El expediente laboral del trabajador es evidencia de la relación entre la empresa y el empleado, por lo que es necesario conocer cómo integrarlo correctamente.
Contar con el expediente laboral actualizado de cada trabajador es fundamental para la administración de recursos humanos, ya que se trata de un archivo que da evidencia de la relación entre empresa y empleado, lo cual es de suma utilidad, tanto para la gestión de personal, como para evitar o afrontar posibles demandas.
El expediente laboral, más que un simple archivo es un ente vivo, ya que en todo momento se encuentra en movimiento, documentos van y vienen, pero todos forman parte de su acervo. Es el medio utilizado para integrar los datos que tienen que ver con cada empleado, generados por todos los departamentos.
Dicho de otra forma: este compendio centraliza la información relacionada con una misma persona, aún cuando se tratan de temas y fines diversos, de manera que en él puedes encontrar tanto documentos fiscales, nóminas, reportes, certificados de capacitaciones, evaluaciones, etc.
Una de las finalidades de contar con un correcto expediente laboral es evitar el extravío y la filtración de archivos, ayudando a garantizar la privacidad de la información recopilada por la empresa.
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¿Qué tan importante es mantener actualizado el expediente laboral?
El expediente laboral abarca toda la estancia de un trabajador en la compañía, de manera que en la mayoría de las ocasiones se necesitará ser actualizado, debido a los cambios que trae el tiempo.
Por ejemplo: un colaborador se casó y cambió de domicilio, esto implica dos actualizaciones necesarias en el archivo, tanto de estado civil como de dirección.
La fortaleza del expediente laboral radica en permanecer siempre vigente, ya que de lo contrario perdería su utilidad.
Volviendo al ejemplo del recién casado: imagina por un momento que ese empleado sufre un accidente mientras se dirigía al trabajo, el personal de recursos humanos no tiene cómo localizarlo, acude a su domicilio y se percata de que ya no vive ahí. En ese momento, sin importar cuantos datos contenga el expediente, no es de ninguna utilidad.
Un caso menos trágico es el del empleado que se ha esforzado por concluir la licenciatura en una materia que desarrollaba como técnico, ahora podrá aspirar a un ascenso y la empresa conseguirá a un profesional bien capacitado, pero esto es sólo posible si esa información se refleja en su expediente laboral.
¿Qué dice la ley sobre el expediente laboral?
Las autoridades mexicanas regulan la información que se debe recopilar y salvaguardar en una empresa por medio de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, la cual tiene el objetivo de velar por la privacidad de lo contenido en el expediente laboral.
La legislación establece que para poder recabar información sobre el trabajador, es necesario que este firme el aviso de privacidad, un documento en el que la compañía expresa la finalidad y el uso que le dará a los archivos, aún cuando sea sólo para gestión interna, sobre todo cuando se trata de datos personales, es decir, aquellos que permiten la identificación plena del individuo, tales como credencial de elector, pasaporte, RFC, título universitario, cédula profesional, huellas dactilares, registro de voz, etc.
Una vez que se cuente con el aviso de privacidad, las autoridades recomiendan conservar los documentos entre cinco y 10 años, principalmente cuando se trata la información relacionada con obligaciones fiscales, esto para tener un soporte adecuado en caso de que se requiera alguna aclaración, ya sea por un proceso ante el SAT o como comprobante en alguna demanda laboral.
En caso de incumplir con lo determinado por las autoridades, la ley en cuestión contempla penas hasta de 320 mil días de salario mínimo, las cuales son acumulables, según la cantidad de violaciones a la norma.
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Beneficios de tener un expediente laboral
Contar con un expediente laboral debidamente constituido para cada colaborador presenta varios bondades, tanto operativas como administrativas para tu empresa, entre las cuales destacan:
- Agilidad operativa. Al centralizar la información de cada empleado, resulta mucho más fácil y rápido encontrar un documento cuanto es requerido, por lo que la gestión de recursos humanos se vuelve más eficiente.
- Soporte en caso de aclaraciones. El expediente laboral te permite contar con evidencia de la trayectoria de una persona en la empresa, así como del cumplimiento de las obligaciones de cada quien, lo cual es de gran importancia para enfrentar una demanda u otro tipo de proceso de carácter fiscal o jurídico.
- Mejor trato al personal. Este archivo beneficia directamente a tus colaboradores, ya que por medio de la información contenida se les brinda un servicio de calidad, permitiéndote competir en igualdad de condiciones por bonos o ascensos.
Un expediente laboral bien integrado beneficia tanto a la empresa como al empleado, ya que aporta evidencia y claridad de la relación entre ambos.
¿Cómo se integra un expediente laboral?
El expediente laboral se abre con el currículum vitae, el primer documento del empleado que llega al dominio de la empresa. Después de esto se firma el aviso de privacidad, mismo que permite a la compañía continuar con el proceso de integración del archivo en cuestión.
Para continuar, es conveniente considerar información de tres órdenes; datos personales, como la identificación oficial, RFC, CURP, evaluaciones psicométricas, etc.; datos laborales, tales como el contrato, responsivas por material o equipo, así como certificaciones; y por último: los empresariales, es decir, aquellos que dan fe de las obligaciones por parte de la empresa, como talones de pago y vacaciones.
¿Cómo ayuda la tecnología a tu gestión documental?
Sin importar el tamaño de la empresa, la gestión de los expedientes laborales, y de todo tipo de documentos, es una de las responsabilidades que consumen más tiempo. Mantener organizados, actualizados y sin errores los documentos laborales se vuelve un desafío que puede obstaculizar la eficiencia de los procesos en recursos humanos.
Gracias a la era de la información en la que estamos inmersos, la buena gestión y la tecnología han formado un binomio que muchas empresas han implementado en las actividades diarias, ya que representan múltiples beneficios para la organización y los empleados.
Registrar todos los datos de los empleados, almacenar y archivar información laboral, flujos de movimiento, validación de información y la elaboración de documentos de forma masiva sin errores son solo algunos de los ejemplos en que un software de recursos humanos puede ayudar a tu empresa.
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