Para optimizar el pago de nómina es necesario que tu equipo se mantenga actualizado sobre los cambios a la legislación fiscal y laboral.
Así como cada empresa tiene características y necesidades propias que la hacen única y la diferencian de las demás, también cada industria o giro de negocio presenta peculiaridades, tanto en su operación como administración, sin embargo, un punto crítico en la mayoría de las organizaciones es el pago de nómina.
Eso se ha vuelto más desafiante con la llegada de la pandemia por COVID-19, misma que ocasionó un incremento en los empleos eventuales, además de distintas formas de trabajo y de pago, relacionadas con el home office y la educación a distancia.
La complejidad suele ser mayor en tiendas de retail, empresas de construcción, así como instituciones educativas, por citar algunos ejemplos conocidos.
Mientras que en la industria del retail se cuentan con esquemas variables que pueden estar sujetos a comisiones o bonos y se presenta el más alto nivel de rotación de personal en el país, en la construcción se suelen tener distintos tiempos para el pago de nómina, así como varios tipos de contrato. Comúnmente a los albañiles se les paga semanalmente a destajo, mientras que ingenieros y arquitectos posiblemente tienen salario fijo. Además están los administrativos y el personal de ventas, cuyas peculiaridades son distintas.
La dificultad no es menor en las escuelas, ya que generalmente hay profesores que cobran por hora de clase impartida, algunos además cuentan con esquema mixto, es decir, reciben un sueldo base y uno adicional por lecciones de otra materia. A esto se suma el pago de nómina para otros trabajadores, como contadores, jardineros y todo tipo de operativos.
Con todo esto, gestionar el pago de nómina es una labor particularmente complicada para el personal administrativo de las empresas, por eso en esta ocasión te presentamos cinco formas agilizar ese proceso.
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1. Planifica y prepara la nómina
Lo primero que debes hacer para mejorar la gestión del pago de nómina es evitar a toda costa la improvisación y la procrastinación. Es necesario que planifiques tu nómina en función a los plazos que se manejan en tu empresa, generalmente es de forma quincenal.
Como parte importante de esta planeación se recomienda realizar un estimado de sueldo a pagar, es decir, si trabajas en un colegio y sabes que un profesor imparte 20 horas de clase en total a la semana, lo esperado es que cumpla con ellas, por lo que puedes prepararte para saldar esa cantidad de lecciones, en caso de que el número cambie por alguna razón, es más fácil ajustar al final, que comenzar desde cero un día antes de la fecha de pago.
Por otro lado, sin importar cuánta experiencia tengas en el pago de nómina, es recomendable calendarizar cada una de las actividades que forman parte del proceso, con el fin de que no te gane el tiempo por algún imprevisto. Es muy importante evitar el estrés y la presión de tramitar todo en el último momento.
2. Mantente actualizado sobre la legislación laboral
Para realizar el pago de nómina de la forma correcta es necesario que las personas del equipo administrativo estén actualizadas, tanto en temas de legislación laboral, como de obligaciones fiscales para patrones y empleados, de manera que se aseguren de no cometer ninguna infracción.
Las deducciones y contribuciones a las dependencias de gobierno, como el IMSS, se deben hacer con suma cautela y conocimiento, ya que son los puntos más críticos del proceso, es decir, donde se suelen cometer errores graves.
De hecho, las equivocaciones en materia fiscal pueden ser muy costosas, ya que ocasionan consecuencias económicas y jurídicas, tanto para la escuela como para los profesores.
La elaboración de la nómina se rige por cuatro legislaciones principalmente: la Constitución Política, La Ley Federal del Trabajo, el Código fiscal del SAT y la ley del IMSS, por lo que es necesario que tu equipo esté siempre capacitado y atento a los cambios que pueda haber en estas leyes.
Recuerda que no sólo los impuestos pueden presentar variaciones, también es necesario estar atentos a lo que suceda con las prestaciones.
3. Informa oportunamente de cualquier cambio o modificación
Otro factor necesario para facilitar el pago de nómina en tu empresa, es mantener una buena comunicación, tanto con tu equipo administrativo, como con tu plantilla de elementos operativos, de tal forma que todos estén enterados de cualquier cambio o modificación en cualquiera de las leyes que tienen que ver con este trámite.
Un problema que afecta a varias organizaciones es que , por falta de información, los trabajadores culpan al personal administrativo de cualquier variación en su nómina, aún cuando la causa responda a algunas reformas fiscales o laborales.
4. Estandariza los procesos
Para optimizar el pago de nómina es necesario definir un proceso a seguir en todas las sucursales, oficinas o demás instalaciones de una misma organización.
Las empresas suelen tener un departamento para la elaboración de la nómina, ya sea por cada centro de trabajo o un organismo centralizado. Sea cual sea el caso, es fundamental homologar procesos y tareas, de manera que sin importar la ubicación, la rotación de personal, o la cantidad de horas trabajadas por cada empleado, los trámites administrativos sigan un mismo patrón.
Para esto es necesario el uso de un software especializado en la gestión de la nómina, que permita centralizar la información y verificar que cada trámite se realice de la forma correcta.
5. Aprovecha al máximo la tecnología
Lo más importante para mejorar el pago de nómina es aprovechar la tecnología. Actualmente hay desarrollos de software de recursos humanos que ayudan tanto a pagar sueldos, como a gestionar todo lo relacionado con el personal, como solicitudes de vacaciones, permisos, establecer planes de capacitación, etc.
Los mejores proveedores ofrecen posibilidades de integración con sistemas de control de horario, de tal forma que desde un mismo panel se puede conocer la puntualidad y asistencia de cada profesor, las horas de clase impartidas, los cambios de turno, etc.
GDM tiene soluciones integrales que te ayudarán a optimizar el pago de nómina, si te gustaría conocer más al respecto, no dudes en contactarnos.
