La correcta gestión de ambos tipos de expediente laboral es fundamental para la administración de recursos humanos.
La administración de recursos humanos comprende una serie de actividades y procesos que se repiten cíclicamente con cada uno de tus colaboradores. Para que la gestión sea efectiva y práctica es necesario conocer los instrumentos elementales y saber utilizarlos en favor de la organización y los trabajadores.
Entre los elementos más importantes para administrar el personal se encuentra el expediente laboral, un archivo fundamental que dará evidencia de la relación empleado-patronal en todo momento.
¿Qué es un expediente laboral?
Un expediente laboral es un compendio de documentos que contienen información detallada de cada uno de los colaboradores de tu empresa, en él se registra desde el proceso de reclutamiento y selección, hasta la baja de la empresa, así como todas las etapas que se encuentran intermedias.
El objetivo del expediente laboral es gestionar de manera eficiente y personalizada todos los trámites administrativos que se llevan a cabo durante la relación laboral.
Salvaguardar la información valiosa de los empleados y su relación con la empresa, de tal forma que si el día de mañana hay un cambio en los ejecutivos de recursos humanos, cualquier persona autorizada pueda conocer la trayectoria de cada trabajador, también es parte de la misión de estos archivos.
Pero el expediente laboral no sirve sólo para establecer un registro del trabajo que desempeña un empleado, sino que permite la elaboración de un perfil para conocer qué habilidades posee, cuáles debe desarrollar y dónde puede ser de mayor utilidad para la empresa.
¿Qué debe contener el expediente laboral de un empleado?
El expediente laboral es un apartado que recopila y documenta toda la información generada durante la estancia de una persona en la compañía, desde las obligaciones entre patrón y empleado, así como el cumplimiento de la legislación dispuesta para ambas partes.
Con el fin de agilizar la organización de los datos contenidos, es recomendado dividir el almacenamiento en tres aspectos básicos:
- Datos personales. Se trata de aquella información que trata exclusivamente del trabajador, como: domicilio, grado y constancia de estudios, CURP, número de seguro social, currículum vitae, cartas de recomendación, exámenes psicométricos, datos bancarios, por mencionar algunos.
- Datos laborales. Son todos aquellos que dan fe de la interacción y las obligaciones del empleado hacia la compañía, por ejemplo: contrato, cartas responsivas por asignación de material o equipo, constancia de capacitaciones, etc.
- Datos de la empresa. Este apartado se refiere a los documentos que respaldan los deberes cumplidos por parte de la compañía hacia el trabajador, como son: comprobantes de pago de nómina, cotizaciones ante el IMSS o el SAT, formatos de vacaciones, incapacidades o cualquier otra prestación.
¿Por qué es necesaria una buena gestión del expediente laboral?
El expediente laboral, además de ser la unidad fundamental para documentar la trayectoria de cada empleado en la compañía, es el medio principal que utiliza el ejecutivo de recursos humanos para gestionar todos los trámites administrativos requeridos, tanto por el patrón, como por el empleado.
No se trata de un simple archivo, sino de un medio de comunicación imprescindible, por lo tanto, requiere ser tratado con seriedad y compromiso.
Alberga una gran cantidad de información sensible, lo que significa que su consulta es confidencial, por lo que la empresa, tanto como el personal encargado de su manejo, está en obligación de garantizar su privacidad.
De manera que la gestión correcta del expediente laboral implica agilidad para los procesos administrativos, así como seguridad para los datos contenidos. Para lograr esta combinación es recomendable utilizar las herramientas digitales que han revolucionado el mundo de los recursos humanos.
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¿Expediente físico o virtual
Aunque se trata básicamente de un mismo archivo, existen dos tipos de expediente laboral en la actualidad: el físico y el virtual. Actualmente el expediente laboral electrónico ha sido adoptado por más empresas; sin embargo, el papel del archivo físico sigue siendo relevante en muchas organizaciones. A continuación te compartiremos las principales ventajas y desventajas de los expedientes físicos y virtuales.
¿Cuáles son las ventajas de los expedientes físicos?
Los expedientes físicos son más comunes principalmente porque la tecnología y el uso de archivos digitales es reciente. Entre las principales ventajas que podemos encontrar están.
- Seguridad: Poder confiar en la información física frente a documentos totalmente digitales puede ofrecer la sensación de seguridad. El poder tener un registro impreso de firmas y documentos puede hacer sentir en cierto modo más seguridad en caso de algún problema legal.
- Accesibilidad: La documentación física no depende de dispositivos con acceso a internet, en otras palabras, ofrece la facilidad de poder acceder a ellos y llevarlos sin depender de batería o conexión inalámbrica.
¿Cuáles son las ventajas de los expedientes electrónicos?
