Conoce sobre la nómina extraordinaria, una herramienta de gran utilidad para el trabajador, la empresa y las autoridades, pues permite realizar retenciones justas.
Uno de los procesos más delicados e importantes en la administración de una empresa es la elaboración de la nómina, incluso, en muchas organizaciones es considerada una tarea crítica, es decir, que requiere de suma cautela por representar un factor de potencial riesgo, ya que un error puede causar problemas laborales, fiscales y hasta penales, según sea la gravedad de la situación.
No se trata simplemente de una lista de nombres, sino que es un instrumento fundamental en la recaudación y deducción de impuestos ante el Servicio de Administración Tributaria. Por ello, este organismo, con el objetivo de llevar una contabilidad más clara y ordenada, ha categorizado la herramienta en dos tipos: la ordinaria y la nómina extraordinaria.
¿Qué es la nómina extraordinaria?
El concepto de nómina extraordinaria se refiere a aquellos pagos que se realizan a los trabajadores con una periodicidad distinta a los del salario, es decir, que no son movimientos fijos.
Los bonos por productividad, aguinaldo, reparto de utilidades y finiquitos son algunos de los pagos más comunes que podemos encontrar en la nómina extraordinaria.
La finalidad de la nómina extraordinaria es tener una cotización justa de retenciones fiscales, tanto para los patrones, como para los empleados.
Por ejemplo: si un gerente de ventas gana un sueldo base de 20 mil pesos y en abril le pagan un bono de 30 mil pesos por haber alcanzado sus objetivos durante los tres primeros meses, su nómina ordinaria será cotizada ante las autoridades, mientras que la nómina extraordinaria generará sus propios impuestos.
En cambio, si ambos pagos se juntan en uno solo, el trabajador se vería afectado, ya que, al incrementarse sus ingresos, entraría en otra categoría para el SAT, por lo que el porcentaje de ISR retenido sería mayor. En situaciones fiscales, el orden de los factores altera el resultado.
Por otro lado, para la empresa sería un gran obstáculo estar moviendo la nómina ordinaria cada vez que varían los pagos. La dificultad del proceso se multiplicaría, aumentando, por lo tanto, la posibilidad de cometer errores.
<<Ahórrate los errores y optimiza la gestión de la nómina>>
Pero eso no es todo, sin la existencia de la nómina extraordinaria, el pago de conceptos como los bonos generarían obligaciones patronales adicionales a las que se pagan regularmente, como cotizaciones al IMSS mucho más altas.
De manera que la nómina extraordinaria es una herramienta que no sólo ayuda al SAT, sino principalmente al empleado y a la empresa.
Información que debe incluir la nómina extraordinaria
Si bien muchos de los datos que debe incluir la nómina extraordinaria son los mismos, se debe tener cuidado al cotejar la información, tanto aquella que es igual, como la que es diferente.
Para gestionar de forma correcta la nómina, tanto ordinaria como extraordinaria, es necesario tener a la mano entre 16 y 20 datos de cada trabajador, los cuales se agrupan de la siguiente manera:
- Datos de identificación del trabajador. Nombre, dirección fiscal, CURP, RFC, número de seguridad social.
- Datos de identificación de la empresa. Razón social, RFC, dirección fiscal.
- Concepto de pago. Aguinaldo, reparto de utilidades, bonos.
- Periodicidad. Tiempo correspondiente a la nómina.
- Salario bruto. Detallando todas las percepciones y deducciones.
- Salario neto.
- Lugar donde se está emitiendo el pago.
- Forma de pago.
Al momento de recabar la información es necesario que verifiques que los datos sean correctos y estén actualizados, esto incluye los conceptos de pago y el tipo de régimen de cada trabajador.
Procesa tu nómina de forma correcta y rápida
Realizar la nómina extraordinaria requiere de sumo cuidado a los detalles. Al tratarse de información que cambia día con día, es recomendable dar un seguimiento de los colaboradores para estar al tanto de movimientos extraordinarios que pueden afectar el proceso.
Además, se debe tener en cuenta la legislación para no cometer ninguna infracción que pueda acarrear problemas en el futuro. En México, la elaboración de la nómina obedece a lo dispuesto por tres documentos: La Ley Federal del Trabajo, el Código Fiscal de la Federación y la Ley de Seguridad Social, por lo que es indispensable garantizar el cumplimiento de lo que dictan sus artículos.
Se trata de una labor compleja que conviene realizar con ayuda de herramientas digitales con el fin de agilizar los pasos administrativos, automatizar los cálculos y minimizar las posibilidades de cometer errores.
Además, estas plataformas tienen la capacidad de recabar y procesar enormes cantidades de información, lo cual te permitirá realizar un seguimiento puntual de los movimientos imprevistos o con distinta temporalidad, para ser considerados en la nómina extraordinaria.
Para utilizar con efectividad esta tecnología y obtener de ella su máximo provecho, es necesario contar con la ayuda de especialistas. Si te gustaría conocer las soluciones que GDM tiene para la elaboración de tu nómina extraordinaria y una gestión de recursos humanos más eficiente, no dudes en contactarnos.
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