Te presentamos las mejores formas de potenciar la administración de tu empresa y dejar de gestionar la nómina en Excel
Gestionar el pago de salarios y deducciones, de acuerdo con la legislación, es un aspecto fundamental para cualquier organización, por lo que se requiere de suma precisión para llevarlo a cabo. Muchas empresas han confiado en formatos de nómina en Excel para desempeñar esta función crítica. Sin embargo, esto no es suficiente, sobre todo cuando se trata de compañías con más de 250 colaboradores.
Vivimos en un mundo cada vez más competitivo, en el que es necesario contar con herramientas que garanticen la eficiencia en todas las áreas de la administración, por lo que la búsqueda de alternativas más funcionales y avanzadas es algo que debe interesar a todas las empresas de la actualidad.
La ineficacia de un Formato de nómina en Excel
Si bien la gestión de nómina en Excel fue algo revolucionario en su momento, presenta varias limitaciones que pueden afectar la eficiencia y precisión de este proceso crítico.
El uso de ese tipo de hojas de cálculo depende directamente de la ingesta manual de datos, lo cual aumenta significativamente el riesgo de errores, ya que un simple dedazo puede resultar en cálculos incorrectos de salarios, deducciones fiscales, bonos o cualquier concepto que tenga implicaciones económicas y hasta legales.
Pero ese no es el único inconveniente de llevar la administración de la nómina en Excel, existen algunos otros aspectos que vale la pena tener en cuenta, tales como:
Falta de automatización
Excel no está diseñado específicamente para la gestión de nómina, por lo que carece de funciones automatizadas necesarias para procesos como el cálculo de impuestos, bonos, descuentos o comisiones lo significa que todas esas tareas deberán realizarse manualmente, representando mayor tiempo y esfuerzo, así como una alta posibilidad de errores
Falta de adaptación a cambios legislativos
Para gestionar correctamente la nómina, es indispensable estar al día con lo que marca la legislación. Por su parte, las hojas de cálculo de Excel no están optimizadas para acatar lo que la normativa estipula, sino que todo depende de la persona que las utiliza.
Se trata de una grave desventaja, ya que no cumplir con las regulaciones actuales puede tener consecuencias financieras, fiscales y legales para la empresa.
Falta de colaboración y visibilidad
Las hojas de cálculo son generalmente archivos locales, lo que dificulta la colaboración en tiempo real y la visibilidad de los datos para todos los departamentos involucrados. Esto puede generar confusiones y retrasos en la toma de decisiones.
¿Cuáles son las mejores alternativas para la gestión de nómina?
Si tu empresa aún administra la nómina en Excel o alguna otra hoja de cálculo del mismo tipo, es necesario que conozcas las alternativas que te ayudarán a eficientar este proceso y evitar errores.
Outsourcing de nómina
Esta opción consiste en contratar a un proveedor externo para que se encargue de gestionar la nómina, en lugar de realizarlo de forma interna. Esto permite a las empresas enfocarse en sus actividades principales y estratégicas, mientras aprovechan la experiencia y los recursos de un especialista para garantizar una gestión eficiente y precisa.
Es importante señalar que el outsourcing de nómina no significa que la empresa contratante se olvide de sus obligaciones patronales establecidas por ley, simplemente representa un cambio en el equipo que llevará a cabo el proceso.
Los proveedores de este tipo de soluciones cuentan con personal especializado en regulaciones tanto fiscales como laborales, que garantizarán el cumplimiento de la legislación en todo momento.
Así mismo, la privacidad es otro tema indispensable, ya que al tercerizar la nómina estarás compartiendo información sensible, tanto de tu empresa, como de tus colaboradores, por lo que es importante encontrar un proveedor serio y profesional, así como firmar un contrato de confidencialidad.
Software especializado de nómina
El uso de software especializado es una de las alternativas más efectivas para superar las limitaciones de gestionar la nómina en Excel. Se trata de plataformas que permiten automatizar tareas críticas, como el cálculo de impuestos, bonos, comisiones y cualquier otra variable que impacte el salario de los colaboradores.
Las mejores herramientas digitales son altamente configurables para seguir las disposiciones laborales y fiscales de cada país, garantizando así la legalidad en la administración.
Además, la mayoría de estas plataformas utilizan almacenamiento en la nube, lo que permite su ágil funcionamiento, además de maximizar la seguridad de la información, ya que cuenta con respaldo en todo momento, evitando pérdida de datos y estando siempre disponible para el personal autorizado.
Otro beneficio del software especializado es que permite el trabajo colaborativo y el seguimiento en tiempo real de cada una de las funciones que se desempeñan.
Algunas de estas plataformas ofrecen incluso aplicaciones móviles que ayudan, tanto al equipo administrativo, como a tus colaboradores, tener transparencia en los trámites, así como acceder a sus perfiles de forma segura desde cualquier lugar en donde se encuentren.
Revoluciona tu nómina: en GDM te ayudamos con tecnología especializada
Modernizar la gestión de nómina es esencial para impulsar la eficiencia y la precisión en tu empresa. La adopción de tecnologías avanzadas no solo mejora los procesos internos, sino que también potencia las capacidades de tu organización para enfrentar los desafíos que se presenten.
Si estás pensando en soluciones tecnológicas específicas para la gestión de nómina, en GDM estamos listos para ayudarte. Somos especialistas en ofrecer productos y servicios de la más alta calidad para optimizar los procesos administrativos de nuestros clientes.
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