Conoce toda la información que necesitas para integrar un expediente laboral de manera correcta.
Una de las tareas más importantes dentro del área de recursos humanos es integrar un expediente laboral de manera correcta para cada uno de los colaboradores. Se trata de una actividad que debe realizarse con cautela para que la gestión del personal sea efectiva y evites problemas potenciales como demandas laborales o sanciones por parte de la autoridad.
Recuerda que el expediente laboral es un compendio de información detallada sobre el trabajador y su relación con la empresa, por lo que es importante que los ejecutivos de administración del personal, así como los empresarios y directivos, tengan una idea clara de lo que debe contener.
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¿Qué debe incluir el expediente laboral?
Para integrar un expediente laboral de forma correcta es necesario incluir documentos que brinden información tanto de la persona, así como de las obligaciones que cumple para con la empresa y viceversa, es decir, en el archivo es necesario documentar la relación empleado-patronal.
De manera que los documentos contenidos en el expediente deben responder a un orden de tres tipos, principalmente:
- Información personal. Los primeros datos que deben recabarse para el archivo en cuestión son de carácter personal, empezando por el currículum vitae, ya que es este documento con el que se inicia la relación laboral, además de esto es necesario recabar CURP, certificados de estudios, RFC, número de seguro social, pruebas psicométricas y técnicas, etc.
- Información laboral. Este orden se refiere a los datos que documentan la conducta y la trayectoria de cada persona en una empresa, entre los que se incluyen: contrato, constancias de capacitaciones, reconocimientos, actas administrativas o amonestaciones, entre otros. Esta información es particularmente relevante al momento de dar de baja a un elemento con el sustento necesario.
- Información de la empresa. Es necesario incluir documentos que den constancia del cumplimiento de obligaciones de la empresa para con el empleado, como los talones de pago de nómina, comprobantes de cotizaciones del IMSS o el SAT, solicitudes de vacaciones, etc.
¿Por qué y cómo se almacenan los documentos?
Integrar un expediente laboral es sumamente necesario por varios motivos, que tienen que ver tanto con la operación de la empresa, así como con la gestión del personal, sin olvidar el cumplimiento con la legislación mexicana, ya que este archivo es fundamental para evitar posibles demandas laborales, así como sanciones futuras.
Este compendio de información es de gran utilidad para realizar una correcta perfilación de los colaboradores y asegurarse de que cuentan con las competencias necesarias para desempeñar su función de la mejor manera posible.
Además el expediente laboral es un vehículo para garantizar el cumplimiento de los trámites administrativos durante su estancia en la organización, por lo que tenerlo en orden es necesario para eficientar las tareas del departamento de recursos humanos.
Sin embargo, una de las funciones más importantes de este archivo es el de documentar de manera legal las acciones, tanto del trabajador como de la empresa, para evitar confrontaciones y dar cumplimiento a las normas legales.
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Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares
Por la delicadeza de la información contenida, el trato del expediente laboral, así como su acceso y consulta, es totalmente confidencial y se encuentra protegida por las autoridades.
En México, Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares es el documento creado para regular el uso que se da a este tipo de información.
Dicha legislación establece como obligatorio contar con el aviso de privacidad debidamente aceptado y rubricado por la persona propietaria de la información, de manera que esté enterada del trato que se dará a sus datos, así como quien o quienes son los responsables de garantizar la privacidad.
Aviso de privacidad
La normativa mexicana define a este concepto como: “aquel documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que es puesto a disposición del titular, previo al tratamiento de sus datos personales”.
De tal forma que toda empresa está obligada a emitir el aviso de privacidad y darlo a conocer a la persona implicada. Este documento cuenta con un formato que debe ser respetado cumplir con dicha ley, en cual debe contener al menos los siguientes puntos:
- Identidad y domicilio del responsable que los recaba.
- Definir las finalidades del tratamiento de datos.
- Opciones y medios que el responsable ofrezca a los titulares para limitar el uso o divulgación de los datos.
- Los medios para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición, de conformidad con lo dispuesto en esta Ley
- Las transferencias de datos que se efectúen a otros entes, en caso de aplicar.
- El procedimiento y medio por el cual el responsable comunicará a los titulares de cambios al aviso de privacidad, de conformidad con lo previsto en esta Ley.
Cumplir con lo dispuesto en por la legislación mexicana es de suma importancia si quieres que tu empresa continúe funcionando, ya que, de no hacerlo, te expones a multas que pueden ir desde los 100 hasta los 320 mil días de salario mínimo, tomando como referencia el que se encuentre vigente en la capital del país a la fecha del dictamen, así como sanciones que pueden incluir la suspensión de operaciones.
Usa la tecnología a favor de la empresa
Para integrar un expediente laboral de la manera ideal, es decir, que te ayude tanto a perfilar correctamente a tus colaboradores según sus competencias, así como para agilizar la administración de recursos humanos, cumplir con la ley en cuestión y evitar tanto, sanciones, multas y posibles demandas laborales, es recomendable contar con las herramientas laborales que te permitan centralizar la información y garantizar su privacidad.
Para dicho fin existe software especializado en la gestión de personal que es de suma utilidad para salvaguardar toda la información sensible, respaldarla y facilitar su consulta únicamente para el personal previamente autorizado.
Con esta tecnología, cumplir con las leyes mexicanas es realmente fácil, ya que se puede automatizar la formulación de los avisos de privacidad, entre muchos otros documentos como contratos, actas administrativas, constancias, etc.; así como programar recordatorios y acciones automáticas para cumplir con todas las disposiciones oficiales.
Resguardar de forma adecuada los expedientes laborales es importante y su tiempo también, por lo que contar con un buen sistema de gestión de la información es esencial para liberar a los gerentes y diversos departamentos de tareas repetitivas que consumen tiempo.
La digitalización de los procesos de RH es fundamental para adaptarse a los cambios en el mundo laboral y la expansión del trabajo remoto, por lo que digitalizar los datos de tus colaboradores, así como de la documentación cotidiana de tu empresa, puede mejorar el funcionamiento de tu organización.
Implementar la digitalización en las organizaciones es una ventaja competitiva para las empresas en el contexto actual y contar con las herramientas digitales adecuadas te ayudará a lograrlo fácilmente.
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