Los programas de gestión de nóminas pueden ayudarte a eficientar tiempos, esfuerzos, costes y aumentar la productividad de tus colaboradores.
La automatización de muchos procesos que son necesarios para el funcionamiento de una empresa ya es una realidad, pero, también se ha convertido en necesidad, puesto que te permite estar a la par de tu competencia.
Sin mencionar que, además de ayudarte a eficientar los resultados, de igual forma evita que surjan errores graves por una mala administración y organización.
Esto es posible gracias a la tecnología enfocada en la gestión empresarial, tal como lo es el software de nómina. Este puede proporcionar ventajas primordiales que optimizarán tu proceso de nómina. Es decir, que será mucho más eficaz y propiciará un claro aumento en la productividad de tu empresa.
5 ventajas de un software de gestión de nóminas
Probablemente sea un momento del mes en el que te cueste mucho tiempo y dinero el resolver la entrega de las nóminas, tal vez no has podido revisar que no se haya implementado un cambio en las regulaciones de los impuestos, hiciste pagos duplicados, etc.
Todas estas situaciones mantienen en constante estrés a tu equipo de trabajo, tanto a los encargados como al resto de los empleados. Algo que puede causar inconformidad, una reducción en la productividad, problemas legales y demás inconvenientes.
Sin embargo, estos problemas pueden desaparecer mediante un programa de gestión de nóminas que te ayudará a que pagues de forma oportuna y eficiente. A continuación, te enlistamos sus ventajas:
1. Optimiza tiempos y reduce costes
Para tener una relación saludable con todos tus empleados, es importante respetar todos los acuerdos de su contratación. Uno de esos puntos acordados es la nómina, en la que se establece que se les entregue en tiempo y forma su pago.
Sin embargo, esto no es sencillo cuando tienes que entregar las nóminas a decenas de empleados, tanto internos como externos, descontar los porcentajes de impuestos y prestaciones, analizar su productividad, etc.
En un programa de gestión de nómina, se puede automatizar este proceso, para que cada nómina llegue en los tiempos correctos por medio de depósitos directos a cada uno de los miembros de tu organización. Así todo tu personal estará satisfecho, ya que hay un procedimiento claro y eficaz para recompensar su esfuerzo.
Además, los cálculos serán realizados sin margen de error, lo que evitará la fuga de capital, por la entrega de más dinero o por no cumplir con las regularizaciones de impuestos, fiscales, del SAT, etc.
El software de nómina optimiza los tiempos del proceso de pago de nóminas y te ayuda a minimizar costes.
2. Reduce errores
Otro beneficio es que tiene como objetivo la reducción de errores en cualquier proceso referente a la entrega de la nómina. Uno de ellos es que puede realizar el cálculo exacto que corresponderá a la nómina de cada mes, quincena semana o día; según sean las necesidades de tu empresa.
Algo que puede lograr debido a que es un software accesible para ser programado y configurado constantemente según se requiera. Para realizar los ajustes de las variantes que se puedan dar durante el proceso de la nómina.
Por ejemplo, una reducción de salario o aumento, que podrían deberse a un ausentismo del personal o en caso contrario, a un bono extra como recompensa.
También, por las modificaciones que se realizan según las leyes de impuestos, los requerimientos para las declaraciones de hacienda y del SAT, cambios bancarios, entre cualquier otra necesidad.
El programa de gestión de nómina te ayudará a ahorrar tiempo y asegurar una disminución de errores que afecten la estabilidad de la empresa y que pueden ocurrir por algún cambio de última hora o la falta de algún dato relevante.
3. Automatiza los procesos
Claramente la ventaja más recalcable es la automatización de los procesos de la nómina. Como vimos en los puntos anteriores, optimiza el tiempo, la organización y las modificaciones que se requieran. Es decir, que tiene la habilidad para la deducción y realización de cualquier tipo de acción.
Esto a su vez, va a mejorar la efectividad de tu personal de nómina, pues tendrán una herramienta para poder contabilizar y realizar con más habilidad o facilidad los procesos requeridos.
Por ejemplo, para enviar los depósitos directos de cheques a las cuentas bancarias de tus empleados, ya que puede realizarlos repetidamente en la fecha en que sea programado. Incluso, hasta es posible señalar automáticamente la fecha de contratación o finalización del contrato de cualquier miembro de tu personal y entregar su finiquito.
