de cometer errores humanos. Con un software de nómina podrás calcular descuentos o incrementos salariales, retenciones por obligaciones fiscales, certificar recibos y enviarlos a tus colaboradores, todo esto con gran velocidad y exactitud.
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Aunado a esto, la tecnología permite una mayor integración entre los sectores administrativos de la empresa, de manera que la información se centraliza en un solo lugar, facilitando la comunicación y el intercambio de datos entre áreas cómo recursos humanos, finanzas y administración.
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