El panorama actual en el que estamos inmersos ha llevado a que la adopción de herramientas tecnológicas sea más frecuente en las organizaciones. Las empresas que cuentan con personal trabajando de forma remota han empezado a migrar a otras formas más allá del ámbito físico buscando responder a las necesidades de sus colaboradores y de la organización. Entre las ventajas que los expedientes electrónicos pueden proveer a una empresa están:
- Facilidad de acceso. El uso del software y el almacenamiento de acceso no solo de los expedientes laborales sino a todo tipo de documentos desde cualquier lugar, siempre considerando que el usuario esté autorizado. Asimismo, el tiempo para localizar un documento específico puede reducirse a una simple búsqueda con palabras clave o filtros personalizados.
- Sustentabilidad y reducción de costos. El expediente laboral virtual suele albergarse en apartados en la nube, lo cual significa que el espacio físico que requiere para su almacenamiento es mínimo. Esto implica un enorme ahorro en costos operativos, tanto por concepto de renta de inmuebles, como de mantenimiento y personal para cuidarlos.
Por otro lado, si se considera la gestión administrativa en papel el costo de la inversión en un software se amortiza rápidamente al disminuir el gasto por el manejo de papeles, que en el caso de muchas empresas es una cantidad considerable. - Protección de la información. Debido a que la documentación electrónica es un tema ligado al internet y a la tecnología pueden surgir preocupaciones sobre la seguridad de los datos; sin embargo, los principales desarrollos de software especializado en recursos humanos cuentan con estructuras lo suficientemente robustas para garantizar la privacidad de la información, la consulta de los documentos es permitida sólo para el personal debidamente autorizado y ofrecen actualizaciones que permiten al usuario tener siempre los mejores sistemas.
- Automatización. Entre las múltiples ventajas de contar con software de gestión documental está la automatización de ciertas tareas. Contar con herramientas para gestionar documentaciones de forma electrónica ofrece a la empresa la oportunidad de aumentar su efectividad al automatizar tareas relacionadas que conllevan tiempo y disminuir el riesgo de errores por factor humano como la elaboración de contratos, constancias, actas administrativas, entre otros.
- Aumento de la productividad. Una de las principales razones por la que muchas organizaciones optan por la gestión documental electrónica es por el aumento de la productividad. La posibilidad de acceder a información desde cualquier momento y lugar, aunado a la automatización de documentos permite a los colaboradores centrarse en tareas de alto valor así como evadir errores humanos.
De igual manera, los software de rh que cuentan con módulos específicos para la gestión documental puede ser utilizado más allá del área de recursos humanos, es decir, que muchas de las funcionalidades pueden implementarse en otras áreas cómo contabilidad o finanzas.
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¿Cómo elegir la mejor opción entre la gestión documental física o electrónica?
No se trata de una competencia entre ambos tipos de expediente laboral, sino que uno es la evolución del otro, ya que además ofrece respaldo de la información en todo momento. Adicionalmente, existen instrumentos como las firmas electrónicas y certificados digitales que dan legalidad a los documentos en cuestión.
Ambas formas de gestión de documentos ofrecen ventajas y desventajas por lo que es necesario considerar las características y necesidades de su negocio; sin embargo, una no excluye a la otra y lo más recomendable es contar con un equilibrio entre ambas.
El expediente físico sigue siendo utilizado frecuentemente por muchas empresas por la facilidad que estas encuentran para recabar y actualizar firmas o documentos cambiantes, entre otros factores. En este caso, los archivos físicos pueden resguardarse en un lugar seguro que servirá como respaldo a los documentos digitales, los cuales estarán disponibles para uso diario.
De tal forma, que en caso de ser necesario presentar documentos originales, bastará con revisar los archivos en resguardo. Esta práctica permitirá que la empresa logre mejores resultados en la gestión ya que podrá organizar archivos, facilitará accesos, aumentará la productividad y optimizará los flujos de trabajo.
El uso del expediente virtual más que una moda pasajera o una cuestión de lujo, es una tendencia cada vez más establecida en todo el mundo por una gran cantidad de empresas que responde a las necesidades que su personal y mercado tienen.
Esta migración hacia un ámbito virtual no se limita exclusivamente a la gestión documental, sino que algunas organizaciones no solo adquieren herramientas exclusivas para una función (gestión documental, creación de nómina, etc.) sino que optan por implementar softwares que abarquen múltiples operaciones con el propósito de centralizar todo al mismo tiempo que disminuyen costos y procesos.
Cabe destacar que la implementación de este tipo de software promueve el trabajo colaborativo y facilita el proceso de la información. Adicionalmente, algunos ofrecen circuitos de validación para simplificar los procesos y aumentar la eficiencia facilitando la gestión de proyectos, reduciendo errores y garantizando trazabilidad.
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