La gestión de la nómina suele ser un punto crítico para muchas empresas, ya que no se trata sólo de pagar a sus colaboradores, sino que conlleva una serie de pasos y trámites administrativos y fiscales que deben realizarse con cuidado. El desafío es mucho mayor cuando se trata de organizaciones con plantillas de más de 250 personas, en cuyo caso es fundamental adoptar sistemas de nómina ágiles y eficientes. 

Una de las formas más convenientes para llevar a cabo dicha gestión es externalizar el proceso y elaboración de nómina, es decir, contratar a una empresa que se encargue específicamente de llevar a cabo las tareas relacionadas con el pago a los colaboradores, como el cálculo de estímulos, bonos, comisiones, descuentos, aportaciones fiscales, obligaciones patronales, timbrado de comprobantes, etc. 

Este sistema de nómina es conocido comúnmente como outsourcing, sin embargo es importante aclarar que este esquema es totalmente permitido por las autoridades, ya que la empresa que contrata los servicios, sigue teniendo todas las obligaciones patronales definidas por la Constitución y la Ley Federal del Trabajo. 

Dicho de otra forma: es como tener a un equipo de especialistas gestionando la nómina para ti, pero desde otras instalaciones. 

Importancia del outsourcing para empresas con más de 250 colaboradores 

Cuando se trata de empresas grandes, es decir, con nóminas superiores a los 250 colaboradores, gestionar los pagos y deducciones sin el uso de herramientas tecnológicas especializadas, o de un equipo externo, es prácticamente imposible. 

Contratar un proveedor de sistemas de nómina externa te permite reducir la carga de trabajo de tus colaboradores, para que enfoquen sus esfuerzos en actividades que contribuyan al crecimiento de la empresa. De esta manera, tu plantilla logrará mejores resultados en menor tiempo, lo cual significa que será más eficiente. 

Generalmente, las empresas que proveen este tipo de servicios son altamente especializadas y cuentan con software específico que les permite reducir las posibilidades de cometer errores por medio de la automatización de tareas y procesos, por lo que tendrás una gestión mucho más efectiva y precisa.  

Cumplimiento normativo y actualización constante 

Una de las ventajas más notables de utilizar sistemas de nómina externos es que, al ser operados por profesionales especializados, están al tanto de todas las regulaciones que es necesario tener en cuenta durante la gestión de pagos, por lo que garantizan el cumplimiento normativo en todo momento, de manera que no tendrás que preocuparte por multas o sanciones.

Seguir los lineamientos marcados por las leyes requiere de actualización constante y herramientas configurables que te brinden adaptabilidad, algo que se consigue fácilmente externalizando los procesos.

Tener en tus filas a un grupo de especialistas  en legislación laboral y fiscal para gestionar la nómina sería realmente muy costoso y probablemente poco rentable para el negocio, la mejor manera de contar con sus servicios es por medio del outsourcing.  

Acceso a tecnología avanzada y seguridad de datos 

El software especializado en la elaboración de nóminas es altamente eficiente y capaz de potenciar la contabilidad y administración de tu empresa. Otra ventaja de contar con un servicio externo es que podrás beneficiarte de este tipo de tecnología. 

Los mejores sistemas de nómina operan por medio de alojamiento en la nube, lo que te permitirá tener respaldo en todo momento de la información que necesitas, lo cual es muy importante para evitar pérdida o extravío de documentos. Además, te ayuda a garantizar la privacidad de los datos sensibles, tanto de la empresa como de cada uno de los colaboradores. 

Generalmente, las empresas que ofrecen servicios de gestión de nómina externa están altamente comprometidas con la discreción y la seguridad de la información, sin embargo se puede firmar un contrato de confidencialidad para dar mayor seriedad al asunto.  

Flexibilidad y escalabilidad 

Implementar sistemas de nómina operados por un tercero, te ayudará a gestionar los pagos y deducciones de manera igualmente funcional sin importar los cambios de tamaño que tu empresa presente, ya sea que crezca o se reduzca el número de colaboradores. A esta capacidad de adaptarse a cualquier número de empleados se le conocer como escalabilidad. 

Se trata de un servicio integral que optimizará tu flujo de trabajo gracias a la flexibilidad que ofrece la tecnología de negocios, misma que además, generalmente cuenta con varias opciones de integración con distintos desarrollos de software, lo que te ayudará a mejorar la comunicación y la colectividad en tu compañía. 

Los sistemas de nómina se adecuan a las necesidades, características y protocolos de cada empresa, brindando el soporte que se requiere durante momentos decisivos, como el crecimiento por expansión, o bien la reducción de la plantilla. 

El objetivo de esto es que, al implementar los servicios de un tercero, tu gestión de nómina sea totalmente efectiva, sin importar los cambios que ocurran en la empresa. 

Si eres parte de una empresa con más de 250 colaboradores, la solución mas eficiente es la implementación de sistemas de nómina de manera externa, ya que se trata de un servicio integral que garantiza la eficiencia en la gestión. Si te gustaría conocer más sobre esta y otras soluciones que  en GDM tenemos para ti, no dudes en contactarnos y solicitar una asesoría sin costo.