Realizar una correcta gestión de vacaciones puede convertirse en una tarea complicada para el equipo de recursos humanos, sobre todo cuando se trata de empresas con elevados números de empleados; sin embargo, gracias a las herramientas de la era moderna es más sencillo llevar a cabo esta actividad.
Realizar una correcta gestión de vacaciones puede convertirse en una tarea complicada para el equipo de recursos humanos, sobre todo cuando se trata de empresas con elevados números de empleados; sin embargo, gracias a las herramientas de la era moderna es más sencillo llevar a cabo esta actividad.
Si estás en búsqueda de la solución perfecta para gestionar las vacaciones de los colaboradores, este blog fue redactado para ti. Te invitamos a continuar leyendo para que descubras algunos tips que te ayudarán en esta misión.
Importancia de una correcta gestión de vacaciones
Las vacaciones son un derecho que otorga la ley mexicana y en la Ley Federal del Trabajo se estipula que, a partir del primer año laborado, los empleados pueden tomar 12 días de vacaciones en los que no están incluidos descansos ni días festivos.
Garantizar que todos los trabajadores puedan tomar días libres para recargar energías, sin afectar las actividades de la empresa, es responsabilidad de recursos humanos. Por ello la importancia de realizar una exhaustiva gestión de vacaciones, a fin de mantener—tanto a la plantilla de trabajadores como a la empresa—satisfechos.
¿Cómo gestionar las vacaciones de los empleados?
Todas las empresas saben que es indispensable brindar períodos vacacionales; no obstante, pocos tienen conocimiento de cómo gestionar las vacaciones de los empleados de una manera efectiva. Si bien, cada organización cuenta con un sistema distinto para esta gestión, no todas logran realizarlo con éxito y como consecuencia, se obtienen trabajadores molestos por el hecho de no poder tomar días de vacaciones en el momento que ellos desean.
Llevar a cabo una buena gestión de vacaciones implica el trabajo conjunto de distintas estrategias que garanticen una correcta calendarización y planeación de actividades. A continuación te brindaremos algunos consejos que puedes poner en práctica al planear los períodos vacacionales.
1. Establece un procedimiento para solicitar vacaciones
Desde el primer momento en que un empleado se convierte en parte de una empresa, se le debe informar sobre todas las reglas a seguir, así como de los derechos que gozará, entre los que se encuentran las vacaciones. Para evitar confusiones en la gestión de vacaciones y ausencias, no olvides comunicarle a tus colaboradores cuál es el procedimiento para solicitarlas.
Gracias a este sistema ellos sabrán: cuánto es el tiempo de anticipación requerido para pedir las vacaciones, a quiénes se debe enviar la solicitud, cuál es el tiempo de espera para obtener una respuesta y otros criterios dependiendo de la empresa.
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2. Crea un orden de prioridad
Cuando las empresas son grandes, se requieren contratar una elevada cantidad de empleados, por lo que es común que dos o más personas del mismo departamento soliciten un período simultáneo de vacaciones. Lo que se recomienda hacer en estos casos para controlar la gestión de vacaciones y evitar conflictos, es crear un orden de prioridad en el que se establezca quién tiene derecho a tomar estos días.
Usualmente se suelen seguir ciertos criterios para establecer la prioridad:
- Antigüedad laboral: Muchas empresas reconocen la fidelidad de aquellos colaboradores que permanecen durante muchos años en sus puestos de trabajo y la prioridad al elegir vacaciones es una manera de premiarlos y motivarlos a que continúen por ese camino.
- Empleados con hijos: Usualmente los trabajadores que tienen hijos de entre 3 a 18 años, hacen su solicitud en los períodos vacacionales escolares con la finalidad de pasar tiempo de calidad con ellos. Si tu empresa desea darle prioridad a la convivencia familiar, puedes tomar en cuenta este criterio.
- Rotativo: Los sistemas rotativos son muy efectivos para la gestión de vacaciones y ausencias, pues consisten en brindarle prioridad a un empleado por 1 año, el siguiente a otro y así sucesivamente. Se realiza de esta manera para evitar especulaciones sobre temas como favoritismo.
