Contar con el mejor y más talentoso equipo humano debe ser uno de los principales objetivos de toda empresa, sin embargo, existen varios desafíos en el proceso. No basta con calificar el desempeño, sino que es necesario realizar un seguimiento que conlleve a un plan de mejora, para ello existe el informe de evaluación de desempeño laboral. 

¿Qué es un informe de evaluación de desempeño y porqué es imprescindible? 

Se trata de un instrumento cuya finalidad es analizar los resultados recabados durante la evaluación de un colaborador y presentarlos de manera organizada para generar conocimiento de valor. 

El informe suele utilizar gráficas y distintos recursos visuales que permitan conocer el valor de cada indicador y establecer referencias para entender el contexto de los resultados. 

Para que esta herramienta sea de utilidad real, debe ser clara, práctica e imparcial. 

Formas de reporte de evaluación de desempeño laboral 

El informe de evaluación de desempeño laboral puede ser de diversas formas, ya que debe ser tan configurable como sea necesario, dependiendo de los KPIs que apliquen para cada puesto o tipo de empresa. Sin embargo, existen algunos formatos que varían según la cantidad de colaboradores a evaluar y el entorno al que pertenecen:

Informe individual. Es básico para presentar los resultados de un colaborador, su composición depende del método que se haya utilizado para medir su desempeño. Actualmente se recomienda la evaluación de 360 grados por su amplitud. 

Informe por equipo. Suele usarse para conocer la actuación de una célula de trabajo. En este formato se pueden incluir referencias comparativas con otros equipos, así como con los objetivos definidos anteriormente. 

Informe de desempeño por unidad. Es un formato que recopila información recabada durante la evaluación a un equipo más grande, como puede ser una división comercial. En este caso, el enfoque a resultados cobra mayor relevancia porque permite ver el impacto económico a gran escala. 

Aspectos claves al realizar informes de desempeño 

Sin importar el formato que utilices, existen actividades que debes realizar como parte del proceso de evaluación del desempeño, para que tu informe sea útil, imparcial y certero: 

• Definir qué se evaluará. Antes de utilizar cualquier método de valoración es fundamental establecer los indicadores que te ayudarán a conocer mejor el desempeño de cada colaborador o unidad de trabajo. Para ello es necesario que te preguntes qué deseas saber al final del ejercicio. Las respuestas a esa pregunta determinarán la base de tus KPIs.
• Definir el tipo de evaluación. Una vez que se han establecido los parámetros necesarios para realizar una medición objetiva, se debe determinar el método más conveniente para calificar el rendimiento del personal. Esto tiene qué ver con los KPIs, es decir, en esta parte del camino se busca quién pueda responder las preguntas formuladas en los indicadores. 
• Recopilar los resultados. Es hora de ejecutar las entrevistas y tests que son parte de cada evaluación, según el método elegido. Es recomendable utilizar instrumentos digitales que te ayuden a almacenar y organizar la información recabada. 
• Estructura el informe. Luego de recabar información de las fuentes elegidas, se debe presentar un análisis de los datos recabados, mismo que permita interpretarlos para generar el conocimiento que se busca. Es importante que la información sea lo más sencilla de entender y se enfoque en cubrir las necesidades detectadas cuando se planeó la evaluación. 

Si se cuenta con herramientas digitales que permitan gestionar la evaluación, estas actividades serán mucho más sencillas y exactas, ya que podrás almacenar y analizar los resultados de forma segura y práctica.

Herramientas para realizar informes de desempeño 

Actualmente, existen varias opciones para digitalizar, tanto los procesos de evaluación, como la elaboración de informes de desempeño, algunas de ellas con alcances más amplios que otras; sin embargo, es necesario conocerlas, para elegir la más adecuada a tus necesidades y posibilidades. 

• Hojas de cálculo. Se trata de la unidad básica para guardar información en mundo digital. Si bien algunos desarrollos como Excel son de gran ayuda para ordenar la información y programar instrumentos muy útiles como tablas dinámicas y gráficas; sin embargo, sus alcances son limitados. 
• Software de evaluación de desempeño. Es una opción integral, se trata de una plataforma desarrollada especialmente para la gestión de recursos humanos, por lo que sus funciones son integrales y van más allá del almacenamiento de información. Es un desarrollo que te permite dar seguimiento en tiempo real a cada parte del proceso. 

La presentación es un aspecto fundamental en el informe de evaluación de desempeño laboral, por ello es recomendable contar con un software especializado, que te permita ordenar y comparar los datos de una forma clara y práctica, pero sobre todo eficiente, ya que podrás analizar grandes cantidades de información en poco tiempo y con un bajo costo operativo. 

Si te gustaría conocer más sobre las herramientas digitales ideales para hacer un informe de evaluación de desempeño laboral, no dudes en contactarnos, en GDM tenemos las herramientas adecuadas para tu empresa.