Son muchas las tareas que debe realizar el departamento de recursos humanos de una empresa, una de las más notables es la gestión de vacaciones y ausencias, misma que puede representar un punto crítico si no se administra de forma adecuada. 

Cuando una persona toma sus vacaciones, el resto del equipo debe adecuar sus tiempos y capacidad de respuesta de tal forma que la operación no se vea sacrificada por la ausencia del colaborador, lo cual muchas veces es un desafío principalmente para cuando la plantilla supera los 100 empleados.

¿Por qué es importante realizar una gestión de vacaciones y ausencias eficiente? 

La Ley Federal del Trabajo determina que el periodo vacacional es una de las prestaciones básicas, de hecho, este año se modificó el artículo 76, que establece lo siguiente: 

“Las personas trabajadoras que tengan más de un año de servicios disfrutarán de un periodo anual de vacaciones pagadas, que en ningún caso podrá ser inferior a doce días laborables, y que aumentará en dos días laborables, hasta llegar a veinte, por cada año subsecuente de servicios.” 

Mientras que el artículo 78 de la misma legislación indica que la elección de los días a disfrutar está en manos del colaborador. 

Con estas actualizaciones, la correcta gestión de vacaciones y ausencias se vuelve aún más importante, ya que es necesario administrar los periodos de descanso de tal forma que puedan gozar de este beneficio sin que esto afecte al trabajo.

Formas de realizar la gestión de vacaciones y ausencias de manera correcta 

Para garantizar que el descanso de tus colaboradores se programe de manera organizada, existen varias técnicas que pueden ser de gran ayuda. 

Utiliza un calendario 

Se trata de una herramienta básica que te permitirá establecer periodos ideales para agendar las vacaciones de tus colaboradores. No querrás que se traslapen los descansos del personal, menos cuando se trata de un mismo equipo de trabajo, esto comprometería duramente la operación del negocio.

Existen varias formas de llevar un calendario, puede ser desde un instrumento analógico, como puede ser una pizarra en la que registren las vacaciones, hasta una plataforma digital. Actualmente existen aplicaciones web y móviles que te permiten calendarizar estos periodos.

 Planifica con anticipación

Si bien el personal puede elegir cuándo disfrutar de su descanso, la empresa debe establecer lineamientos que le ayuden en la organización.

Solicitar las vacaciones con al menos dos semanas de anticipación es un lineamiento que suelen utilizar muchas empresas, ya que les permite visualizar las necesidades que tendrán y establecer mecanismos para amortiguar la falta de personal.

Algunas compañías incluso sugieren a sus colaboradores ciertas temporadas en las que podrían tomar su descanso sin impactar fuertemente en el día a día del negocio.

Organiza el flujo de trabajo de tu equipo

Es útil contar con un diagrama en el que sea fácil visualizar el flujo, de manera que si alguien se ausenta por vacaciones, todos entiendan el orden y temporalidad de las tareas para continuarlas sin afectar la operación. 

Se trata de una guía que ayuda a todo el equipo a tener presentes las labores de cada quien, incluso con fechas establecidas, lo cual es de gran importancia para auxiliar al personal emergente o que debe cubrir la ausencia de otro colaborador.

Define claramente cada tarea

Esto va de la mano con el punto anterior. Como parte del diagrama de flujo es muy importante definir claramente cada tarea para que el trabajo no sufra rezagos. 

Teniendo una idea clara de las actividades que debe realizar cada quien, es más fácil cubrir el rol de la persona que está de vacaciones. Lo ideal es que junto con cada tarea se establezca la cadena de mando que deberá verificar el cumplimiento de las labores, de manera que el flujo sea siempre supervisado y no se rezague.

Asigne fechas de vencimiento y recordatorios

Agendar las tareas con fechas límite es muy útil para que el colaborador que tomará días de descanso terminé las tareas pertinentes antes de ausentarse, evitando así dejar pendientes.

Actualmente existen plataformas digitales que te permiten definir y asignar todas las tareas de tu equipo de trabajo, asignarles fecha de vencimiento, así como programar recordatorios para garantizar que el trabajo se realice en el tiempo establecido.  

Todas estas acciones son de gran utilidad para que la gestión de recursos humanos lleve un orden y organización. Pero su efectividad va más allá de los días de descanso programados, ya que te ayudará a reaccionar con efectividad ante ausencias imprevistas, como las incapacidades. 

Para realizar estas prácticas de manera efectiva, existe un instrumento que te ayudará:

Utiliza un software especializado 

La mejor herramienta para realizar una correcta gestión de vacaciones y ausencias es un  software especializado en recursos humanos como el que ofrece GDM. 

Se trata de una plataforma que centraliza la información, de manera que podrás administrar los periodos de descanso de tus colaboradores sin que esto afecte a la operación del negocio. 

Esta tecnología te permite registrar la asistencia y puntualidad de los miembros de tu equipo, así como programar vacaciones y registrar faltas, entre otras funciones. 

El software tiene la capacidad de albergar y procesar grandes cantidades de información para convertirla en conocimiento de valor. Además es totalmente configurable, por lo que puedes programar su uso según sea necesario para cumplir con las políticas de tu empresa. 

Con esta herramienta agilizarás y automatizarás los trámites administrativos del departamento de recursos humanos, como por ejemplo: el conteo de días disponibles de vacaciones, el cálculo de primas, e incluso el descuento por retardos o inasistencias. Todo esto minimizando la posibilidad de cometer errores humanos, ya que la inteligencia artificial se encargará. 

GDM ofrece una plataforma integral que permite registrar y sintetizar todas las tareas de administración del personal, dotando a tu empresa de una gran eficiencia operativa, lo cual beneficia a todos tus colaboradores, ya que recibirán una mejor atención. 

Si te gustaría conocer más sobre cómo organizar el tiempo de tu plantilla laboral para optimizar tu gestión de vacaciones y ausencias, no dudes en solicitar una asesoría gratuita por medio del siguiente botón: