Elaborar sistemáticamente reportes de nómina te ayudará a agilizar tareas como el cálculo del reparto de utilidades, así como a tomar mejores decisiones estratégicas.
La gestión correcta de la nómina en cualquier empresa, va más allá de pagar a los trabajadores cada quincena. Si bien es cierto que para saldar los salarios se requiere una larga lista de pasos que deben seguirse con cuidado, la tarea no termina ahí.
Luego de enviar los recibos a todos tus colaboradores es necesario realizar un reporte de nómina, ya sea inmediatamente después de cada pago, como es lo ideal, o con una periodicidad distinta, pero es importante realizarlos sistemáticamente.
¿Qué es un reporte de nómina?
El reporte de nómina es un documento, posiblemente una hoja de cálculo, en la que se registran todos los movimientos contables y fiscales que se realizaron durante el periodo que indica el mismo, generalmente va de la mano con cada periodo de pago.
Su objetivo principal es dejar evidencia de todos los pagos y deducciones para que esta información pueda ser aprovechada en un futuro, tanto para auditar las transacciones, como para realizar planeaciones estratégicas que permitan tomar decisiones inteligentes en cuanto a la administración de recursos, tanto humanos como económicos.
De tal forma, se trata de una compilación de datos que facilita la consulta de información. Al igual que otros informes, el reporte de nómina puede realizarse a partir de diferentes períodos, según sea necesario para la empresa, sin embargo, es recomendable realizarlo mensual y anualmente, además de cada proceso de pago.
En este documento se detallan todos los elementos contenidos en cada recibo de nómina que se envía a cada empleado luego del pago correspondiente, como percepciones y deducciones, sueldo base, etc. De manera que engloba una gran cantidad de información, toda vez que su finalidad no es resumir, sino por el contrario, centralizar los datos en una sola base de consulta.
Tipos de reporte de nómina
La base de un reporte de nómina es generalmente la misma, ya que se trata de una compilación de operaciones y los elementos necesarios para ellas, sin embargo, es el objetivo y el enfoque lo que puede variar entre uno y otro informe.
En la práctica, los reportes de nómina más utilizados son los siguientes:
- Reporte general de la empresa. Es aquel que brinda un panorama completo sobre todas las operaciones de la organización, pagos, deducciones, retenciones, horas laboradas por todos los trabajadores, costo total de la nómina, etc. Este reporte es de gran ayuda para la planeación estratégica, así como para el cálculo del reparto de utilidades. Se trata de una gran cantidad de información confidencial, que debe ser tratada cuidadosamente.
- Reporte listado de nómina por empleado. Usualmente, los talones de pago son utilizados para este fin, ya que contienen exactamente los mismos datos, se trata de un desglose del salario, retenciones y deducciones de cada trabajador. En caso de que este requiriera una periodicidad diferente a la del último proceso de nómina, existen herramientas digitales que pueden realizarlo de manera automática en cualquier temporalidad que se necesite. Cabe recordar que es obligatorio enviar los recibos de nómina a todos los colaboradores luego de realizar cada pago.
- Reporte de costo de nómina. Presentar mensualmente este tipo de reporte es obligatorio en varios países, con el fin de cotejar la información de la empresa y la de cada trabajador con motivos fiscales. Este informe se enfoca en las cantidades que paga cada compañía por concepto de salarios, así como de factores variables como las comisiones, bonos, etc.
¿Cómo hacer un reporte de nómina?
Como hemos platicado, los reportes de nómina son altamente configurables según las necesidades, sin embargo, al tratarse de una base de datos, se debe cumplir con la información necesaria detallada. Sin importar cuál sea la finalidad del informe, aquí te decimos los pasos que debes seguir para realizar este documento
- Identificar objetivos. Esto es fundamental para saber qué información debes destacar e, incluso, qué nivel de confidencialidad demanda el archivo que estás por preparar. Recuerda que el tipo de informe será definido por los objetivos del mismo.
- Determinar la información. Una vez definido el enfoque que refiere el reporte de nómina, es necesario que hagas una lista, enumerando los datos que te ayudarán a producir un documento efectivo, sin comprometer la privacidad de la información, principalmente si se trata de un archivo que compartirás con personas externas a la organización.
- Reunir todos los datos. Cuando se adopta la costumbre de elaborar un reporte de nómina general después de cada proceso de pago, recopilar la información para un reporte específico suele ser muy sencillo, incluso, el software especializado en gestión de nómina te permitirá recabar los datos necesarios de manera automática. En caso de no contar con este tipo de plataformas, esta labor es sin duda compleja y muy delicada.
- Análisis de resultados. Una vez que se cuenta con toda la información necesaria, esta debe ser interpretada para agilizar su asimilación y reforzar el objetivo trazado en un principio. Además este paso sirve para verificar la exactitud de los datos.
La elaboración de un reporte de nómina puede resultar complejo dependiendo del tamaño de la empresa, mientras que una empresa pequeña no tendrá mayor problema que la recopilación de información, una empresa de tamaño considerable se enfrentará a diversos desafíos cómo la carga de trabajo o la complejidad de la nómina, por mencionar algunos.
Para realizar correctamente cualquier tipo de reporte de nómina, es recomendable contar con herramientas digitales especializadas en la gestión de pagos y trámites, ya que te permitirán automatizar la creación de recibos, informes y todos los pasos que se requieren para administrar de manera eficiente y sin errores la nómina.
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