Un presupuesto de capacitación te permite conocer si tus talentos son proactivos y tienen compromiso con tu organización. 

Para todo objetivo de gran relevancia, se requiere de una formación de equipos de talento que contemple anualmente un presupuesto de capacitación empresarial, visto también como una inversión para el corto, mediano y largo plazo a favor de la empresa. 

Un presupuesto de capacitación es indispensable para lograr los objetivos de tu organización, sin importar el reto. 

Por eso, en este artículo te explicaremos qué es un presupuesto de capacitación y su importancia con la finalidad de tener la certeza de que tus talentos están bien entrenados y sigan maximizando su potencial. 

Un presupuesto de capacitación es una herramienta que mejora el equilibrio entre finanzas y capital humano.

¿Qué es el presupuesto de capacitación?

Un presupuesto de capacitación se refiere a los costos y recursos directos e indirectos utilizados para capacitar al personal de una organización. 

Esto abarca el costo de cursos presenciales o virtuales, libros y otros materiales de aprendizaje, así como costos indirectos, como salarios, compensación y tiempo dedicado a establecer el programa de capacitación.

En otras palabras, es un documento donde se plantean todos los costes relacionados con los cursos, materiales y planes de formación que se destinarán a la plantilla.

Tener un presupuesto para la capacitación de tu personal no significa usar dinero excedente cuando está disponible. En su lugar, debes crear un apartado dedicado a la capacitación en tu presupuesto anual. 

Un presupuesto de capacitación debe incluir los siguientes costes: 

• Nombre del curso

• Precio

• Cantidad de personas

• Materiales

• Tiempo de duración

• Tarifa del facilitador (si se trata de un profesional externo) 

• Gastos de viaje, alojamiento o dietas

• Formación continua 

• Contingencias

¿Cuáles son los beneficios de un presupuesto de un plan de capacitación?

El principal beneficio es conseguir una mayor retención de talento y la mejora continua de la empresa o institución. En especial en momentos de crisis o cuando un trabajador lleva mucho tiempo en el mismo puesto y aparecen sentimientos de desmotivación o valoración. 

Además, los programas de capacitación brindan a las empresas un margen de ganancias 24% más alto en comparación con aquellas que no invierten en capacitación, según la American Society for Training and Development. 

Algunos de los beneficios de armar un presupuesto de capacitación son: 

• Mejora la productividad y la calidad del trabajo 

• Ayuda a solucionar problemas más rápido

• Mejora el ambiente laboral

• Reduce las tareas de supervisión

• Aumenta la rentabilidad de la empresa

• Previene accidentes laborales

• Aumenta la estabilidad de la compañía

• Incrementa la sensación de sentirse parte del grupo

La capacitación no solo tiene un impacto en la productividad, el crecimiento y la cultura de la empresa, sino que también guarda una fuerte correlación con la retención de talento.

Y es que el objetivo del programa de capacitación en una compañía es transformar a los equipos a las necesidades de hoy en día, pero también prepararlos para el futuro. 

¿Cómo hacer un presupuesto de capacitación?

Hacer paso a paso un presupuesto para la capacitación de talento puede ser una tarea muy simple que según el giro y las necesidades de la empresa se debe ir perfeccionando con el tiempo para siempre obtener mejores resultados. 

1. Identifica las necesidades y objetivos

Parte del plan dinámico de negocio e identifica las competencias críticas requeridas a corto y mediano plazo. Detecta gaps de desarrollo y asegúrate de que el talento —una vez capacitado— cubra los objetivos SMART y los indicadores clave de desempeño proyectados. Establece un grupo de control o de referencia para aislar los beneficios reales de la capacitación.

2. Crea un plan de formación anual

Prepara una matriz mensual, trimestral y anual con programas elegidos, participantes por facultar, costos unitarios, fechas de inicio y cierre y entregables esperados. Integra los costos invertidos por programa para estimar el presupuesto dinámico de capacitación. De preferencia, realiza un piloto de formación para evaluar inversión y beneficios reales del grupo experimental contra el grupo de control sin capacitar. Esto nos ayuda a precisar costos ocultos en desarrollo de talento y a medir resultados efectivamente atribuibles a la capacitación.

3. Establece objetivos

La planificación de Recursos Humanos debe alinearse con los objetivos comerciales anuales de la empresa. 

Piensa primero cuáles son las metas que espera alcanzar la compañía a lo largo del año y qué puedes hacer desde tu departamento para ayudar a conseguirlas a través del trabajo de la plantilla.  

Para poder desarrollar este punto con éxito, lo mejor es sentarse con el CEO de la empresa a visualizar todos los desafíos que se presentan dentro del sector.

4. Define los medios y herramientas

En los últimos tiempos, muchas empresas han cambiado su espacio y modalidad de trabajo. Estar ocho horas sentados en una oficina ya no es la única opción, y esto aplica también para la formación.

Analiza si pueden hacerse capacitaciones en línea para reducir costos y aprovechar mejor los tiempos. También es posible rentar oficinas o usar espacios de coworking, que suelen ofrecer excelentes prestaciones a precios competitivos. En otros casos, por ejemplo, para enseñar a usar maquinaria es necesario capacitar a los empleados en las instalaciones de la compañía.

5. Gestiona los gastos de formación

Ten presente que como empresa tienes el poder de potenciar la productividad con planes de aprendizaje específicos y aprovecharlos de la mejor manera. 

Por ejemplo, si tu compañía tiene un servicio de atención al cliente y quieres brindar el mejor servicio, puedes buscar cursos que se adecuen a mejorar habilidades del lenguaje. 

La clave está en encontrar esas oportunidades de capacitación y transformarlas en acciones que brinden beneficios para la marca y la compañía. 

6. Seguir el presupuesto y prepararse para los imprevistos.

Si hay algo que nos ha enseñado la pandemia es que las empresas deben estar preparadas para enfrentar situaciones difíciles. 

Según el sector en el que te encuentres, sabrás qué problemas se pueden presentar y adelantarte a ello. Por lo tanto, deberás destinar la inversión adecuada teniendo en cuenta este punto. De manera que tener un control del presupuesto y adecuarlo a diferentes escenarios nos podrá colocar mejor frente a imprevistos y modificaciones. 

Consejos para crear el presupuesto para un programa de capacitación

Realizar la planificación de un presupuesto de capital humano con antelación es esencial para que la compañía prospere, por eso te compartimos algunos consejos que puedes seguir:

• Administrar costes del capital humano.

• Garantizar la eficiencia operativa del departamento.

• Lograr el éxito de la organización a través de la eficiencia de los RR. HH. tu compañía puede sacar lo mejor del personal, ser productiva y alcanzar sus objetivos. 

• Tener más peso en la toma de decisiones.

• Definir las horas de formación y número de empleados.

• Comparar lo realizado en años anteriores.

• Comparar instructores internos vs internos.

• Ahorra dinero con el aprendizaje electrónico (e-learning).

• Realiza el seguimiento del retorno de inversión.

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Contar con un presupuesto de capacitación equilibrado te permitirá incrementar el rendimiento de tus empleados y mantener un excelente ambiente laboral. 

Una alternativa para manejarlo es GDM que satisface las necesidades de gestión de personal de cualquier tipo de empresa. 

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