Cuando se trata de administrar los recursos humanos, son muchas las tareas que deben realizarse con cautela, sin embargo uno de los procesos que requieren  mayor cuidado y exactitud  es la gestión de nómina, pues la precisión en los cálculos es un factor determinante para evitar posibles complicaciones. 

La nómina tiene su raíz en el vocablo latín que significa nombres, haciendo alusión a las listas de trabajadores que eran empleados por algún ciudadano romano. Aunque el principio básico se conserva hasta nuestros días, la elaboración de una nómina implica el cumplimiento de varios requisitos fiscales, administrativos y legales, por ello, muchas empresas optan por contratar un servicio de maquila de nómina. 

La gestión y pago de salarios tiene que ver con una serie de pasos y requisitos establecidos por las autoridades laborales, fiscales e instituciones de salud, por ello, el cumplimiento es fundamental para evitar problemas que pueden derivar en multas y otras sanciones. 

La complicación aumenta cuando se trata de empresas que tienen más de 250 trabajadores, es ahí cuando representa un punto crítico para muchas organizaciones. Se trata de un desafío que es posible superar con ayuda de profesionales que se dediquen a la maquila de nómina. 

¿Qué es la maquila de nómina? 

Se trata del servicio prestado por terceros para gestionar la nómina por un equipo especializado el cálculo de salarios, deducciones y demás trámites relacionados. 

Esas empresas que se dedican a la administración y contabilidad, cuentan con software eficiente que operan con agilidad, por lo que cubren la dispersión de nómina para efectuar los pagos en tiempo y forma y con estricto apego a los requerimientos fiscales y legales. 

Es importante señalar que la empresa contratante permanece con la figura legal de patrón y mantiene las obligaciones derivadas de ello, por lo que no existe ningún vínculo entre sus trabajadores y la compañía que maquila la nómina. 

Dicho de otra forma: la compañía externa ayuda a realizar la administración como si perteneciera a las filas de su cliente. 

Pasos del Proceso de Maquila de Nómina 

Gesstionar la nómina por medio de una empresa externa es un proceso que te ayuda a agilizar la vida administrativa de tu empresa, sin embargo, para que se realice de forma correcta, hay varios pasos que deben seguirse. 

Recopilación y verificación de datos 

Luego de contratar la maquila de nómina, la empresa proveedora debe recopilar todos los datos necesarios de tus colaboradores, así como de tu organización. Esto incluye información personal, laboral y fiscal. 

Es importante que acuerden una forma efectiva y segura para compartir la data, ya que se trata de información que está protegida por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares.

Para cumplir con la legislación y evitar todo tipo de problemas, es recomendable que el proveedor firme un acuerdo de confidencialidad, de esta manera tu empresa se estará protegiendo de cualquier riesgo que pudiera derivarse. 

Cálculo de nómina y deducciones 

Una vez que la empresa externa cuente con toda la información necesaria, sus profesionales se encargarán de realizar todos los cálculos pertinentes 

Se deben tomar en cuenta las percepciones recurrentes, como el sueldo bruto, la prima vacacional, fondo de ahorro y aguinaldo; además de las extraordinarias, que incluyen bonos, comisiones, estímulos y otro tipo de premios.

Por otro lado, también se calcularán las deducciones, es decir los montos que se descuentan al colaborador. Estas, a su vez, se dividen en recurrentes, como aportaciones al IMSS, INFONAVIT, ISR y fondo de ahorro, mientras que las extraordinarias pueden ser préstamos, incapacidades o pensión alimenticia, etc. 

Esta parte del proceso es la que más dolores de cabeza suele causar a muchas organizaciones, ya que se requiere de mucha precisión y cuidado, lo que implica dedicarle mucho tiempo. Por ello los maquiladores de nómina cuentan con  un nutrido equipo de especialistas, así como el software necesario para estas labores.

Emisión de recibos de nómina y comprobantes de pago 

La legislación mexicana establece que es derecho de todo colaborador recibir su recibo de nómina, en el que se detalle todos los pagos y deducciones que se realizan a su salario.

Sin embargo, por tratarse de un documento con validez oficial, no cualquier persona puede emitir recibos de nómina por sí sola, sino que se requiere del aval del SAT, comúnmente conocido como “timbre”. Las empresas que se dedican a gestionar esto, utilizan plataformas especializadas en generar y certificar la autenticidad de los talones de pago. 

Una vez que los recibos de nómina están timbrados, es necesario hacerlos llegar al trabajador, una tarea que los especialistas automatizan por medio del software correcto para ello. 

Realización de pagos y trámites relacionados 

Otra de las tareas que se hace durante la maquila de nómina es la realización de pagos, es decir, la función medular de la nómina. 

No obstante, no se trata sólo de pagar el salario a cada colaborador, sino que también se tienen que efectuar las aportaciones necesarias a las instituciones gubernamentales pertinentes, como el SAT, IMSS, INFONAVIT, FONACOT, etc. 

Es una labor que requiere de máxima atención al detalle y precisión, por ello debe realizarse con ayuda de un software especializado en recursos humanos y gestión de la nómina. 

Beneficios y Consideraciones de la Maquila de Nómina para empresas con más de 150 colaboradores 

La gestión de nómina es una actividad tan importante, y con implicaciones tan variadas, que realizarla de forma descuidada puede provocar consecuencias que van desde una mala organización, hasta multas  e incluso sanciones fiscales y jurídicas.

Recurrir a la maquila de nómina te ayuda a optimizar este proceso para hacerlo más eficiente, es decir, que su ejecución sea impecable y el tiempo y esfuerzo empleados sean mínimos. 

Reducir la carga de trabajo de tus colaboradores y agilizar la gestión de la nómina te permite contar con una administración más eficiente, es decir, tendrás mejores resultados en menos tiempo. 

La maquila de nómina facilitará tu gestión de recursos humanos, ya que te permite: 

• Efectuar los pagos en tiempo y forma debida.
• Ejercer un control efectivo sobre todos los movimientos financieros que se realizan.
• Planificar mes con mes la verificación y actualización de la información de cada uno de los trabajadores.
• Seguir las disposiciones fiscales y evitar incurrir en faltas o adeudos. 

Sin embargo, para que tu experiencia sea de lo más positiva es necesario elegir un proveedor confiable y con experiencia, que garantice la confidencialidad y seguridad de los datos que le compartirás. 

En GDM somos especialistas en maquila de nómina e implementación de software especializado en recursos humanos, si te gustaría conocer las soluciones que tenemos para ti, da clic en el siguiente botón y solicita una asesoría sin costo.