La gestión de personal suele ser un punto crítico para muchas de las grandes empresas, ya que no es dar atención a las necesidades de 100, 200 o más colaboradores al mismo tiempo. Para este tipo de organizaciones, la automatización de recursos humanos es el único que les permite establecer mecanismos efectivos para administrar sus equipos de trabajo. 

Cuando hablamos de automatización de recursos humanos nos referimos al uso de software especializado para ejecutar tareas de forma programada, sintetizar procesos y agilizar trámites administrativos. 

Se trata de una plataforma multiherramienta que es capaz de albergar y procesar enormes cantidades de datos, centralizar la información y permitir su acceso y uso desde un panel mediante el cual es posible controlar todos los aspectos de la gestión de personal. 

Atrás han quedado los métodos analógicos para registrar incidencias, o incluso los métodos digitales aislados, como las hojas de cálculo, que son insuficientes para administrar grandes nóminas.

Beneficios de la automatización de recursos humanos  

Eficientar la operación del negocio, tanto operativos como administrativos es un desafío que enfrentan todas las grandes empresas. Lograrlo sólo es posible mediante la digitalización de procesos. 

Sin embargo, la automatización de procesos no sólo favorece a los dueños o accionistas de la empresa, sino a todos los miembros del equipo de trabajo, que reciben atención rápida y de calidad. Entre los beneficios más importantes de utilizar un software para la gestión de personal se encuentran los siguientes: 

Menos desperdicio 

La digitalización de los procesos implica una disminución o eliminación del uso de papel, ya que todos los trámites, formatos y cualquier documento se puede utilizar de manera virtual. Incluso muchas empresas realizan la contratación desde la plataforma digital. 

Esto se traduce en un ahorro de costos operativos, derivados del consumo de tintas, hojas de papel, carpetas, e incluso cajas y archiveros, ya que con la automatización de recursos humanos todo puede ser guardado y respaldado de manera digital. 

Toma de decisiones basada en datos 

Al centralizar la información, el software de recursos humanos genera conocimiento de valor, permite dar seguimiento a los diferentes trámites y procesos y los datos de forma fácil de entender y medir. 

Con toda la información ordenada y analizada objetivamente, será más sencillo tomar decisiones acertadas en favor de la administración de la empresa y de sus colaboradores. 

Por ejemplo, evaluar a los candidatos para un ascenso o un incremento salarial será más fácil, justo y equitativo, ya que podrás establecer indicadores imparciales que te ayuden a valorar las habilidades que se requieren para el puesto en cuestión. 

Transparencia 

De la mano del punto anterior, la automatización de recursos humanos te ayudará a tener mayor certeza, transparencia y visibilidad de los flujos de trabajo, ya que podrás dar seguimiento en tiempo real a todos los trámites y tareas que se llevan a cabo. 

Esto favorece a todos tus colaboradores, quienes podrán obtener prestaciones y beneficios de forma ágil y justa, así como establecer un plan de carrera que les permita el desarrollo personal y profesional. Aspirar a premios, bonos y todo tipo de incentivos será más fácil para los miembros de tu equipo de trabajo. 

Mayor productividad 

La automatización de recursos humanos te ayudará a eficientar el trabajo de dicho departamento, ya que al agilizar y sintetizar los trámites y procesos que requieren de mayor tiempo y atención. Tus colaboradores podrán enfocar sus esfuerzos para realizar tareas más provechosas para la gestión del personal. 

En empresas grandes, con nóminas de 250 personas o más, el tiempo de tus ejecutivos  de recursos humanos es muy limitado, por lo que automatizar tareas les ayudará a rendir mejor y generar mayores beneficios, tanto a la empresa como a los colaboradores. 

Mejores prácticas de seguridad 

La automatización de recursos humanos conlleva a mejores prácticas de seguridad en todas sus formas, ya que ayuda a gestionar de manera efectiva la información personal de todos los colaboradores y evitar filtraciones o cualquier tipo de fallas a la privacidad, derivadas de descuidos u omisiones. 

Por otro lado, el software de recursos humanos te ayudará a calendarizar y organizar jornadas y capacitaciones en pro de la seguridad, tanto informática como industrial, así como de la prevención de accidentes. 

¿Qué actividades podemos automatizar en RRHH? 

El departamento encargado de la gestión del personal desempeña tareas muy variadas que tienen que ver tanto con la parte humana, como con la administrativa. El uso de un software especializado permite integrar todos los procesos para darles visibilidad y eficiencia. 

Algunas de las tareas que pueden ser controladas y optimizadas mediante la automatización de recursos humanos son: 

Control de horario: El software de recursos humanos ofrece integraciones con sistemas digitales de control horario, de manera que podrás registrar y verificar la puntualidad y asistencia de cada uno de tus colaboradores de forma precisa, transparente y con pocas posibilidades de error. 

Desempeño de la plantilla laboral: Con la determinación de indicadores estratégicos, podrás medir de forma objetiva el desempeño de los miembros de tu equipo y evaluarlo constantemente en busca de una mejora. 

Gestión de vacaciones: La automatización de recursos humanos permite calendarizar y administrar los periodos de descanso que tomará tu personal, de manera que no se empalme ni afecte a la operación de la empresa. 

Reclutamiento de personal: Es uno de los procesos más favorecidos. El software te permite realizar una selección más precisa, dar seguimiento a cada uno de los candidatos, gestionar pruebas, recopilar documentación e incluso realizar los trámites de contratación de los nuevos elementos. 
 

¿Por qué la automatización es el futuro de este departamento? 

Hoy en día, cuando los mercados son tan competitivos, las grandes empresas deben encontrar mecanismos que les ofrezcan ventajas, tanto en el ámbito comercial como en el administrativo. 

Sólo la automatización de recursos humanos puede ayudar a aumentar la eficiencia, reducir los costos operativos, cumplir con las normas laborales y de seguridad, mejorar la selección del personal y establecer métodos de capacitación y crecimiento profesional que ayuden a tener a los mejores trabajadores en cada área, lo que se traduce, al final del día, en un negocio más rentable. 

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