Es un constante desafío evitar las pérdidas de dinero y talento en tu empresa, pero podrás cuidar tus recursos con la automatización y control de procesos.
Llevar correctamente la administración de una empresa puede ser una gran hazaña cuando no cuentas con los recursos necesarios para realizar las evaluaciones de rendimiento y estados financieros con eficiencia.
Hacerlo en tiempo y forma te va a permitir detectar las causas de las fugas de capital y cuellos de botella. Pero, ¿cómo lograrlo? El desafío es medir los resultados de desempeño fácil y oportunamente para evitar pérdidas de talento y dinero.
La automatización de procesos, un aliado para cuidar los recursos de tu empresa
Si regularmente tus colaboradores tienen que trabajar horas extra, no se cumplen los objetivos deseados y hay una fuga de capital, es posible que se deba a que no existen procesos estandarizados o se utilizan métodos manuales u obsoletos.
También podría ocurrir que las actividades le cuestan el doble a la empresa, puesto que se requiere más personal para generar reportes muy extensos, o bien, existen retrasos en las entregas que significan pérdidas de dinero.
La automatización y control de procesos ayuda a llevar a cabo las actividades utilizando menos recursos y aumentando su eficacia. Consiste en realizar de forma autónoma la estructuración de la información para facilitar los procesos administrativos, financieros, de Recursos Humanos, TI y Servicio, sobre todo cuando tus colaboradores son más de 250.
Así, el resto del personal y tú, como ejecutivo de finanzas, podrán emplear más tiempo y energía en tareas de valor y reducir los costes.
Los centros de operaciones están reduciendo sus costos entre un 30% y un 60% con ayuda de la automatización de procesos (McKinsey Company)
Administra una empresa más competitiva
Las exigencias del mercado actual pueden significar un verdadero dolor de cabeza para ti. Una empresa tiene que actuar con inmediatez, eficacia y calidad, pero utilizando menos recursos para que continúe siendo competitiva.
La capacidad de operar productivamente es indispensable en un mundo cada vez más digital. Que tú y el personal continúen trabajando con malas prácticas ya no es una opción pues significa resultados deficientes y pérdida de recursos económicos y operativos.
Con ayuda de la automatización y control de procesos se reducen los errores humanos y de comunicación, aumenta la velocidad de ejecución, facilita el acceso a la información, informes de KPI’s certeros, dar seguimiento a los procesos, conocer sus resultados y eliminar el uso de documentos físicos.
¿Cómo lo hace? Sistematizando y estructurando la información con ayuda de una plataforma o software de automatización. Algunas de estas herramientas ya cuentan con una conexión a internet y una interfaz accesible a un gran número de computadoras y dispositivos que te van a permitir trabajar desde cualquier momento y lugar.
La importancia de la automatización de procesos en tus Recursos Humanos
Como ejecutivo de finanzas también te será de gran utilidad que los Recursos Humanos lleven una buena gestión de la plantilla, ya que son la fuerza de trabajo. Procurar su desempeño hará que se obtengan buenos resultados sin desperdiciar recursos.
Con ayuda de la automatización y control de procesos los ejecutivos de RRHH pueden visualizar el flujo de trabajo, definir claramente las jerarquías y tareas, conocer los indicadores de desempeño, tomar mejores decisiones para que los empleados cumplan con todos los objetivos de la organización y exista un buen ROI.
Además, el software de automatización ayuda a gestionar con más agilidad a todo el capital humano desde la plataforma. Permite que RRHH acceda a los datos del personal, monitorear su desarrollo y calcular su salario. Algo necesario con el teletrabajo, que ha incrementado ante el COVID-19, la gestión desde la distancia no será un problema.
Si contratas a más personas o a una empresa externa para solventar la carga de trabajo significa una pérdida de recursos. Pero adquirir un sistema de automatización de procesos es una inversión única.
5 procesos de Recursos Humanos que se automatizan con el software
Implementar un software permite al departamento de RRHH desarrollar nuevas capacidades para eficientar y reducir los costes de la gestión de la plantilla a través de la automatización y control de procesos:
1. Reclutamiento, selección y contratación del personal
La rotación de personal implica tiempo, esfuerzo y dinero del personal encargado de reclutar y formar a la plantilla. Pero, el software de automatización ayuda a analizar los datos de cada prospecto, compararlos y elegir al que esté mejor calificado para el puesto.
Así, evitarás invertir en exámenes psicométricos, capacitaciones y generar contratos para los empleados que no valen la pena.
2. Mantener la información actualizada
El software actualiza la información en tiempo real, lo que quiere decir que los datos del nuevo personal (perfil profesional, puesto, objetivos, datos bancarios, etc.) estarán reflejados de inmediato en la base de datos.
De modo que el departamento de finanzas podrá acceder estos datos desde el software, sin tener que esperar que RRHH le envíe la información, para desarrollar su perfil de nómina, medir su rendimiento y calcular su salario.
El personal ya no tiene que buscar por horas entre una montaña de papeles un dato que necesite, con ayuda de la plataforma lo tendrá a la mano.
3. Integración de nuevos usuarios
Podrás crear perfiles para cada uno de empleados de la compañía, con el fin de generar con más agilidad los documentos de recontratación, cambio de puesto o aumento salarial y reduciendo los errores.
Así mismo, el propio personal puede consultar y corroborar sus datos profesionales, sus recibos de nómina, seguros médicos, su desempeño, sus tiempos de vacaciones, etc., desde su propia computadora o app móvil.
5. Evaluación de desempeño
Evaluar el desempeño del personal ya no será un desafío, ya que el sistema de automatización se hace cargo de revisar, estructurar los resultados con base en los objetivos e implementar cultura de pago según su desempeño.
Velar por el rendimiento y el desarrollo del personal hará que los empleados sean más productivos, alineando también los equipos de trabajo con los objetivos de negocio para aumentar el ROI de tu empresa.
Mejora tus finanzas con la automatización
La transformación de la empresa recae en manos de los líderes de cada departamento, en este caso Finanzas, RRHH y TI para adaptar adecuadamente el software de automatización de la gestión del personal, considerando siempre las necesidades, valor comercial y los beneficios de su uso.
Asimismo, considera que la automatización y control de procesos también implica una culturización del uso de la tecnología en tu organización. Aunque, estos software son sumamente intuitivos y su implementación genera un mayor valor competitivo, al hacerla más eficiente y con un mejor retorno de inversión.
En GDM queremos ayudar a que tu empresa sea más eficiente y capaz de reducir los costes operativos a largo plazo. Contacta a nuestros especialistas en tecnología para que te guíen correctamente.
