Con la prohibición de la subcontratación, el outsourcing de nómina en México ha evolucionado en favor de la eficiencia y la legalidad de las empresas.
Si en tu empresa acostumbran elaborar la nómina llenando hojas de cálculo una por una, seguramente estás convencido del cambio tan importante que representa contar con un outsourcing de nómina para optimizar la administración de tu negocio.
Sin embargo, este término ha sido desacreditado debido a las prácticas de algunas empresas que encontraron la forma de evadir sus obligaciones patronales gracias a la contratación de una compañía que fungiera como intermediaria para la gestión de recursos humanos.
En el modelo más común de outsourcing de nómina en México, la empresa contratada para gestionar los recursos humanos toma la responsabilidad patronal ante las autoridades, por lo que se trata de una administración integral, es decir, ante los ojos de la ley, la compañía externa es la dueña de la nómina, por tanto debe cumplir con todas las obligaciones fiscales que se marcan.
De tal forma, las actividades del proveedor van mucho más allá que la elaboración y pago de nómina. Algunos de los servicios que frecuentemente son contratados por outsourcing se encuentran:
Los abusos en este sistema por parte de algunas empresas orillaron a que a partir de 2021 se prohibiera, con la finalidad de que la relación entre patrón y empleado se dé únicamente de forma directa, permitiendo mayor transparencia en el cumplimiento de las obligaciones de ambas partes.
Uno de los problemas que este modelo representaba para los trabajadores se debía durante el pago de utilidades, ya que el empleado no recibía el PTU correspondiente por la declaración fiscal de la empresa donde trabajaba, debido a que oficialmente prestaba sus servicios a la compañía contratada como outsourcing. De manera que los objetivos de incentivar la eficiencia y distribuir la riqueza equitativamente no se cumplían en lo absoluto.
Con la reforma al artículo 12 de la Ley Federal del Trabajo, misma que entró en vigor el primero de septiembre de 2021, queda prohibida la subcontratación en la que los patrones se deslindan de sus obligaciones legales, beneficiando a más de 4.5 millones de trabajadores en todo el país.
Por el contrario, esto no representa un daño para aquellas empresas que realizan la gestión de sus recursos humanos conforme al derecho laboral.
En el caso de las compañías que se dedican al outsourcing, aún pueden realizarlo siempre y cuando se trate de servicios especializados, como por ejemplo: los despachos de servicios contables o de representación legal, las consultoras de construcción y diseño, la maquila de nómina, las empresas de seguridad, limpieza y sanidad, entre otros servicios.
Para que una empresa de este tipo pueda operar legalmente es necesario que se incorpore al Registro de Prestadoras de Servicios Especializados (REPSE).
Se trata de un padrón público específicamente creado para los proveedores que pongan empleados al servicio de un tercero, con el fin de prestar un servicio especializado, ya sea por un periodo determinado o indeterminado.
Los artículos 13 y 15 de la LFT son los que marcan las pautas para el funcionamiento de este registro. En dicha legislación se especifica que toda persona física o moral que desee operar legalmente bajo los esquemas antes expuestos tendrá que darse de alta, incluyendo los datos específicos de cada contrato que cierre con cualquier otra empresa.
La Unidad de Trabajo Digno, un órgano de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social, es la dependencia encargada de administrar el REPSE.
Al inscribirse al registro, cada empresa acepta cumplir con todas las obligaciones patronales establecidas por las leyes mexicanas, sin importar que su personal labore para un tercero, ya sea de forma presencial o remota.
Si tu empresa estaba acostumbrada a utilizar un outsourcing de nómina y consideras que la operación se ha visto afectada por las recientes reformas, es necesario que conozcas algunas alternativas que ayudarán a gestionar tus recursos humanos de forma efectiva, funcional y totalmente legal.
Si bien las opciones que aquí te presentamos son efectivas en su totalidad, las necesidades y costumbres particulares de cada empresa son las que determinarán la viabilidad de su uso.
Este tipo de relación laboral se popularizó en México durante los años 2010, se trata de un vínculo que libera al patrón de la mayoría de sus obligaciones legales, ya que adopta la figura de cliente y no de jefe.
En este esquema, el trabajador se contrata con la empresa para prestar sus servicios profesionales como si lo hiciera de forma independiente, por lo que la compañía no está obligada a pagar vacaciones, ni ninguna otra prestación, como seguro social, o fondo de ahorro.
De la misma forma, el colaborador, al no estar afiliado al IMSS, no tiene retenciones más que el IVA y el ISR.
Se trata de una forma de contratación muy útil cuando la empresa no cuenta con el presupuesto suficiente para pagar una nómina bajo el régimen de sueldos y salarios, sin embargo, muchos personas, tanto empresarios como trabajadores la consideran poco ética, ya que en la realidad, a menudo es una relación empleado-patronal sin cumplimiento de obligaciones.
Otra de las alternativas más relevantes para evitar el outsourcing es el contrato por proyecto, también conocido como eventual.
Este es un sistema utilizado comúnmente cuando se trata de temporadas de alta demanda, en que las compañías requieren de más personal para cumplir con el trabajo. En este tipo de contratación se establece la duración de la relación laboral desde un principio, por lo que el patrón no deberá pagar finiquito al finalizar el contrato, sin embargo, las obligaciones legales se mantienen de la misma forma que en una relación por tiempo indeterminado.
Es una de las alternativas al outsourcing más funcionales. Este término se refiere al servicio administrativo prestado por terceros para gestionar la nómina por un equipo especializado el cálculo de salarios, deducciones y demás trámites que tienen qué ver con el asunto.
Existen empresas que se dedican 100 por ciento a la administración y contabilidad, por lo regular cuentan con software eficiente que operan con agilidad, por lo que cubren la dispersión de nómina para efectuar los pagos en tiempo y forma y con estricto apego a los requerimientos fiscales y legales.
En este caso, la empresa contratante permanece con la figura legal de patrón y mantiene las obligaciones derivadas de ello, por lo que no existe ningún vínculo entre sus trabajadores y la compañía que maquila la nómina.
De tal forma, la compañía externa ayuda a realizar la administración como si perteneciera a las filas de su cliente.
Se trata de una herramienta digital que facilitará la tarea de administrar las nóminas con precisión, automatizando varios procesos que a una persona suelen llevar mucho tiempo, como las deducciones fiscales y otros descuentos.
Por decirlo de alguna manera, es como tener tu propio equipo de expertos trabajando puntualmente en gestionar tu nómina.
Sin embargo, en el mercado existen una gran cantidad de opciones en programación que ofrecen una u otra solución, por lo que es recomendable analizar primero tus necesidades.
Un software de nómina está diseñado para ajustarse a las necesidades de cada empresa, te permite concentrar la información financiera de tus colaboradores y agregar los descuentos por prestaciones, retenciones y demás factores que suelen hacer variar tu nómina.
Las formas en que el outsourcing de nómina ha evolucionado en México favorecen la eficiencia, así como la legalidad en la administración de recursos humanos. Sin embargo, ya sea que lleves la gestión de forma interna o externa, es necesario contar con un proveedor que te brinde soluciones a la medida de tus necesidades.
GDM, además de ser líder en servicios de maquila de nómina a la altura de tus necesidades, puede también capacitar a tu personal y acompañarle durante todo el proceso de adaptación para reducir la curva de aprendizaje y garantizar que cada uno de tus colaboradores cuente con las herramientas y conocimientos necesarios para garantizar la calidad del proceso.