3. Calendariza
Siempre que se autoricen las vacaciones de los trabajadores, es importante registrarlas en un sistema o calendario, pues esto ayudará a que se lleve un control exhaustivo al gestionar las vacaciones de los empleados y se evite otorgar los mismos días libres a personas que se desempeñan en la misma área.
4. Toma en cuenta los días festivos
La ley establece que dentro de las vacaciones laborales no se deben contemplar días de descanso ni festivos, por lo que es crucial identificarlos dentro del calendario de recursos humanos, ya que —por ejemplo—si un colaborador requiere tomar 12 días de vacaciones que están alineados con un día inhábil, deberás tomar en cuenta que la cantidad incrementará a 13 días.
Esto es importante para que dentro del departamento se planifique, al gestionar las vacaciones de los empleados, se realice la correcta la repartición de tareas y se tenga claridad de cuándo será la fecha de regreso del empleado.
5. Planifica las tareas con antelación
Si estás descubriendo cómo gestionar las vacaciones de los empleados, no olvides que la planificación es la clave del éxito. Con ayuda de la calendarización deberás coordinarte con el departamento en el que labora la persona que tomará sus vacaciones, esto con el objetivo de planificar cuáles serán las tareas que pueden ser entregadas con antelación y cuáles son las que requieren el apoyo de otros colaboradores para su ejecución.
6. Gestiona las vacaciones de todos los colaboradores
Cada vez que un empleado solicite vacaciones, da un vistazo al panorama general de las cargas de trabajo, pues si solamente prestas atención a las actividades del colaborador que desea tomar días libres, es posible que pases por alto algún evento o actividad extraordinaria en la que se requiera de su ayuda. Recuerda que el principal objetivo de la gestión de vacaciones es garantizar que las actividades continúen siendo ejecutadas sin problema alguno.
7. Informa sobre períodos no elegibles para vacaciones
En algunas industrias como lo son la hotelera y restaurantera, suelen existir períodos conocidos como temporada alta y normalmente se dan en las estaciones de verano e invierno. Ciertas empresas tienen la política de no otorgar vacaciones en dichos plazos. Para evitar malentendidos al gestionar las vacaciones de los empleados, es esencial informarle a los trabajadores desde su proceso de onboarding.
8. Emplea un software de gestión de recursos humanos
Conocer el procedimiento y unos consejos sobre cómo gestionar las vacaciones de los empleados no serán suficientes si no cuentas con un software de gestión de recursos humanos. Cabe destacar que múltiples empresas optan por realizar la gestión de vacaciones en Excel, pero se enfrentan a constantes pérdidas de datos ya que está no es la aplicación indicada para hacerlo.
Una alternativa ideal para llevar un registro de la gestión de vacaciones y ausencias es la plataforma HR Corporate, ya que genera reportes e indicadores en tiempo real y los centraliza para que puedas acceder a ellos desde una aplicación móvil.
Beneficios de gestionar las vacaciones de los empleados
Gestionar las vacaciones de los empleados brinda múltiples beneficios no solo a los directivos de las empresas, sino también a los trabajadores e incluso a los clientes. Algunos de ellos son:
- Las tareas se continúan realizando de manera normal
- Los colaboradores no obtienen cargas excesivas a fin de cubrir a sus compañeros que tomaron vacaciones
- Los clientes obtienen el mismo nivel de atención y satisfacción con el servicio
- Se procura el bienestar de los trabajadores al garantizarles vacaciones
- Al respetar el derecho de los empleados se evitan sanciones por parte de las autoridades
¿Cómo implementar un software para gestionar las vacaciones de los empleados?
Probablemente ahora te preguntes cómo puedes implementar en tu empresa un software de gestión de vacaciones, pero no te preocupes, ¡también tenemos la respuesta a ello!
La clave para lograrlo es encontrar una empresa especializada en automatizar y gestionar procesos de recursos humanos, como lo es GDM. Nuestros servicios van más allá de solo proporcionarte softwares como HR Corporate y guiarte en su implementación, también te ofrecemos asesoría diseñada para identificar las áreas de oportunidad que pueden mejorar en tu departamento de recursos humanos.
Contáctanos y permítenos crear la diferencia en tus procesos diseñados para gestionar las vacaciones de los empleados.
