El software de nómina automatiza y sintetiza los procesos administrativos relacionados con los pagos a colaboradores y autoridades fiscales.
Generar mayores utilidades para su negocio es uno de los objetivos de todas las empresas, y una manera de lograrlo es eficientando sus procesos operativos, es decir, producir mejores resultados mientras se reducen los costos. Para dicho fin, el software de nómina es un instrumento fundamental.
Probablemente a menudo te enfrentes al desafío de gestionar correctamente la nómina, decenas de cálculos, fórmulas y operaciones matemáticas que deben programarse con total atención y escrutinio, ya sea en aplicaciones como Excel o incluso manualmente.
El software de nómina revoluciona la forma en que muchas empresas en todo el mundo realizan el pago a sus empleados.
¿Qué es un Software de nómina?
Se trata de una plataforma multitareas que te permite automatizar los procesos operativos y administrativos de tu empresa, de manera que no será necesario que tú o tus colaboradores pasen horas configurando fórmulas e ingresando números manualmente, todo eso lo realiza el software de nómina.
Este programa requiere de mínima injerencia por parte del personal, lo que reduce al máximo la posibilidad de cometer errores humanos.
El software de nómina tiene la capacidad de recopilar, almacenar y procesar una gran cantidad de información, lo que en el argot de la programación se denomina análisis de big data.
Para obtener más información sobre los software de nómina más utilizados en México, no dudes en leer nuestro artículo sobre este tema.
Procesos que pueden manejar
Las tareas que esta herramienta puede automatizar y sintetizar son muchas y muy variadas. Los mejores desarrollos ofrecen una solución para cada aspecto de la gestión de nóminas, como son:
- Cálculo de nómina por el periodo indicado
- Liquidación de salarios
- Generación, certificación y envío de comprobantes de pago vía correo electrónico
- Cálculo y liquidación de prestaciones
- Actualización del estatus de permisos y vacaciones de cada trabajador
- Liquidación de empleados que causen baja
- Elaboración y actualización de historial de pagos
- Cálculo y liquidación de ingresos variables, como bonos o comisiones
- Consulta y aclaraciones de pagos y permisos
- Almacenamiento de información de cada empleado
- Avisos y alertas de vencimientos
- Cálculo y retención de impuestos
- Pago de impuestos ante las autoridades
Con el uso correcto de un software de nómina te olvidarás de los descuentos injustificados, las deducciones de impuestos tardías o los errores en el tipo de régimen fiscal, ya que este instrumento automatiza todas estas actividades y las ejecuta con total precisión y puntualidad.
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¿Cómo opera un software de nómina?
El software de nómina es una herramienta que funciona mediante la automatización de diversas actividades, la primera de ellas es la ingesta de información. La plataforma es capaz de procesar enormes cantidades de datos correspondientes a cada uno de tus colaboradores, así como del régimen fiscal al que pertenecen, esto con el fin de efectuar pagos y deducciones de forma correcta.
Posteriormente, el programa, mediante su integración con otros, tiene la capacidad de automatizar el registro de asistencia y puntualidad de cada empleado, según el horario que se haya establecido. Este es uno de los pasos más importantes, ya que impacta directamente en el salario que recibirá cada trabajador.
Una vez que se cuenta con el registro, el software calcula las variables sobre el sueldo, es decir, los descuentos por retardos o absentismo, bonos por puntualidad, comisiones, o cualquier otra incidencia.
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Luego de tener el total a pagar, el gestor digital realizará las deducciones correspondientes al pago de impuestos y otras obligaciones fiscales. Una falla en este proceso puede acarrear consecuencias jurídicas.
Por último, el software realiza de forma automática todos los pagos pertinentes, tanto a colaboradores como a las autoridades fiscales y emite los comprobantes de nómina, se trata de un documento formal que debe contener un certificado digital que garantiza su autenticidad, comúnmente llamado timbre.
Estos recibos son enviados, generalmente, por correo electrónico a todos los empleados de la empresa, entonces se genera el historial de nómina y el proceso se ha cumplido.
¿Cómo elegir un software de nómina?
Existen algunos criterios importantes que vale la pena tener en cuenta antes de elegir un software de nómina para tu negocio.
- Escalabilidad. Este concepto se refiere a la capacidad que tiene un software para ajustarse a las necesidades y dimensiones de la empresa, de tal forma que pueda crecer junto con ella sin la necesidad de representar un gasto adicional al momento en que la empresa experimente variaciones en el tamaño de su nómina.
- Agilidad de almacenamiento. Las mejores aplicaciones del mercado cuentan con sistemas de alojamiento de información en la nube, por lo que no se requiere de dispositivos físicos, como discos duros o computadoras. Esto permite el respaldo automático y permanente de todos los datos sensibles, así como la accesibilidad práctica para el personal autorizado.
- Soporte y mantenimiento. El software de nómina, como cualquier otra herramienta tecnológica, requiere del correcto mantenimiento con el fin de prevenir fallos y garantizar el óptimo funcionamiento, por ello, los mejores desarrolladores cuentan con programas de soporte y actualizaciones periódicas.
En este artículo te contamos cómo elegir el mejor software de nómina para ti y tu empresa.
La automatización de los procesos de nómina de una empresa trae diversas ventajas para la misma en general, especialmente para las tareas diarias de Recursos Humanos. Contar con un socio especializado hará que este proceso sea más fácil.
Antes de elegir un software de nómina es necesario que consideres las características, necesidades y posibilidades específicas de tu negocio. Si te gustaría conocer más sobre el tema, no dudes en escribirnos.
