Si la administración de nóminas te causa dolores de cabeza, aquí te presentamos algunas recomendaciones para cumplir tus obligaciones de forma sencilla.
La administración de nóminas es, sin duda, uno de los procesos más delicados que desarrolla el Departamento de de Recursos Humanos. No es de extraño que los colaboradores se quejen por descuentos injustificados o que se presenten algunas incongruencias en temas fiscales.
Esto corresponde a un origen muy fácil de identificar: estamos hablando de dinero, que es la motivación primaria que une a todos los elementos de tu empresa.
Pero, preparar la nómina no sólo es un dolor de cabeza para quien la elabora, sino que también suele representar una fuga de horas hombre, es decir, se lleva tanto tiempo que produce un atraso importante en las demás labores que debe atender el ejecutivo de recursos humanos.
Por todo esto, es ideal contar con un software que nos ayude a simplificar el proceso con fiabilidad. Sin embargo, tengas o no tengas un programa destinado para esto, tal vez necesites un poco de ayuda para mejorar la administración de nóminas.
1. Planifica y prepara tu nómina
Bien dicen que “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. En este caso es muy aplicable, pues siempre es bueno que planifiques tus nóminas según los plazos contables que se manejen en tu empresa.
Sabemos que hay giros en los que se suele pagar semanal, catorcenal, quincenal o mensualmente, depende de varios factores, como el régimen fiscal en el que se encuentren tus colaboradores y la frecuencia con que hacen su trabajo, entre otros.
Sin importar qué tan a menudo elabores la nómina, es importante que lo calendarices para que no se te venga el tiempo encima. Seguramente te ha tocado ver a la nominista de tu empresa estresada y presionada por hacer un documento impecable el último día de entrega. No queremos eso.
2. Contempla los cambios en la legislación de nóminas
En tu equipo de trabajo siempre es fundamental contar con un experto en temas fiscales que se esté actualizando constantemente, pues la legislación fiscal cambia muy a menudo y es necesario conocerla para no incurrir en faltas ni verse sorprendido a la hora de hacer deducciones.
De hecho, los descuentos por impuestos suelen ser de los temas más conflictivos en cuanto a nóminas se refiere, ya que puede implicar problemas fiscales, tanto para la empresa como para los colaboradores.
Sin embargo los impuestos no son lo único que puede impedir que cuadren tus números, pues en la administración de nóminas debes considerar también los diversos cambios que puede haber en cuanto a prestaciones.
¿Algún colaborador solicitó un crédito el mes pasado? No lo olvides, es necesario que lleves un registro actualizado de cada uno de tus compañeros, pues se trata de ser justos a la hora de repartir el dinero, ni más ni menos.
3. Cuenta con un plan de financiamiento alternativo
Lo peor que puede pasarte es que no tengas forma de pagar y por desgracia, esto es algo común en muchas empresas que se debe a una falta de cautela.
A menudo, el efectivo para cubrir los sueldos de tus colabores depende del dinero que ingresa mensualmente a las arcas de tu empresa. Pero, ¿qué pasa si tu principal cliente se atrasa con el pago?
Para estos casos de contingencia, es necesario contar con un plan de financiamiento alternativo que te permita salir del apuro y pagar puntualmente mientras tu cliente se repone de sus gastos.
Para ello existen muchas opciones en el mercado, todo es cuestión de que platiques con un asesor antes de que se presente esta bochornosa situación. Recuerda que atrasar los pagos es una de las principales causas de deserción laboral en nuestro país.
4. Utiliza un software de nómina
Como platicamos anteriormente, contar con un software que simplifique el control de tu nómina es una magnífica idea, pues no sólo reduces al mínimo los errores espontáneos, sino que sintetizas la tarea, ahorrándole valioso tiempo al Departamento de Recursos Humanos.
La tecnología tiene por objetivo facilitarnos la vida, es hora de que la uses para uno de los trámites más engorrosos que puede haber en tu carrera como empresario o ejecutivo de RRHH.
Un software de nómina es un programa creado para automatizar los procesos que sueles hacer manualmente y dar más certeza a tu nómina.
5. Evalúa el servicio y garantías de tu proveedor
Una vez que has decidido invertir en un software que te ayude a llevar la nómina de tu empresa, es necesario que valores el servicio, los precios y las garantías de tu proveedor.
Asegúrate de que lo que te ofrezca sea justo lo que necesites, verifica los costos antes de comprar uno y verifica que cuente con un sistema de seguridad que garantice la privacidad informática de todos tus colaboradores, así como de tu empresa.
No olvides preguntar por el soporte técnico y el sistema de actualizaciones constantes para mantener siempre vigente tu software.
Esperamos que estos puntos sean de mucha utilidad para eficientar la administración de nóminas de tu organización. Si deseas más información descarga nuestra guía gratuita y no dudes en contactar a uno de nuestros asesores.
