Cuando hablamos del trabajo que desempeñan en el área de recursos humanos, en ocasiones pensamos primero en la parte del capital humano y olvidamos tener en consideración él todo el aspecto contable. 

El presupuesto de nómina es una actividad primordial que debe ser tomado con seriedad y puntualidad; sin embargo, muchas veces es evitado e incluso ignorado por líderes y colaboradores. 

¿Qué es un presupuesto de nómina?  

El presupuesto de nómina consiste en un cálculo anticipado de ingresos y egresos que se prevé utilizar durante un período. Ayuda a proyectar la cantidad de dinero necesaria para el gerente administrativo, pero también es importante que el departamento de RR. HH. alinee el presupuesto con los objetivos de la empresa, por lo que debe elaborarse con seriedad y precisión, sobre todo en organizaciones con más de 250 colaboradores.

El presupuesto de nómina se realiza cuando se busca definir y desglosar los recursos que se necesitan para un proyecto en específico. 

Un presupuesto para nómina incluye: gastos de inicio, gastos de gestión, colaboradores, equipos necesarios y gastos operativos. 

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¿Qué beneficios trae realizar un presupuesto de nómina? 

El tener una buena administración y gestión en la nómina no solo es importante porque permite proceder el pago de forma correcta a sus empleados, sino que evita a las empresas cometer errores que resulten en pérdidas financieras, incumplimientos, violaciones de leyes e incluso problemas fiscales. 

En otras palabras, realizar un presupuesto, administración, gestión y reporte de nómina te permite los siguientes beneficios: 

• Pagar a tiempo y con exactitud los sueldos de los empleados. 

• Tener control sobre los cobros y pagos de la empresa. 

• Llevas una planificación mes con mes que verifica datos y la situación actual de los trabajadores. 

• Estar al día con los impuestos y las últimas actualizaciones en normas tributarias.

  
  

¿Qué incluye el presupuesto de nómina? 

Esta clase de presupuesto se obtiene a través de un sistema antiguo, que va en aumento y se va renovando, de manera que incluya la siguiente información:

• Costos reales del año en curso.

• Programas y prestaciones nuevas.

• Cambios en las políticas, leyes, estrategias y reglamentos que influyan en los costos. 

• Número de miembros del personal para el año siguiente.

• Tasa de rotación proyectada. 

• Ingresos de Recursos Humanos. 

• Aumento o proyección de las prestaciones. 

  
  

Sin embargo, no se debe olvidar incluir dentro del presupuesto todos los aspectos internos del área de RR. HH. en este debemos considerar elementos relativos a:

• Selección y colocación de personal. 

• Capacitación. 

• Gestión del talento.

• Remuneraciones.

• Beneficios.

• Relaciones sindicales.

Ten en cuenta que desarrollar un presupuesto un poco más elevado, será útil para cumplir con las expectativas del departamento de recursos humanos. Para lograrlo de una forma equilibrada y satisfactoria, no olvides actualizar las metas que se alcancen según las medidas tomadas.  

¿Cómo elaborar un presupuesto de nómina?

Un presupuesto de nómina debe ser establecido de acuerdo con la rama, los márgenes, el volumen mensual y anual de ventas para el negocio y el personal. 

Por lo que se recomienda seguir los siguientes pasos para elaborarlo: 

• Determinar el número de empleados para el presupuesto de nómina. 

• Fija los grados de pago para cada puesto en la empresa. 

• Determina el punto medio de cada salario. 

• Establece salarios individuales reales. 

• Ten en cuenta el factor de gastos inesperados, es decir, contrataciones y terminaciones durante el año. 

• Determina el límite presupuestario para aumentos de sueldos al año. 

• Crear un sistema de alerta para recordar fechas importantes. 

• Ser cuidadoso al momento de ingresar los datos de tus empleados. 

• Mantenerse al día con todas las regulaciones (laboral y tributarias) que puedan afectar tus cálculos. 

• Contratar un servicio que agilice estas tareas y que gestione este proceso a través de un software. 

Tips más importantes para lograr una correcta gestión de nómina 

• Incluye a toda la plantilla. 

• Desglosa los salarios bases.

• Toma en cuenta los aspectos adicionales como: Aumentos, jubilaciones, aumentos obligatorios por ley, etc. 

• Prevé y calcula horas extras. 

• Estima bonos y comisiones. 

• Agrega beneficios empresariales y gubernamentales (apoyo es comida, viáticos, seguros, etc.) 

• Calcula el impuesto sobre la nómina.

• Lleva un seguimiento del presupuesto de nómina.

Suena complicado, pero con un orden y seguimiento adecuado, hacer el presupuesto de nómina de tu empresa estará completamente dominado. ¿Quieres saber cómo hacerlo más fácil? Pregúntanos. 

¿Existe una forma más sencilla de crear y realizar el seguimiento del presupuesto de nómina?

Claro que sí, debes tener en claro que antes de comenzar a desarrollar tu presupuesto debes seleccionar el método que es más adecuado para tus necesidades. Estos sistemas pueden ser: 

• Presupuesto basado en cero: como su nombre lo indica, se basa en colocar en cada rubro el presupuesto adecuado con la condición de que debe estar perfectamente justificado. 

• Presupuesto incremental: este se basa en usar el anterior haciendo ajustes hacia arriba o hacia abajo.

  
  

Una vez que tienes identificado cuál es tu sistema, puedes proceder a escoger y establecer un software adecuado a tus necesidades, en GDM contamos con una asesoría que te guía al éxito. 

Ten presente que las actividades administrativas deben basarse en una planeación adecuada con un plan financiero. De esta manera, el proceso de gestión del capital se basará en los mismos objetivos y se actuará conforme a ellos. 

El presupuesto de nómina, ya sea general o inicial, debe mantenerse para lograr las metas establecidas por el departamento de recursos humanos.

Recuerda que con GDMMD contamos con sistemas informáticos que te brindan un sistema de nómina para ayudarte con la simplificación y automatización de cálculos que suelen ser laboriosos. El software de gestión de nóminas te permite ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo, así como a minimizar errores.  

De igual forma contamos con una herramienta que te ayudará a calcular los errores de dispersión como: multas, incidencias, salarios, entre otros. La maquila de nómina, te permite medir el pago de tus colaboradores de forma correcta y puntual: no importa la cantidad de empleados, prestaciones que ofreces o incluso la forma de pago, nosotros nos ajustamos a tus necesidades y servicios.

Al contar con un aliado como GDM, no solo contratas a una empresa externa, sino que nos convertimos en tu área operativa de nómina que te apoya en cualquier obligación generada a la gestión de tus empleados y tu empresa. 

Sabemos que los procesos de nómina suelen ser laboriosos y un error se puede convertir en grandes multas, por eso en GDM estamos para apoyarte y hacer estos trámites más ligeros.  

Si estás interesado en una opción que te apoye y facilite la carga de trabajo, contáctanos. En GDM nuestra misión es acompañar a las empresas durante el proceso de búsqueda, implementación, y ejecución de software y plataformas que garanticen el máximo rendimiento a precios competitivos.