Un software 360 de nómina global te permite estandarizar procesos y centralizar la información
La expansión internacional de una empresa implica desafíos que deben ser enfrentados con seriedad para superarlos exitosamente, uno de ellos es la complejidad en los procesos, tanto operativos como administrativos.
Las barreras van más allá del idioma, la cultura o la forma de trabajo. Si bien en la parte operativa, los diferentes usos horarios e incluso distintos hábitos de los clientes pueden causar conflictos, los procesos que tienen que ver con el pago a los empleados, representan un punto crítico.
¿Cuáles son los desafíos de la nómina global?
La gestión de una nómina global es uno de los obstáculos que toda empresa que se internacionaliza debe superar. Pagar a empleados ubicados en diferentes naciones es una labor que debe ser realizada con precaución para cumplir todos los protocolos y evitar sanciones.
Las compañías en expansión encuentran complicaciones para realizar la nómina global por varios puntos que vale la pena mencionar.
<<Automatiza los procesos de nómina globales y evita los errores>>
1. Cumplimiento de las normativas locales
Este es el primer reto importante cuando se trata de una nómina global, ya que cada país tiene leyes laborales distintas, diferentes instituciones y herramientas fiscales, los tiempos para cada trámite también varían entre un lugar y otro, así como las prestaciones previstas por las autoridades.
De manera que por cada nación en que se contrate personal, debe estar al tanto de la legislación, tanto laboral como fiscal, conocer y aplicar las deducciones y contribuciones a las dependencias de gobierno.
Un ejemplo de esto, puede verse en los distintos documentos o datos a presentar ante los respectivos sistemas de impuestos. Mientras que en México se requiere el RFC, en Argentina utilizan el CUIT (Código Único de Identificación Tributaria).
Ante esta tropicalización, algunas empresas suelen subcontratar a los trabajadores por medio de una consultora local, sin embargo, esto ya no está permitido en algunos países de América Latina, incluyendo a México. Por lo que es necesario buscar nuevas formas de gestionar una nómina global de forma correcta y sencilla.
Por lo general, este tipo de adecuación puede realizarse con ayuda de un software de RH. En un par de minutos es posible adecuar las interfaces de acuerdo a los requerimientos del país brindando procesos rápidos y sin errores.
2. Estandarizar procesos globales
Otro de los desafíos más importantes que enfrentan las empresas durante la realización de la nómina es la estandarización, es decir, hacer que todos los procesos que se llevan a cabo ante las diferentes autoridades y empleados de cada país, coincidan y se coordinen para mantener un orden óptimo, que permita la administración correcta.
Si se cuenta con distintos proveedores de nómina local, la complejidad en este aspecto aumenta considerablemente, ya que el uso de diferentes formatos, creados específicamente para cada región, no permitirá una integración sencilla que garantice la compatibilidad con los registros que tu empresa está acostumbrada a manejar, por lo que realizar la nómina global con un sólo proveedor o equipo interno es lo recomendado para que la estandarización se lleve a cabo exitosamente.
3. Manejo de múltiples monedas
Un punto que suele ser crítico para las empresas con presencia en distintos países, es la necesidad de manejar múltiples monedas para realizar el pago nómina, el principal problema radica en la centralización, es decir, en el cambio de divisas para unificar costos y presupuestos.
Si una empresa tiene equipos en cinco naciones, cada cual con sus propias monedas, deberá hacer el cambio de divisas en al menos tres ocasiones, ya que al final del día, el presupuesto por concepto de recursos humanos es centralizado para la administración general de la compañía.
En tales casos, el software especializado en la gestión de la nómina global te permite automatizar las conversiones, no sólo para efectuar pagos, sino también para generar informes totales, concentrados en una sola moneda
4. Gestión de bases de datos extensas
El cumplimiento de distintos trámites y procesos para pagar salarios en diferentes países implica la generación de una enorme cantidad de información, misma que debe ser tratada con cautela y privacidad.
Contar con diferentes bases de datos carentes de sincronía entre sí, impide trabajar con agilidad y propicia los errores administrativos. Por el contrario, la unificación y centralización de los datos permite obtener información precisa que ayudará a tomar decisiones, optimizar procesos y mejorar el rendimiento.
Además, al contar con una base de datos centralizada, es más fácil garantizar la seguridad y privacidad de la información sensible, sobre todo si la nómina global se ejecuta integralmente desde una sola plataforma.
5. Integración de tecnología
Otro de los problemas que comúnmente enfrenta una empresa cuando gestiona nóminas en diferentes países es que, al subcontratar empresas locales para la realización de los trámites necesarios, muchas veces, dichos proveedores utilizan plataformas diferentes entre sí, lo cual complica la integración tecnológica, principalmente con aquellas aplicaciones que son incompatibles con otras.
Parecido al obstáculo que implica la centralización de la información, en este caso se realiza trabajo innecesario, es decir, primero se utiliza una plataforma y estructura, para posteriormente migrar a otra. Esta situación representa un importante gasto de tiempo y un incremento en costos operativos.
Hacer adecuaciones a los sistemas actuales es una de las soluciones a la que recurren los equipos locales para hacer frente a sus problemas inmediatos. En la gran mayoría de los casos la solución se convierte en problema al momento de actualizar o dar mantenimiento y los errores, bloqueos o mal funcionamiento suelen presentarse.
Ante estas situaciones lo más recomendable es contar con un software especializado que permita gestionar una nómina global, es decir, que desde un solo sistema se pueden gestionar pagos, retenciones y demás obligaciones que tengas para con tus equipos de trabajo en diferentes países.
Facilita la gestión de tu nómina global
El software para gestionar nómina global ayuda a la estandarización de trámites y procesos, al proveer una fuente de información única y veraz, fácil de acceder para el personal autorizado y que garantiza la seguridad y privacidad de los datos.
Las empresas globales necesitan soluciones que estén actualizadas y adaptadas a sus necesidades, por ello, el software de GDM se caracteriza por la escalabilidad, es decir, la capacidad de ajustarse al tamaño de la empresa, así como al cumplimiento de las leyes y normativas de distintos países y formas de trabajo.
Los procesos como contratos, bajas, pagos de nómina, comisiones y otras prestaciones pueden modificarse tanto como sea necesario. Además, nuestras plataformas pueden integrarse a otros sistemas utilizados previamente por las empresas, de tal forma que se trate de un sistema 360.