Es ideal para la gestión de la nómina de tu empresa, te ayuda a tener en orden tu información y dar el seguimiento correspondiente.
4. Seguridad y disponibilidad de la información
El programa de gestión de nómina también permite alimentar una base de datos, con toda la información de los empleados: sus horarios, salario, el tipo de prestaciones que tienen, etc.
Con el objetivo de que tengas la disponibilidad, en el momento que requieras, de acceder a todos los datos necesarios.
Asimismo, ayuda a resguardar la información valiosa de tu empresa. Un proceso que se realiza siempre bajo un riguroso protocolo de protección debido a que se incluye información personal y privada del personal.
5. Mayor y mejor control de la nómina
Al ser un sistema multioperativo podrás tener un mejor control de cada proceso de nómina que realices en tu empresa. Gracias también a que permite dar un seguimiento constante y llevar un registro de cada movimiento que se haya generado.
De forma que puede resolver las entregas de las nóminas, realizar los ajustes requeridos, así como, facilitar la archivación de toda la información generada, sea relevante o no.
La ventaja es que puedes solicitar a tu proveedor que lo adapte a todas las necesidades de tu empresa, ya sea para mejora o simplemente para automatizar procesos.
Como por ejemplo, solicitar acceso remoto al software para poder realizar algún movimiento o revisar la información a distancia. Hasta tener un control seguro de todas tus sucursales, con lo que ahorrarías tiempo valioso al no hacer las auditorías presenciales constantemente en cada sucursal.
Los procesos de nómina ya no te quitarán el sueño. Tendrás el control y la facilidad de la automatización para realizar procesos y dar soluciones.
5 desventajas de implementar un programa para la gestión de nómina
Todo proceso de mejora lleva implícitos cambios, tal es el caso de la tecnología. Así como hay ventajas con la automatización, también pudieran haber posibles desventajas.
Por lo que si estás pensando en implementarlo, te puede interesar conocer estos aspectos.
1. Gestión del cambio
Uno de los grandes mitos de la automatización es que puede reemplazar las tareas de los colaboradores, sin embargo, esto no es así. En nuestra experiencia, los departamentos que implementan un programa de gestión de nómina son más prósperos y eficientes.
Es decir, al enfocar los esfuerzos de RRHH en las funciones que verdaderamente importan, tienen la capacidad de abordar una mayor cantidad de proyectos y atender a colaboradores satisfechos.
Para aminorar esta desventaja, lo mejor será preparar al personal para hacerle frente a los cambios que se implementaran.
2. Costos de inversión
Implementar un software para la gestión de la nómina implica una inversión inicial considerable. Sin embargo, este factor debe analizarse en comparación con los beneficios que generará en términos de productividad y cumplimiento.
3. Inconsistencias en la información
Otra de las desventajas que podrían darse, son las inconsistencias en la calidad del trabajo, por ejemplo, los salarios podrían no ser la cantidad adecuada, los impuestos no ser deducidos correctamente, no estar acordes a las deducciones fiscales etc. Sin embargo, esto depende del programa de nómina que elijas, así como del soporte técnico que podría darte el proveedor.
4. Deficiencias en la ejecución
Partiendo desde este punto, es muy importante que los colaboradores cuenten con la capacitación adecuada para ejecutar las herramientas, de poco vale contar con la mejor tecnología si esta no juega a favor de las personas.
Tener a la mano una herramienta que automatiza procesos que te quitan tiempo valioso y provocan fugas de capital, es una ventaja que te hará resaltar y posicionar a la par de tu competencia.
5. Invertir tiempo en la planeación y estrategia
En relación a los párrafos anteriores, antes de elegir un software de nómina para el área de recursos humanos, debes tener en cuenta aspectos, como:
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¿Qué objetivo y metas se tienen al sumar este sistema a recursos humanos?
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¿Qué impacto se espera obtener al implementarlo?
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¿Cómo medir los resultados?
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¿Cuáles serán los plazos?
Ahora que ya conoces las ventajas y desventajas de un software de nómina, recuerda que para elegirlo puedes acercarte a tu proveedor de confianza, así como adquirir una demo antes de decidirte.
